為符合現代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息顯示公告系統，會議預約管理系統用於顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。智能辦公每個會議室外面的走廊區域設置一套多媒體信息顯示公告系統，用於顯示該會議的會議內容，參與人員等信息。會議休息區設置一套多媒體信息顯示公告系統，用於顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。
該系統可以顯示各種集團內和公共的通知/通告，各種社會公共信息（如天氣預報、新聞等公共信息）、會議通知、會議排列情況、智能會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。
粗放型管理 這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設備、網絡設備、茶水服務、清潔服務）有召集人用傳統的電話通知或人工通知方式傳達。這種方式在會議的協調性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達所浪費的時間很多，不利於辦公效率的提高。
人工型管理 這類管理方式採用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關的會議資源也有此人進行協調。這種方式雖然只有一個人或一個部門統一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理效率，缺點是對於工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄。
會議預定顯示系統優勢：
1、集中控制、集中管理：
通過廣域網網絡遠程控制，無需人工換卡、插卡，實現不同場所、不同受眾、不同時間段能夠播放不同的廣告信息內容。軟件升級亦可遠程操作，無需人工到場。
2、實時發佈：
即時發佈緊急信息、突發事件，插播媒體文件，實現銀行外匯、基金利率、政策法規、促銷活動、天氣預報、時鐘等即時信息的同步發佈。
3、穩定性：
高效穩定的嵌入式設計、即插即用、不感染病毒。
4、分屏顯示：
同時播放音視頻、圖片、字母等多種信息組合，實現是視頻、圖片、字幕的任意位置自由調整，解決了僅放廣告關注度降低或僅放娛樂節目沒有廣告價值的矛盾。
5、信息安全：
採用特殊價目技術，能控制一切非經過審核的節目播放，有效保證了戶外媒體傳播的安全性。
網絡功能：
1.支持現有的所有IP網絡，支持各種網絡協議並提供服務質量保證。
2.實時信息發佈：滾動字幕、圖片、視頻插播等。
3.網絡更新播放內容，無需人工更換。
4.通過網絡可集中或分佈式管理播放終端，支持分級、分區管理。
5.遠程升級播放器固件，無需技術人員到播放器終端進行操作。
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