【編者按】本文對醫療連鎖機構的集團採購和供應鏈管理的重要性、目的、優勢以及具體的模塊進行了介紹和分析。
醫美行業供應鏈是圍繞核心企業，從產品設備生產廠家開始製成產品或最終產品，再由醫療機構把產品通過醫療或服務的方式組合成醫美項目服務於客患，一個由廠家、供應商、集團公司、診所直到最終用戶所連成的整體功能網鏈結構。
01
為什麼要管理供應鏈
供應鏈管理在醫美企業裡的目的是什麼？
1）降低資金成本，縮短現金週轉時間。2）降低企業風險，把關產品質量。3）實現盈利增長，提供可預測的收入。
供應鏈的管理非常重要，世界權威的《財富（FORTUNE）》雜誌早在2001年已將供應鏈管理列為本世紀最重要的四大戰略資源之一；供應鏈管理是世界500強企業保持強勢競爭不可或缺的手段；無論是製造行業、商品分銷或消費醫療；無論你是從業還是創業，掌握供應鏈管理都將助你或你的企業掌控所在領域的制高點。
02
醫美行業統一管理供應鏈的優勢
1）質量保障
作為集團或連鎖醫美機構，由於產品的質量問題導致的客訴或事故，是最冤的，因為不是由於醫生對產品的組合或使用不當而造成。如果將集團供應鏈管理中職能下放到機構，首先對於連鎖成員會增加人員成本，而且每家分支機構具備一定能力和經驗的採購人員，不現實；如果採購人員素質參差不齊，又沒有長期的規範化培訓，難以規範化管理，從而埋下隱患。機構出於成本考慮，導致庫存不足，需要緊急使用某些產品時，容易給水貨假貨等非法產品可乘之機。一旦這些問題產品流入，會引發嚴重的後果，代價巨大。
集團公司對供應鏈統一管理，容易做到嚴格規範審核流程，庫存也有保障；集團基於採購數量的優勢、有經驗豐富的供應鏈管理者，可以與上游企業直接建立聯繫，保證供應渠道的合規性和穩定性，從根源保證產品的質量。
2）價格保障
集團採購有采購量的優勢，銷售方就會以產品銷量核算出階梯性的價格。規模較大的連鎖機構可以覆蓋廠家最優惠的政策，降低採購的整體價格。集團將優惠的價格平均到單品中，大大降低機構的產品成本。
3）便捷的服務
集團統一管理供應鏈，機構只需要對集團就可以解決所有產品問題，反之會消耗更多的時間及人力成本。因為集團供應鏈管理部門可以將分工細化，這也是模塊化管理的優勢。
4）快捷的產品信息與輿情
集團採購可以獲得豐富的信息來源，對市場走向、產品口碑更加了解，對產品的使用情況或生產情況有更快更準確的情報，一旦供應鏈管理者得到有價值的信息，就會在整個連鎖機構內部公佈，從而使機構第一時間得到信息，提前準備應對措施。
03
供應鏈管理中使用的基本工具
1）OA系統
OA系統使用在供應鏈管理的前端，也可以說是審批部分，主要作用是確定採購目標，記錄、明確工作流程。如果是常用耗材類定期採購，只需要在系統中記錄型號、規格、品牌等信息即可；如果是非定期或新項目立項，還需要附上產品的市場調查或相關部門的評估文件。
2）庫房的管理系統
用於庫房的日常管理及出入庫，產品到達指定收貨地點後，或配送到機構之前的記錄工作。庫房管理系統還有一些輔助功能，例如效期、流向、供應商管理等。
3）財務系統
記錄、展現產品採購與銷售的收支情況，財務系統中的數據與庫房管理系統中的數據有重疊部分，需要兩個部門分別獨立進行記錄，按照制度定期核對，有助於避免或減少錯誤的發生。
04
供應鏈管理模塊
醫美供應鏈管理有兩個模塊，一是採購與供應的管理，二是倉儲管理。
產品不在手裡就是採購與供應管理；產品到手後，就是倉儲管理。採購與供應是動態的，因為產品在來的路上或是去機構的路上；倉儲管理是靜態的，產品停留在倉庫。
05
採購管理
採購管理又分為四個小部分：立項管理，採購管理，渠道管理，設備維養管理。
1）立項管理
根據市場及機構項目需求，從市場調查開始，計算成本及利潤率，聯合法務部、醫務部對供應商、產品及項目的正規性、安全性進行審核，挑選產品進行臨床試用，聽取、採納機構及專家的意見，根據各部門的反饋，擬定立項書，向集團提交立項申請OA進行審核，通過後，進行正式商務洽談，商定後集團提交合作協議或單批採購協議，簽署協議後完成立項。
2）採購管理
根據協議，採購部通知、督促供應商發貨，確定貨品運輸等相關事宜；產品到達後，進行入庫操作。庫管及採購部連同運輸方同時對產品進行驗收。倉庫系統和財務系統同時雙人核對，雙系統分別入庫，倉庫、財務、採購三個部門同時監管，最大限度地避免人為失誤和貪腐行為的發生。
3）渠道管理
在渠道供應商管理上，按照相應的屬性分類，例如大型設備、械字號注射產品、妝字號產品，以及其他類別等等，所有渠道商按照分類記錄在供應商系統名錄中，較為重要的供應商要設立定期拜訪、約見制度；同時要求供應商長期、週期性拜訪診所機構，瞭解、解決機構遇到的問題。
4）設備維養管理
設備維養管理是指大型高值醫療設備的維護維修、培訓、耗材及調撥。大型設備價格昂貴，除了立項時設有專人評估，以專業的採購意見及優惠價格提供給機構外，在平時的保養維修上也設有綠色通道，與廠家緊密合作，定期對設備進行維養、檢修，並設有緊急聯繫人。在設備維養管理中，應建立設備檔案，集團對診所的所有設備和準備採購的設備都應該有明確記錄。
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倉儲管理
倉儲管理模塊分為三項：流程管理、調撥管理和效期管理。
1）流程管理：流程管理大體分為出入庫流程、倉庫安全、存儲制度、核算及報表管理四項，流程管理上基本上以制度為主。
2）調撥管理：機構之間的產品調撥。
3）效期管理：產品的效期管理不當直接導致成本增加。效期管理主要依靠庫房的管理制度，集團供應鏈管理者應該對產品的循環週期瞭如指掌，建立好產品的常規存儲數，要求管理者具備一定的市場敏感度，要有預判能力。在制度方面，要對不同屬性的產品制定不同的循環週期，機構的倉庫循環週期應該儘量壓縮，以節省成本；總部的倉庫可以適當延長循環週期，以保證機構供貨，但其儲存最長週期應該在產品效期四分之一以內。對於已經超出最長週期的產品要進行追責，如果是機構的產品超出，就要使用機構間調配的辦法進行彌補，儘量減少損失。
總結：
集團採購的優勢無可置疑，可以從供應商手裡拿到更多話語權，對於產品的相關信息及突發事件，也可及時得到信息，提前通知機構做準備，保障各個機構的利益。經營院長要使用好供應鏈集採管理系統，一方面壓低機構成本，另一方面最大限度地杜絕腐敗。
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