會議記錄一般由標題、會議組織情況、會議內容、會議結尾四個部分組成。
（一）標題
會議記錄的標題，也即是會議記錄的名稱。會議記錄標題通常由機關、部門單位或機構名稱+會議事由+名稱組成，如“××省××廳××次辦公會議記錄”。
（二）會議組織情況
這部分需要寫清楚以下內容：
1.開會時間。要寫清年、月、日，重要的會議還應反映出具體的起止時間，如上午8時30分到上午11時30分。
2.會議地點。要寫清楚會議召開的具體地點，如××會議室；必要時還應註明所在地。
3.出席人。出席人少，需要寫清楚出席者的姓名、職務；出席人多，可以只寫出席人的上下限，如縣、處級以上；重要的會議，為了便於日後考查，可另設簽到簿，並隨同會議記錄一併保存。
4.缺席人。缺席人少時，要具體寫出缺席人姓名，並簡要註明原因。
5.列席人。要寫明列席人的姓名、職務。
6.主持人。要寫明主持人的姓名、職務。
7.記錄人。將記錄人的姓名、職務寫上，而且有幾人就要寫幾人。
以上內容要求會議記錄人員視具體會議有所增減，並在會議正式召開之前就要寫好。
（三）會議內容
這是會議記錄的主體部分。它主要有下列幾項內容：會議議題、領導人的報告、討論情況、形成的決議和主持人的總結。例文的議題就是在會議開始時由主持人提出的，記在主持人的名字之後，沒有單獨標列“會議議題”。因為例文是一個辦公會議的記錄，所以沒有“領導人的報告”內容，而直接反映會議的討論情況，即“陳××:……”之後，就是圍繞議題發言的過程記錄。這一部分要按發言人的先後記在每一發言者的名字之後。發言者姓名要頂格寫，內容記錄部分一律不要頂格寫，以使姓名突出，便於查閱。例文是將形成的決議和主持人的總結兩部分放在一起表述的，這也是一種常見的，又符合會議實際的記錄形式。
會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄，一種是摘要記錄。
1.詳細記錄主要用於重要會議。重要會議討論、研究的問題比較複雜，要求儘可能地記下發言者的原話，即怎麼講，就怎麼記，特別重要的發言，不僅要完整無遺地記錄發言內容，而且最好要記下發言者的語氣姿態。
做好重要會議的記錄，應注意三點：一是記載會議中的爭議問題、分歧意見時，應將爭議、分歧的焦點及有關人員發言爭論的觀點，詳細記下；二是記載會議中的關鍵問題、要害問題時，應將有關人員的發言詳細記下；三是記載會議決議時，應詳細記載表決情況，對異議、棄權等情況要予以實錄，以備考查。對會議中所記錄的決議性內容，在會議記錄結束前，記錄人應念給與會人員聽，以便對決議事項推敲得更準確。有些詳細記錄，必要時會後應重新整理，但原記錄不得毀掉，仍要存檔；有些會議記錄需送會議主持人審閱後才可公佈和印發。
2.摘要記錄主要用於一般會議。在沒有分歧和爭議的情況下，只需摘記關鍵和重點，如在會上報告了什麼事情，討論了什麼問題，作出了什麼決議等。
上面兩種記錄方法，要根據會議的性質和內容來選定。總之，會議記錄力求完整、真實、準確，忠於原意，字跡清楚，並防止增減改動會議內容，還要防止用記錄人的語言代替或修改發言人的語言。
（四）結尾
會議結尾，要提行空兩格寫“散會”字樣。
在會議記錄的右下方，由會議主持人和記錄人簽名，以示負責。
本文來源：《黨政機關公文寫作處理與日常工作》 （作者：蔡振康），有刪減。
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