用線上協作工具重塑工作方式，提升企業整體競爭力。
3月3日，飛書聯合 共同舉辦了「馭勢而上 高效驅動生長」WISE x 新效率時代峰會，首次嘗試以大型線上直播的形式， 邀請行業頭部企業代表、獨角獸公司CEO、知名投資人及行業媒體人，從不同角度分享行業趨勢和管理秘籍，共同探討行業高效轉型、企業高效成長的可行路徑，幫助企業更好地梳理當下面臨的問題，尋找突破難關的解決方案。
在疫情期間，字節跳動通過線上遠程協作辦公的方式，完成了《囧媽》線上放映合作洽談、落地等多件大事。工欲善其事必先利其器，字節跳動也將其線上協作辦公產品飛書向企業及組織免費開放。
線上移動辦公並不只是一時急需，從長期來看，隨著企業數字化程度提升，移動辦公的市場規模也在不斷增長。華泰證券研究所和海比研究的數據顯示，2020年國內移動辦公市場規模預計將達478.3億元。移動辦公方式能夠提升辦公協作效率，重塑團隊工作方式，從而提升企業的整體競爭力。
以下為嘉賓演講實錄，經36氪編輯整理：
謝欣：線上的朋友大家好，我是謝欣，來自字節跳動，負責飛書產品，今天演講的主題是“2020線上協作新方式”。非常時期，我們在家辦公完成了多項戰“疫”，我為大家分享一下字節跳動在這段時間做的一些工作。此前我曾在不同場合做過一些分享，今天會從更多更深層次角度來展開。
我們在春節期間所做的工作，大家或多或少有所瞭解，比如請大家免費看《囧媽》，以及在今日頭條上關於全國疫情的專題報道，同時飛書也免費向企業和組織開放。這裡也給大家分享一下我們公司內部一些看似很小，但其實很重要的工作，比如給員工寄送電腦。截至目前，我們已經寄送超8000臺電腦。寄送一臺電腦是很小的事，但是寄送幾千臺電腦其實非常難，不過我們做到了。
我們認為，對於線上辦公、遠程辦公而言，電腦是最最基礎的工具。我們需要確保全員都能收到，無論他在哪裡，包括一些在國外的同事，由於疫情很難回來，還有很多新入職的同學，現在只能遠程入職，我們就把電腦寄到他們家裡。由於疫情期間的特殊情況，快遞很不方便，部分電腦甚至是員工自己開私家車當快遞員送到家中。此外，我們做了每日健康報備應用，以及方便大家遠程協同的線上辦公室，既方便溝通，又保護隱私。
我們認為，在家辦公這件事，一方面是應變能力的突擊測試，另一方面也是針對整個公司組織能力的年度大考。對於遠程辦公，我們通常會面臨什麼困難？比如溝通協作比較難，組織容易變鬆散，以及業務阻力會變大。
這裡以開會這件事為例講一下我們所做的優化。大家知道在公司裡開會，容易效率低下，會前準備工作要做半天。如果是開視頻會議，往往在最開始的時候，要花時間去準備硬件等。我們假設每次會議每個參會者能節約十分鐘，一個人一天開兩個會，我們公司這麼大的規模，全部算下來，全部員工每月僅是在開會上，就能節約40000+人天的人力成本，是非常大的效率優化。
我們全方位詳解一下開會這件事，你的會議時間都去哪兒了？不知道大家有沒有意識到我們花費多少時間在製作精美的PPT上。我曾經面試過一個很高階的候選人，他在中國一家著名的互聯網公司工作，我問他過去半年的技能有哪些成長，他想了想說，他認為自己現在製作PPT的能力比原來提升了很多，讓我實在是哭笑不得。
還有，我們有沒有想過，我們在開會的時候，很多時候只是被動地聽，並沒有什麼參與感。今天我給大家非常詳盡地介紹一下飛閱會，我發現很多人很感興趣，希望能更詳細地瞭解，我在這裡做一個完整的講解，讓大家感受一下具體過程。
與傳統的開會模式（往往是一個人講、下面人聽）不同，飛閱會是利用飛書的文檔+視頻會議進行的一種閱讀式的會議，整個流程如下：會前我們通過飛書的日曆預約時間，開始會議之後，第一階段靜默閱讀，第二階段互動討論，第三階段形成結論去落實。
