新冠疫情过后公立医院要把后勤物资管理融入绩效考核


新型冠状病毒的出现对国家的经济产生了很大的影响,短短两个月,疫情已经造成几万亿的经济损失,诸多行业遭受致命打击,大量企业关门倒闭,公立医院也无法独善其身,受到的打击非常严重,一方面支援湖北,另一方面本地防治;一方面无法开展正常医疗活动,收入锐减,另一方面积极参与疫情防控,成本骤增。

一、“危机”与“机遇”并存是公立医院成功的不二法则

财富往往蕴藏在重大危机事件中,院长要珍惜目前的时间窗口,沉下心去,从医疗行业和战略的思维去寻找和发现未来可能影响医院经济的核心脉络。哪里有危险哪里就有机会,虽然预测未来有很大的风险,但是从医疗行业的逻辑进行理性分析,提前做好准备去迎接即将到来的机遇。公立医院要认真研究医院的发展趋势,对自身的管理模式全面升级,打造出一家医院基业长青的良好基础,机会就在眼前,一定要把医院自身的资源转化为财富,按需采购,真正实现去库存,减少因为囤货引起的压力,降低库存成本,弱化现金流量对医院资金的压力。

二、加强后勤物资的入库管理是降低医院前置成本的抓手

1、强化验收流程及内容控制:⑴严格实行“四方核对”,即:供应商(送货员)、库管员、采购员、物资会计四方根据购销申请对后勤物资生产企业、地址、品名、规格、型号、数量、质量、单价、批准文号、生产批号、生产日期、使用年限、合格证等与采购申请书、随货同行单、发票逐一进行核对、验收,由内部审计科进行质量价格抽查、填写记录、签字后,库管员办理入库或者预入库手续,并将相关信息录入医院物资管理信息系统。⑵验收合格后及时入库,按照大小、规格、材质等分类摆放,做好防尘、防潮等处理工作。⑶整件后勤物资包装中应有产品合格证。⑷验收后勤物资按规定进行抽样检查,抽取的样品应具有代表性。验收完成后做好相关验收记录,进行复原封箱。⑸对于验收合格的后勤物资,存放于库房后勤物资合格区内。⑹对不符合验收要求及验收不合格的后勤物资不得办理入库手续,做退货处理,并记录原因及处置措施。具体如下:①验收后勤物资时检查生产日期及使用年限,一般情况下近效期物品不得入库。②拒收不合格后勤物资。③拒收货物与单据不符、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊等后勤物资。

2、强化验收时限及相关信息:⑴验收后勤物资应在待检区按规定时限验收,一般后勤物资在到货后一个工作日内验收完毕。⑵临时入库的后勤物资,按照随货清单录入医院物资管理信息系统。⑶入库后的后勤物资验收相关信息如生产企业、地址、品名、规格、型号、数量、质量、单价、批准文号、生产批号、生产日期、使用年限、合格证、经销企业等要集中存放归档,按规定保存至超过后勤物资有效期至少2年。

3、票据的传递管理:⑴库管员将四方签字的随货同行单、发票交物资会计,由后者进行复核。⑵物资会计要仔细做好账务核对工作,每月及时装订入库单据和预入库单据。⑶物资会计将随货同行单、发票、入库单及后勤物资外购入库汇总表报送财务科,财务科进行账务处理

三、加强后勤物资的出库管理是医院绩效考核的保证和基础

1、规范后勤物资出库管理,满足科室物资需求。建立健全《后勤物资出库核发制度》并严格执行,各使用科室根据科室库存及科室需要,填写请领后勤物资申请表,并注明名称、数量、规格、包装、单位、生产厂家、批号及有效期等。申领科室凭出库单进行后勤物资的领取,后勤物资库管员认真复核出库单后,向申领科室核发后勤物资,申领完毕后签字交物资会计,物资会计将后勤物资保管员及请领人签字确认后的出库单汇总,月底装订留存,定期归档,报至财务科。

2、加强后勤物资出库的信息管理。后勤物资必须由科室安排专人请领,领取时出库单由物资会计、库房管理员和该科室专人共同签字认可。后勤物资出库数量、规格、价格、生产厂家等信息必须和出库单一一对应。

3、加强库存核销管理。后勤物资发出后,物资会计通过计算机管理系统核对申领单,将后勤物资从库房的账面转账到相应的后勤物资领取部门。物资会计核对各科室的请领后勤物资申请表,准确无误后打印出库单一式四份,一份留存物资会计,一份交申领科室,一份交于后勤物资库管员,一份报至财务科,由财务科定期对科室二级库物资使用记录进行抽查。

总之,公立医院经济运营面临极大的困难,然而,机遇往往都是在拐点出现的,危机中,管理者如何在别人恐慌而不知所措的时候,看到痛点找到机遇是一家医院生存和发展的关键。