同一本書，有的人讀完收穫很大，有的人讀完卻沒感覺。同一個工具，有的人用完效率倍增，有的人用完卻依然沒什麼改變。這其中除了細節方法的差別之外，更重要的是目的不同。
忙忙碌碌一天，加班到很晚才到家，但是回頭想想好像記不起來一天都做了什麼；拿著手機刷知乎、B站，不知不覺2小時過去了，刷的時候感覺自己學到了很多知識，閉起眼來仔細一想，卻什麼也想不起來了……
時間黑洞往往是這樣產生的。
很多時候我們以為是在高效工作和學習，實際上回頭仔細梳理一下，發現收穫並不大。
時間與精力管理的問題，一直是網友提問的高頻問題，無論是在校大學生，還是已入職場的老司機，貌似被這個問題困擾的不在少數。
我以前也曾有過“看起來很忙碌，實際很低效”的時候。當我意識到這個問題後，就有意識地去尋找方法並加以實踐。
最近兩年，我的工作和學習越來越有系統，也越來越高效。
這裡有個小竅門：每當我完成一件任務，我都會問自己兩個問題：①我收穫了什麼？②還能做得更快嗎？
對這兩個問題的不斷追問，讓我更加有意識地提高單位時間內的效率。
我是個工具控和效率控，試用過市面上幾乎所有的主流效率軟件，在多年的摸索中，形成了適合自己的一套工具系統和行為習慣。
這套系統對我是非常有益的 ，在讀這篇文章之前或之後，強烈建議你補讀我之前寫過的 這三個工具，讓你的效率起飛，除了介紹工具，還介紹了我的一整套工作邏輯和建立個人知識體系的整個過程。
01
你的時間都去哪兒了？
幾乎每個人都會使用任務清單或日程軟件，比較常見的有：奇妙清單、滴答清單、things、To do list、極簡清單、Omnifocus等。
坦白講，這些工具的功能大同小異，你選擇哪個都可以，關鍵是看你怎麼用。
對於工具的選擇，我的習慣是：前期把主流軟件都下載來試用一段時間，然後根據自己的需要做對比和取捨，留下一款最適合自己的並長期使用。
以上這些工具我都用過，後來固定為滴答清單。這裡順便說一句，工具類的產品最好選擇一款適合自己的然後長期使用，更換工具的學習成本和遷移成本是很高的，沒必要這這上面花費太多時間。
選擇哪一款工具，不是別人都說好就是好，也不是網友評價高就一定好用。最重要的是看你要解決什麼問題，你的需求是什麼。
所以，選擇工具的思路是：明確需求——選擇多款工具試用——對比取捨——確定最終工具——使用中不斷優化
明確需求和使用目的：
對於時間管理和任務管理，我的需求是：
1、要有日曆視圖
① 相比列表式清單，我更喜歡日曆視圖，一天和一週的任務項一目瞭然
② 有精準時間起止點的任務，比如“3-4點xx會議”，適合以日曆視圖查看，更直觀
2、要有清單功能
對於沒有精準時間起止點的任務，比如“今天內完成xx方案初稿”，適合列為清單，因為把它放到日曆中的哪個時間段都不合適
3、要自帶番茄鍾功能
番茄鍾這種把時間分割為小豆腐塊的工具，以前我是比較牴觸的，覺得它的存在太刻意了。不過最近1年，我在有意識地訓練專注力的時候，發現這款工具其實是用來管理精力的，而不是管理時間的。關於這點，在下文講精力管理時還會展開。
以上三條是我的剛性需求，必須同時滿足。
此外，我還有一些不那麼100%必要的需求：
1、任務項支持自主設置不同顏色
我喜歡彩色，這可能跟我的專業是藝術，以及從小愛用五顏六色的筆做筆記的習慣有關。使用彩筆不是為了好看，而是有固定的用途：正紅色代表警告或錯誤批註（錯誤提示）、玫紅代表重點強調的觀點（是什麼、為什麼）、綠色代表建議的行動（怎麼做）、紫紅色代表自己的思考總結（自己的內化反思）。其他的莫蘭迪系淺色，屬於輔助強調色。
如果工具支持標註不同顏色，正好與我的習慣相符，用起來會更順手。但這個不屬於剛需，即使沒有，也能接受。
2、支持給不同任務設置不同優先級，且顯示不同顏色
設置優先級，其實幾乎每款效率軟件都具備。不過並不是每個工具都支持以非常明顯的方式來區分不同優先級的任務，甚至在任務列表的顯示上，有的工具也不支持按優先級從高到低排序。
這個需求同樣不屬於剛需，有則更好，沒有也可接受。