飛閱會與傳統會議有一個很大的區別在於，我們日常開會基本不再使用PPT。除了對外進行的演講類活動，比如今天這樣的演講分享活動，我們內部以討論或一個具體目標為主題的會議，已經很少能見到PPT，基本全用文檔。因為當用PPT的時候，大家花費很多時間來考慮PPT是否精美，而花較少的時間來考慮內容。
用文檔是完全不一樣的，你需要在會前很詳盡、很完備地思考整個要討論的主題，然後確保主題得到了充分準備，在各方面都想得很清楚。因為在開會過程中，沒有一個環節讓你去講解文檔，這個文檔是用來閱讀的。在整個會議最開始的環節，大家只是默讀，沒有人說話。閱讀文檔也有可能是遠程參與。通常一個小時的會議，前20分鐘左右是閱讀的時間。在手機上同樣可以很方便地閱讀投屏的文檔，當主持人在PC端往下滾動文檔時，手機上會同步滾動，同時自行適配手機的格式。因為飛書的文檔和視頻會議都是我們開發的，我們能把它們整合得更好，方便使用。
在第一個環節，大家是閱讀、評論和回覆。評論是通過文字的方式，比如對活動策劃方案中的場地交通情況有疑問，就可以直接在評論中提出，然後相關負責人就可以用文字回覆他。疑問得到解答後，還可以通過表情進行快速回應。
此外，傳統的會議中通常只有參會人可以針對會議內容進行互動，但是基於文檔開會，還可以和不在會議現場的人互動。比如，某個問題我不是很清楚答案，我就可以在評論中@一個並不在會議現場的人，他也能夠快速收到飛書評論提醒，並且回覆這個問題，相當於把會場內外打通了。
我們看下飛閱會和傳統會議，在根本思考上有哪些不同：第一，會議從串行變成了並行。傳統會議過程中，不管會場有五個人還是十個人，大家提問只能挨個輪流提問，效率會隨著參會人的增多而變得越來越低，每個人參與的時間也越來越少。
而在飛閱會過程中，閱讀、提問是並行的，五個人閱讀文檔花20分鐘，十個人閱讀文檔也是花20分鐘，五個人或十個人的提問也都是在這20分鐘之內發生，整個是一個並行的過程，不會因為參會人數變多，每個人的提問時間變少，或者總會議時間變長。就提問而言，因為是在文檔中以評論的方式提問，回答問題也可以多人一起進行。如剛才所講，可以讓會場外的人進行回答，回答問題的人也不一定是同一個人，可以是很多人一起回答。
不僅如此，我們日常開會需要雙向互動，而不是單向傳遞信息。傳統開會的時候，很容易一個人講，其他人聽，偶爾提一些問題。而在飛閱會的整個過程中，閱讀文檔的時候，參會人是在主動消化會議內容，而不是被動接收信息。此外，使用文檔開會，可以在文檔裡插入其他文檔鏈接，感興趣的人可以點擊鏈接瞭解更多詳情，而沒有興趣看更多細節的人，直接閱讀後面內容就可以了。每個人是根據自己的需求來思考會議內容，主動消化過程和被動接收過程很不一樣，我們認為 “主動”和“被動”是一個很大的區別。
總結飛閱會與傳統會議的區別：
- 會議參與模式由被動接收變為更加主動地參與，自己主動吸收內容以及反饋問題。會議進行模式是並行的，而不是串行的。
- 在會議內容討論方面，傳統會議的討論容易變得很發散，通過飛閱會，很少會跑題。
- 在會議過程記錄方面，傳統會議開完會就結束了，沒有過程性的記錄留下來，即便是錄下來，事後回看一小時的錄像也非常低效；而飛閱會的會議參與過程是評論提出問題和回答問題，被完整記錄，回顧也很方便、高效。
- 在移動參會體驗方面，文檔在手機端可以自動適配，閱讀、評論體驗非常友好。此外，除了跟隨演示者共享屏幕，參會者還可以自己滾動屏幕、瀏覽文檔、編輯內容、添加評論，這個也是我們專門開發的，讓參會人從被動接收信息變為主動參與。
