外貿業務員高效能工作的方法?

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外貿業務員高效能工作的方法?


外貿業務員高效能工作的方法?



高效能工作是時代要求!

我事情太多了,接二連三,好忙亂呀!

臨時突發事件讓我沒有脾氣……

我有拖延症。

……


這是我們常常在職場中聽到的無奈聲,但這真的是客觀原因嗎?答案是否定的,我們做事要靠系統,不是靠感覺,我們要將工作事項系統化來提高工作效率,達到高效能工作。

怎麼系統化呢?我們瞭解一下

個人效能環:

外貿業務員高效能工作的方法?

思考發展的方向叫做目標;朝著方向採取的行動叫做計劃;行動時如何提高效率叫做執行;思考如何讓自己的效率更高叫做反思。所有的事情都逃離不了這四個流程,這宛如春夏秋冬,春天種下目標,夏天生髮計劃,秋天收穫執行後的果實,冬天收尾進行總結反思。


職場中,最浪費時間的就是返工,這是由於我們各自腦海中對某事件的預設模型本是千差萬別的,再者,缺乏有效溝通,導致產出的結果背道而馳。這就要求我們要事先達成共同的目標,才能在短時間內對號入座。

01

目標


對沒有方向的船來說,任何風都是逆風;對於沒有建立共同目標的事情來說,怎麼做都是錯!怎樣才能建立起雙方的共同目標呢?

利用話術建立起雙方的共同目標:SMART提問法

S—Specific,明確具體:您想象中是什麼樣子?

M—Measurable,結果可衡量:有什麼要求?

A-Attainable,可達到、可實現:那我需要……支持,可以嗎?

R-Relevant,與其他目標相關:做好這件事對我有什麼價值?(主觀能動性的給予)

T-Time-based,有時間底線:您什麼時候要?

02

計劃

過多的待辦事項——不靠譜!

有些人的工作計劃是每天1234567……列出很多工作內容,那麼,這樣的工作計劃靠譜嗎?這真的需要打一個大大的問號。

我們將所列事項一一放入時間軸,你會發現,過多的待辦事項會使時間軸撐爆,計劃總時長>工作總時長,我們每天都會處於一個計劃未完成的狀態,積極的工作態度受到打擊,甚至會被消磨殆盡。這時,就需要我們調整計劃了。

沒有20%的緩衝時間——不靠譜!

我們還需要預留20%的緩衝時間,工作安排太過於嚴絲合縫的話,一點點的突發情況可能會導致後續安排全部崩盤。因此,把變化也當作計劃的一部分,才能更好地去掌控時間。

都是想法,不是行動——不靠譜!

無法立即賦予行動的事情,就可能會產生拖延。


將不可調配的硬時間剔除,比如必須要參與的會議、必須要進行的工作彙報等等,然後將剩餘工作時間進行碎片化管理,也將待辦事項分解成若干步驟,一個蘿蔔一個坑,將碎片時間和分解步驟進行匹配,提高效率。

你可以做任何事,但不能做所有事。用“4D”計劃法合理規劃:

外貿業務員高效能工作的方法?

03

執行

突發事件太多,怎麼辦?問題本身不是問題,如何面對才是問題,我們要知道應該採取什麼樣的方式去應對。

臨時突發事件的本質:

1、臨時突發事件都不是“臨時突發”的,是因為之前的某件事沒有做對,或者沒有做好,影響到了現在;

2、無法避免,只能減少出現幾率和造成的影響;

3、以不變應萬變,建立一套應對突發事件的系統,也就是預案,能有效幫助我們處理好突發事件。

應對臨時突發事件的流程——以不變應萬變:

加:將所有的突發事件記錄下來,而不是放在腦子裡;

減:減去假設,瞭解事實,和所有人溝通,判斷事件的重要程度;

乘:做出選擇,專心做好;

除:清除其他事件的干擾。

04

反思


多反思,少走彎路。把工作提煉成經驗,把經驗向領導彙報,將自己的貢獻展示出來。給大家個簡單的框架,讓你不費事的在老闆面前體現自己的價值:

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