明確了以上自己的需求和目的之後，在選擇工具時就有判斷的標準了。我見過不少人，三天兩頭地換工具，問他為啥又換了，也說不上來哪裡不好，就是覺得不好或不習慣就又棄用了。
這種屬於典型的“不知道自己使用這款工具的目的是解決什麼問題，只是為了用而用”的用戶。
實際上，以上我列出的3項必不可少的需求，以及2項錦上添花的需求，滴答清單都滿足了。或許有其他工具也能滿足，不過使用工具的目的是為了提高效率，只要有一款能幫我們達到目的就可以，不需要涉獵太多。
對工具的使用和優化調整：
我是如何使用滴答清單管理時間和任務的？
基本的思路是這樣：
1、每週日固定時間，把下週的具體任務列清楚，全部塞進滴答清單裡
2、把任務分成有精準時間要求和無精準時間要求兩大類。不需要在APP上設置，自己心裡區分清楚就可以。有精準時間要求的，在日曆視圖中填寫清楚起止時間；無精準時間要求的，放在某天的清單中即可。
上圖是日曆視圖中的樣式，我設置的是按優先級排序，高中低分別對應顏色紅黃藍。灰色代表無優先級，一般是重複性日常小任務。
如果是個比較大的任務，或者自己一直拖延的任務，可以試著拆解成幾個可以直接執行的小動作（如下圖）。拆解成小動作後，每個動作之間既可以連貫，也可以中斷。不會因為被其他瑣事臨時打斷而接不上。
比如，有段時間我的寫作經常拖延，我就把一篇文章的更新拆解成幾個步驟，每次集中10-30分鐘只完成其中一個步驟即可。
3、把任務項，按照自己的實際情況，設置成不同的清單分組。比如：工作（會議、溝通、雜項、外出、具體事務、臨時事件），然後給不同清單標註不同顏色（顏色的標註按自己的習慣就好）。
這裡需要注意的是，前期不要設置過多的分組和清單，因為設置的條目過多，很容易覺得麻煩堅持不下來。前期可以只設置大塊：工作、技能學習、讀書、生活。等自己堅持了一段時間，覺得有必要分得更細緻的時候，比如想知道工作中哪部分任務佔用時間最多，再根據具體需求去進一步細分。
總之，原則是：不要一上來就給自己搞一個特大特完美的分類框架和計劃，這種計劃最容易半途而廢了。剛開始粗糙一點沒關係，很多細小的需求是在使用過程中慢慢發現的，那時候再去完善即可。
上圖是目前我的部分分類，也是在使用過程中不斷填充、更改成這樣的。比如我發現工作中經常有臨時的溝通佔用很多時間，於是在工作清單中加了臨時溝通這一項，就是想統計下這種臨時佔用的時間比例是多少，有沒有可優化的空間。
再比如，我業餘運營兩個公眾號，之前“公號發文章”是一個清單，後來發現基本無法保證在同一天內更新兩個號，並且兩個號一個是絕對原創、另一個不是絕對原創，所花費的時間是不同的，於是兩個號的發文章就分開統計了。
一切都是看自己實際的需求是什麼，適合自己、對自己有用最重要。
4、定期回顧和統計，知道了時間黑洞在哪裡，然後不斷優化時間配比、提高效率
一切記錄和統計的目的，都是為了更好地提高我們的做事效率。或許有的人覺得這種把大大小小任務全部塞進清單的方式太過死板和教條。
以前我也是這樣認為的，所以很多工具沒有堅持去使用。不過這兩年，滴答清單對我的幫助很大，關鍵是看你有沒有形成習慣。習慣是什麼？習慣其實是培養一種條件反射、肌肉反射。
當我們習慣了把任務以這樣清晰的方式記錄下來的時候，你會發現，其實對工具的使用根本花不了多少時間，記錄一項任務非常快，幾十秒，最多一分鐘就可以記下來。
我習慣在每週日寫周總結，並做下週計劃。在回顧一週的任務完成率和時間分佈時，會很直觀地知道哪些時間安排合理、哪些不合理，突發事件的處理時間佔比多少、臨時的本來不必要的溝通時間佔比多少、在哪幾件事情上花費時間最多且有沒有得到相應的回報、哪些事情重複率高、有沒有更快的操作方式……
記錄很簡單，但是堅持很難。如果不記錄、不總結的話，我們會經常記不起來忙碌的一週自己都收穫了什麼。
當你需要寫周彙報，打開文檔，卻腦袋空空的時候，其實是因為你沒有對過去一週的時間留下具象的感知。
02
你瞭解自己的精力黑洞嗎？
