投標文件是表述投標人實力、信譽狀況、投標報價及投標人對招標文件響應程度的重要文件，也是評標委員會和招標人評價投標人的主要依據。
企業在產品和實力滿足招標文件要求的前提下，編制出高水平的投標文件，是在競爭中能否獲勝的關鍵。因為投標文件中任何含糊不清的內容或者未予明確的細節都有可能導致能否中標或後期執行合同意見的不一致。
投標文件編制可分以下三個步驟
1、準備工作
投標人一旦跟蹤上某項目，首先應捕捉以下信息，並在其確實無疑時方可值得去購買招標文件。
2、解讀招標文件
購買招標文件後，投標人必須首先認真閱讀並理解招標文件內容，摸清招標人的要求和意圖，吃透招標文件的全部內容。其次，對照自身條件，結合招標文件的要求，決定是否參加本項目的投標，重點應關注以下內容：
3、投標文件編制
在認真解讀招標文件，具有60％左右成功把握的情況下，才有價值進入投標文件的編制工作。
1、內容
投標文件內容：投標函，投標一覽表，技術性能參數，商務和技術參數偏差表，投標保證金，相關資格證明等。
2、編制要求
投標文件應嚴格按照國家相關法律法規和招標文件要求編制，對招標文件提出的實質性要求和條件作出逐條響應，對號入座，切不可套用標準範本答非所問，更不要畫蛇添足。具體編制要求如下：
（1）按招標文件要求，逐條對應答覆並作必要的解釋，公司介紹不必太多，而相關的資格證書、型式試驗報告、同類別銷售合同等才是最有力的回答。
（2）開標一覽表是開標現場宣讀的重要文件，也是評標的主要依據。開標一覽表如修改或補充後可同投標文件一齊投標，但所蓋公章應同投標文件所蓋公章必須一致。
（3）響應表中各條款的響應狀況，應明確表述不可含糊，並應同標書中配置表的內容一致，這也是審查的重點。
（4）施工方案是指導本項目施工生產的計劃書。編制原則：針對投標項目突出要點、簡明扼要、因地制宜、結合實際、協調恰當。施工方案必須考慮工程的自身特點，位置、環境，著重處理該工程的矛盾點和難點問題，並應備有應 急預案。目前，投標人普遍採用本企業通用範本編制，由於採用的版式較亂又一成不變，而投標的工程普遍存在具體性、特殊性，所以在編制施工方案時既要考慮範本的通用性，更要考慮項目的特殊性、可操作性。
（5）售後服務的保障措施及優惠條款都是評標中加分的主要依據。對技術培 訓，用戶一般希望由廠方原汁原味的正規培訓,不願意當地服務部的工地現場所謂火線培訓。當然，還有培訓中各項費用的承諾，由此所得分差距較大。
（6）付款方式原則上應符合招標文件規定的方式，切不可含糊或變更，否則可能判為廢標處理。
（7）價格是本次能否中標的關鍵因素，應根據招標文件告知的評標方法或本案價格所佔權重比例決定，也可以總價下設分項價、多方案不同價格或建議性報價等方式。確定合理的投標價格要根據項目性質，市場行情和自己產品成本等因素綜合分析來做決策。
（8）技術配置很重要，配置過高技術加分可能不及加價的失分，配置過低可能會失去竟爭的優勢，應考慮技術配置所佔權重比例而平衡決策。
（9）必須提供近三個月的銀行資信證明及省級工商局核發的重信譽守合同證書（注意證件有效期）。
（10）投標文件扉頁的總目錄標識及頁碼的準確很重要，否則影響評標人的評標速度和情緒。
滿足上述條款的投標文件應該說是交上了一份合格的答卷。投標文件只有符合招標文件的基本要求，再具有優質、優化、経濟、實惠、可行的內容，才有可能具備參加竟標的實力和獲取中標的意願。
一位成熟的投標人應具備高尚的職業道德，並熟悉國家關於招標投標方面的法律法規和投標產品的技術標準，價格、服務、信譽。當然，對所供製造商 及產品也應熟悉、瞭解。投標人應知道所投的貨物就是公司品牌的信譽，也是公司發展的生命線。做長期的生意，而不是一錘子買賣，腳踏實地，放正心態企業才有生命力和競爭力。
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