在字節跳動內部，大家習慣用飛書的“文檔+視頻會議”模式後，就再也無法回到傳統的開會模式。我們認為工具的力量是非常大的，極大地拓寬了辦公場景。比如，我們現在有很多業務都是全球化的，AI 翻譯功能提供了很大的便利。此外，通過視頻會議可以很方便地進行在線招聘。我個人的面試即便在這次疫情之前也基本上都是視頻面試，因為非常方便，不論身在哪裡都不影響。
除了在線面試，我們還有云入職。我們現在讓新員工入職前註冊飛書，通過飛書把相關文檔分享給他。入職後，我們會通過視頻會議直播來開展培訓，即便在疫情之前，我們平時的招聘和培訓也大量使用“視頻會議+直播”的方式開展。
剛才談到除溝通創作之外，
工具也助力我們的業務不斷實現線上化，讓組織能力邊界得以不斷拓展。我們的異地溝通、跨國業務、資金管理和風控、人員管理和效率優化等，大量事情都通過工具來提升。我們非常相信工具的力量，工具是重塑工作方式的，使用的工具不同，往往會產生不同的工作方式。我們也發現，當團隊使用工具的習慣發生改變時，其工作的方式、理念都隨之變化。工具的選擇，不僅是工具本身，還關係到整個公司的工作模式，甚至是整體的競爭力，所以我們認為工具非常重要。除我們自己使用外，疫情期間和人們生活息息相關的很多企業也在使用飛書。我們也和優秀企業一起，用新的方式點亮更多行業。舉個例子，比如在疫情期間，買菜這件小事已經變成非常不容易的大事，線上蔬菜採買、配送的服務需求不斷增長。我們的客戶美菜網，在業務需求爆增的同時，對於一線新員工的管理需求也不斷增長。在疫情期間，利用了飛書的視頻會議和文檔，提高了管理效率，有力保障業務。
同時，疫情期間很多人心理的壓力也非常大，尤其是武漢等湖北地區的隔離人員，包括部分高強度工作的醫護人員，都受到了不同程度的影響。為此，北京師範大學心理學部心理健康服務中心，從北京師範大學心理諮詢碩士項目畢業，並獲得心理諮詢資質的諮詢師中，緊急招募了心理援助團隊提供遠程心理輔導，在“第二戰線”幫助人們一起抗疫。通過飛書，保障了專業人員招募過程的順利進行，2天內快速組建了300人的團隊。
對於物業而言也是如此，物業看似是一個離線上辦公較遠的行業，其實我們也有一些客戶，比如鑫有上房，使用視頻會議等來實現快速響應，投入到抗疫的第一線，保障小區居民的健康安全。
再舉一個例子，疫情期間，大家對測體溫，尤其是無接觸測體溫的需求也非常強，澎思科技通過飛書遠程協同，僅用一天時間就設計出了智能無感的人體測溫系統，效率非常高。
綜合來講，我認為對實現線上化升級、加速企業進化而言，並不只是疫情期間才需要遠程辦公。對於字節跳動而言，這次疫情期間，大家的工作模式並沒有發生太大改變。我們的會議模式，包括視頻會議、文檔、日曆的使用，以及開放平臺上各種工具的使用，都沒有發生太大變化。我們認為線上辦公本身是比較先進的工作方法，能夠提升效率。這次疫情期間，因為我們的工作本來就是線上的，數據也是線上的，所以並沒有很大變化。
從我們的經驗出發，我認為對各行各業來講，在家辦公或許是一個短期需求，但是線上化以及更先進的工作方式和工具，能夠讓企業競爭力得到不斷提升。 如果我們一直關注工具對組織效率的提升、對於企業價值的提升，那麼在各種環境下，企業都能夠在競爭中取得較好的成績，並且能夠幫助員工、幫助各行各業的夥伴一起取得更好的結果。
所以向未來思考，我們認為願景不只是未來的事，也是當下每天的事。同時，飛書也在這次疫情期間，向所有的組織和企業免費開放，包括音視頻會議、在線文檔、企業專屬雲存儲空間、更高級的管理功能等。
最後，如今天的演講主題所言，“飛書：2020線上協作新方式”，我們希望在未來的時間裡，不論是我們，還是各位，都能夠取得更好的工作成果，能夠更好地利用線上協作，讓工具發揮更大的價值。
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