流程管理體系的構建

公司的流程管理體系由流程管理的相關制度、管理團隊、流程管理平臺和流程實例等四部分構成:

01流程管理的相關制度

流程管理的相關制度,是用於規範企業員工在流程管理中的工作內容以及工作方法。企業在實施流程管理之初,就應該建立相應的流程管理制度。

流程管理制度裡規定的是流程管理做什麼和怎麼做,例如一個企業流程管理的最高決策機構是董事會,那麼就需要講清楚董事會具體要承擔哪些事項的決策以及決策過程是怎麼樣的。

流程管理制度並不等同於流程,制度和流程各自所關注的側重點是不同的:流程規定的是“怎麼走”,即處理步驟和過程,而制度規定的是“走的過程中需要遵守的規章”,即在流程處理過程中需要遵守的原則。

例如我們開車從A地到B地,導航會給我們規劃出一條完整的路線,告訴我們從哪條路轉到哪條路、在哪個路口直行、左轉或右轉,這就是流程。只要遵照這個行駛路線,就能順利達到目的地。在我們開車過程中,還需要繫好安全帶、不能超速、不能闖紅燈、不能走應急車道等等,這些就是我們在開車時必須遵守的交規制度。

流程管理制度通常會涉及以下內容:

公司實施流程管理的目標和意義

公司流程管理的適用範圍

公司流程管理的架構和職責

①.流程決策機構(決策人)及其職責

②.流程管理機構(管理人)及其職責

③.流程監管審計機構及其職責

④.流程Owner職責及管理辦法

流程的管理過程

①.流程梳理

②.流程發佈

③.流程變更

④.流程優化

⑤.流程廢止

流程執行的獎懲辦法

具體流程實例的管理細則

流程管理制度中對於流程管理過程的規定,也就是“管理流程的流程”。比如流程變更的過程,什麼情況下需要進行流程變更;變更由誰來梳理、誰來複核、誰來終審等等,這些就是流程化的操作。一個規範的流程管理體系中,對流程本身的管理必然也是規範化和流程化的。

在公司實施流程管理之初,流程管理制度就應該先行建立起來。流程管理制度是公司實施流程管理的依據和準則,可以規範流程管理中的各種行為,同時流程管理制度還需要隨著公司管理要求變化而不斷調整和優化,使之符合公司的管理策略。流程管理制度要落實到位,需要公司員工的積極參與和認真執行,同時內部審計部門還需要加強審計,及時發現不符合流程管理規範的行為並加以改正。

02 流程管理團隊

流程管理必須要得到企業最高決策者的首肯、支持和參與,必須要自上而下的推動,必須要全體員工積極響應和落實,才有可能做成功。公司實施流程管理,需要包括公司高層在內的全體管理層和員工共同參與,公司所有員工都是流程的使用者,其中有一部分員工會肩負流程管理的相關職責,這部分員工共同組成了公司流程管理團隊。為了方便大家理解,我們用一個簡化的流程管理團隊構成圖來示例:

每個部門或崗位的職能大致為:

董事會/董事長/CEO/總經理等:公司流程管理的最高決策機構和決策人(根據授權),流程自上而下實施的直接推動機構和推動人;

制度委員會/總裁辦公室:負責流程管理相關制度的制定;

VP/總監/部門經理等各級管理者:參與相關管理和業務流程審核,流程執行時按相應授權參與審核或處理;

流程Owner:負責各個具體流程的梳理、變更、優化、需求維護及下架的相關工作,負責相應流程使用培訓;

信息化/IT部門:負責流程信息化平臺的搭建、流程代碼開發、流程運維等工作;

人事部門:負責流程管理相關績效考核評定;

審計部門:負責監管審計流程合規性和執行規範性;

流程管理團隊是流程管理的核心,一個高效務實有執行力的流程管理團隊,可以確保流程管理的各項制度和措施落實到位,推動公司流程管理朝著積極的方向發展。

03 流程管理平臺

流程管理平臺可分為線上平臺和線下平臺兩種,這裡的“線”是指互聯網或局域網網絡。

線下平臺是一個虛擬的管理平臺,也可以稱之為線下管理模式,它是相對傳統的流程管理模式,通常在公司創辦早期、規模較小(例如只有幾十名員工)或是業務相對簡單的情況下采用線下管理的模式。線下流程管理通常使用紙質的流程表單,例如員工填寫一張紙質的請假申請單,交由上級和HR部門簽字,再由HR部門歸檔留存。線下模式實施成本相對較低、管理落地週期短、紙質表單變更相對容易。不過,線下紙質流程表單歸檔儲存不當很容易造成流程文檔丟失,歷史流程的追溯和查詢也比較不便。

線上平臺是藉助IT和信息化手段,部署流程管理系統或引擎,搭建流程管理平臺,流程實例以電子表單的形式在平臺中流轉。流程使用者只需要登錄線上流程管理平臺,就能進行流程發起、審批、執行、流程流轉、流程查詢等操作。在線上平臺裡,流程的處理過程透明可見,使用者能實時查詢流程處理的進度,針對性的交流和討論也可以在流程管理平臺中實現。現代互聯網技術的發展也為線上流程管理平臺的使用提供了更為便利的環境,只要有網絡,使用者可以遠程或利用手機參與流程處理。線上平臺實施和運維成本較高,同時流程數據也需要有完善的災備及恢復方案,以應對各種可能的突發狀況,避免線上流程數據丟失。

04 流程實例

流程實例就是在流程平臺上運作的具體流程,流程的分類沒有一個明確的標準,比較常見的分類方法是把流程分為管理流程和業務流程:

管理流程:包括公司層面的戰略管理流程、公司治理相關流程、各管理職能部門(例如財務國、人事、法務、行政、內審、項目管理、IT等)的管理流程,各管理部門在流程中承擔相應管理職能。

業務流程:與業務直接相關的流程,例如產品研發和生產、技術支持、客戶服務等流程。

還有一些流程管理者按流程的目的把流程分為決策流程、執行流程、決策執行流程:

決策流程:管理者在決策流程裡審批待決策的事項,並明確決策結果(同意或不同意)。例如請假流程,管理者只需要決策是否同意員工的請假申請即可。

執行流程:按既定的操作過程和操作方法達成某事項的處理目標,這樣的流程稱為執行流程。例如IT桌面服務流程,只是為了解決員工電腦和網絡的問題。

決策執行流程:在執行流程里加入決策環節,流程即變成決策執行流程。通常是先決策,後執行。例如費用報銷流程,先由管理者決策是否同意報銷,同意之後再由財務部門執行報銷過程。

流程Owner是流程實例的直接負責人。每個流程實例都是由流程Owner進行需求梳理,編寫流程文件,並由流程管理決策機構審核通過後實施。公司在梳理實施具體流程實例時,可以按照管理和業務的輕重緩急來確定實施的優先級,分批分階段實施,最終實現公司所有管理和業務的流程化。

流程管理體系的構建

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