一個多星期前，全國2億多人開始了“雲上覆工”，同時開啟了可能是迄今為止世界上規模最大的遠程協同辦公社會實驗。2020年當之無愧地成為了中國遠程辦公的元年。這場波及全國的疫情，讓這個“元年”到來得略顯倉促。企業相關業務的開展都或多或少地受到了一定的影響，但這也是共克時艱、修煉內功的契機。
紅杉中國種子基金在最近一期的“紅杉早期學院”，邀請到字節跳動副總裁謝欣，同220多位紅杉成員企業的CEO和高管進行了一場題為“遠程協作與效率文化”的雲端分享，以幫助那些對遠程協同辦公仍相對陌生的企業，化解“遠在天邊，近在眼前”的辦公模式帶來的問題和挑戰。
“紅杉早期學院”是紅杉種子基金為早期成員企業賦能的交流平臺，不定期選擇企業最關注和最具實操價值的主題，利用紅杉遍佈全球的資源，邀請業內頂尖的專業人士同成員企業分享探討、答疑解惑。
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文末有驚喜
在疫情防控時期，企業會面臨各種各樣的新挑戰，遠程協同辦公對工作效率的影響是這些挑戰中，企業首先需要面對和解決的問題之一。為支持成員企業高效遠程復工、有序恢復生產，紅杉種子基金早期學院組織了這次“遠程協作與效率文化”主題分享活動，希望能為企業積極應對挑戰帶來一些深度的思考和啟發。
“紅杉早期學院”致力於為成員企業搭建溝通交流的平臺，邀請具有豐富早期創業經驗的創始人以及對前沿趨勢有深刻認知的行業大牛，分享創業經驗與行業洞見，賦能成員企業、陪伴企業一路發展壯大。
疫情時期，紅杉中國種子基金會不斷努力，進一步增強企業間交流溝通，與成員企業一起共克時艱。
遠程辦公，企業管理者需要回答的三個問題
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● 遠程辦公的效率如何提升？
● 遠程辦公員工該如何管理？
● 如何提升不同地區員工的參與感和凝聚力？
在疫情影響下，如何不斷提升全球各地員工協同辦公的效率，並打造一個有高度凝聚力和合作精神的企業文化，這是許多紅杉成員企業在實際業務中遭遇的新挑戰。
但在疫情期間，字節跳動7個部門、分散幾十個城市的員工，只用2天時間，通過線上協同辦公火速更新了飛書的新功能——員工健康報備，之後又在很短時間內上線了“線上辦公室”“疫情動態”等新功能，這都得益於其平時積累下的高效線上協同辦公的經驗。
在特殊時期，企業管理者應該如何思考和行動來應對員工在家辦公帶來的挑戰？謝欣認為，企業管理者要著重想好3個問題：缺少了什麼？要去構建什麼？需要注意什麼？
第一，員工在家辦公，企業缺失了共同的物理環境，對於管理者來說，首要任務就是搭建一個共同的線上環境，把缺失的物理環境補回來。這裡強調的“共同”並不僅僅是一起開開con-call或者視頻會議，而是要利用好“雲辦公”的一系列工具，從多個維度營造出協同合作的氛圍。建議管理者用好的工具有：
▨ 視頻會議。可以引入視頻晨會機制，要求管理者和員工都按時參加，甚至可以要求戴上工牌，營造出上班的儀式感。
▨ 日程同步，共享日曆。所有成員可以互相看到其他同事的日程安排，便於安排1:1的會議和溝通。另外，由於省去了通勤時間，公司可以更早開始工作，但同時考慮到在家辦公需要處理更多家庭情況，所以可以考慮增加午休和晚餐休息時間，幫助員工實現更好的工作和生活的平衡。
▨ 使用協同創作的在線文檔。由於幾乎所有的文案工作都轉移到線上，所以協同編輯、隨時評論的在線文檔工具顯得必不可少。在線文檔具有完善的文檔共享權限管理，可設置分享、評論、編輯多種權限，追溯文檔分發歷史。
▨ 可以考慮營造“線上辦公室”。我們需要的不是“全天開會”，而是希望工作時間能“一直在一起”，及時響應團隊的需求。如飛書“線上辦公室”的功能，模擬真實的辦公場景，讓團隊成員可以隨時語音溝通，方便交流。
第二，管理者要利用好這次辦公室的物理限制被打破的機會，重新考慮團隊組建的方法論。對於企業來說，疫情造成的分散辦公是對企業凝聚力和合作能力的挑戰，如果線上協同辦公最終提升了企業效率，降低了成本，管理者未來可以考慮將遠程協作利用得更廣、更深，在組建團隊的時候不僅可以忽略城市，甚至可以跨國，擴大人才選取範圍，不斷增強團隊的多樣性。
第三，特殊時期，企業管理者要尤為注意員工的情緒變動，時刻關懷員工的身心健康，可以通過組織一些在線活動，比如遠程K歌，拍Vlog曬自己的辦公環境，甚至雲喝酒、發紅包等，幫助員工減輕心理負擔。
管理者的短期安排與長期考量
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我們相信疫情終會過去，但在疫情期間，關於員工遠程辦公以及線上協作的挑戰，卻需要管理者從自身業務和團隊的實際情況出發，考慮這是短期安排還是長期計劃，因為不同情況適用的方法論也有所不同。對此，謝欣從短期與長期不同角度給出了自己的建議：
如果企業把遠程辦公當做短期舉措，疫情結束後迴歸正常的辦公模式，在此期間可以特事特辦，鼓勵員工將日常的工作分解成一個個“項目”和“戰役”： 第一，以項目為中心，制定清晰的團隊作戰策略；第二，重視目標、節點和角色分工；第三，最重要的不是建立完善的遠程辦公制度，比如之前說到的晨會、打卡等，而是通過分割這一階段的目標，讓員工在非辦公室環境中依然保持專注力和鬥志，不因為環境的變化而影響工作效率。
如果企業準備將遠程辦公轉變為長期安排，最重要的是建立完善的制度：第一，增強團隊凝聚力，比如用例行晨會的方式，讓團隊有儀式感地開啟一天的工作；第二，增強團隊內同步信息的效率，保持信息的實時流動；第三，以文檔日報、週報的方式落實工作內容和進度，進行統一的項目進程管理，等等。
總之，當我們探討如何高效地遠程辦公的時候，往往“功夫在詩外”，企業只有重視目標管理和信息透明的企業文化且善於利用高效協同工具，才能從中勝出。
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