Excel是一場自我修行,快樂工作從學習Excel開始

學習Excel大致都會經歷Excel應用的4個階段:

  • 表格
  • 運算
  • 模板
  • 系統

表格

剛剛接觸Excel,把Excel單純作為一個繪製表格的工具,通常手工錄入數據、簡單計算,繪製圖表,在這個階段:

  • 能夠簡單的使用幾個常用的算術函數以及基本的運算符號;
  • 能夠繪製表格,就是這個時候學會的壞毛病,合併單元格;
  • 能夠做基本圖表,根據輸入數據繪製基本圖表;

以上的技能,可以應付簡單的日常辦公,數據量很小的計算,給PPT配個基本圖表的工作。

Excel是一場自我修行,快樂工作從學習Excel開始

運算

接觸到更多數據要處理的時候,小白的技能明顯不夠用了,比如考勤數據,比如薪酬核算、比如數據量較小的進銷存統計,在這個階段,數據來源多是系統導出的表格,要用到的技能更加精細一些:

  • 初步的數據清洗技能,字符處理相關函數;
  • 複雜計算技能:日期時間函數、統計函數、查詢函數;
  • 透視表、透視圖技能:製作透視表、透視圖,切片器互動;

以上的技能,可以完成單次的數據統計工作,輸出圖表,製作報表的工作。

Excel是一場自我修行,快樂工作從學習Excel開始

模板

由於很多工作是不斷重複的工作,每個月都要做考勤、績效核算、銷量統計,是不是有什麼辦法,可以簡化這些工作的流程,節約時間?那就是使用模板,模板的作用就是把你單次數據統計工作的步驟固化下來,變成一個通用數據統計工具,每次只需要更改數據源,就可以得到統計結果:

公式製作模板:跨表引用數據、超鏈接頁面跳轉;

VBA製作模板:VBA代碼能力;

通用性設計:考慮到各種極端情況,預留足夠的空間,例如人員增減、月份天數變化等等;

Excel是一場自我修行,快樂工作從學習Excel開始

上述技能,已經能夠充分體現慢就是快的道理,你雖然在製作模板是慢了,但是在使用模板工作時就會節約很多時間,別人在手工敲數據的時候,你已經在喝咖啡了。

系統

一個模板解決一項工作,多個模板解決多項工作,但是有的時候老闆並不滿意到月底才看到報表,更希望隨時瞭解工作進度,並且要與歷史數據做比較,是時候挑戰一下高難度了,Power Query、Power Pivot製作數據模型:

  • 數據連接:Power Query連接數據源;
  • 數據清洗:Power Query清洗數據;
  • 模型設計:Power Pivot模型設計;
  • 儀表板設計:在Excel中設計儀表板;
Excel是一場自我修行,快樂工作從學習Excel開始

上述技能,應該是Excel的終極技能了,也許未來會有更新的技能加入,Power Query、Power Pivot模型設計是自助式商業智能的一部分,你可以說BI麼,我也行。


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