當我對時間的管理變得應對自如以後，又有了新的苦惱：人的精力是有限的，我對自己的精力管理還沒有做到很好，甚至對自己精力的強弱分佈規律一臉茫然，經常出現專注力不夠而產生低效勞作的情況。
走神兒、三分鐘熱度，都屬於專注力不夠的表現。很多貌似在工作、學習、加班的人，時間倒是一分鐘也沒少花，但是效率很低，根本沒有獲得應有的收穫。
這是真正的效率黑洞，非常具有欺騙性。
因為這類人很容易被別人看作努力、刻苦、上進，也很容易讓自我很感動。殊不知，消耗了相同的時間，不一定會獲得等量的收穫。在這裡，對效率起關鍵作用的不是時間，而是專注力、精力。
專注力百分百投入的1小時，其產出量可能是非專注投入1小時的30倍以上。
因為精力分配不合理而導致效率低，是最不划算的事情，因為這種人往往是：學也沒學好、玩也沒玩痛快。一直處於低效而持續的勞作中。
我有意識地管理和記錄自己的精力分佈，已經有近一年，收穫非常大。
首先，我意識到了自己的精力分配不合理導致單位時間內效率低的問題。針對這個問題去網上查閱了相關資料，並且讀了幾本相關的書籍，其實這些對我啟發不大。後來自己摸索著，發現曾經被我棄用的時間塊APP可以用來解決我的問題。
說起來，時間塊APP是我又愛又恨的一款工具。很早很早之前我就下載過，使用了幾天，當時覺得這個工具太反人性了，把時間切割成15分鐘或半小時，需要你每個時段都做記錄，簡直像是資本家工廠強迫工人每半小時打卡一次。
時間塊APP被我卸載又重裝了好幾次，因為每次看到它在榜單上出現，我就忍不住下載，下載後使用幾次覺得還是太反人性，又棄用……如此反覆了好幾次，也是醉了！
其實時間塊APP是一款時間管理工具，而不是精力管理工具。它與滴答清單不同。滴答是讓你規劃未來的任務，而時間塊是讓你對已經過去的一小時或一天所做的任務做記錄。
即：滴答清單側重事前規劃，時間塊側重事後記錄。
大部分人使用時間塊APP是來管理時間和任務的，所以在任務分類中，大部分人會設置工作、學習、娛樂、生活等一級分類組。在一級分類下面，可能會設置更細分的二級：學習（讀書、學鋼琴、練英語）等。與滴答清單的分類設置基本一致。
而我是用時間塊APP來管理精力的，所以在設置和使用方法上，有更多的個人特點。
明確需求和使用目的：
對工具的選擇和使用，前提永遠是搞清楚自己要解決什麼問題、需求是什麼。
我當時遇到的問題是：
1、不清楚自己在哪些時段專注力高，那些時段容易偽專注、走神兒多
2、不清楚自己在做哪些事情的時候專注力高，做哪些事情時專注力差
3、精力分配上，還有哪些優化空間
我需要達到的目的是：提高單位時間內的工作效率，減少非專注時間的佔比。
明確了以上問題和目的之後，我就非常清楚該如何使用這款工具了。
對工具的使用和優化調整：
1、設置大的一級分類
我的目的是記錄專注力的分佈，至於這段專注的時間是在工作還是在學習，對我來說是次要的。所以，一級分類我起初設置為專注、半專注、非專注。
再審視一下我的目的，其實是為了提高工作、學習的專注力。至於工作和學習以外的時間，比如生活外出、超市購物等，專注力強弱我並不關心。但這部分工作和學習以外的時間確實存在：生活瑣事、睡覺、吃飯等，而且時間佔比還不小。所以，為了便於統計，我把它們也設置為一級分類。
所以，一級分類變成了：專注、半專注、非專注、生活、睡覺、吃飯。
在實際應用過程中，我又發現，其實非專注就是完全沒有在用心，實際上相當於完全走神兒、神遊啦！這時候其實沒有什麼效率可言。所以我把“非專注”改成了“神遊”。代表這段時間內做的事情沒有任何效率和收穫。
而人的精力狀態其實是很難用涇渭分明的專注、不專注來劃分的。精力的黑洞主要產生在這樣的情況：我們自以為是在很認真、很專注的工作和學習，但事實上，回頭一梳理，其實專注力也沒那麼百分百投入，收穫也沒想象得那麼大！
我把這種狀態叫作“半專注”。“半專注”是精力黑洞的最主要分佈之一，極其具有欺騙性和自我迷惑性。比如，我們在瀏覽知乎、知識星球，刷B站的學習資源時，有時候我們自以為專注力倍棒，而且是在自我提升、自我學習。
但是，如果從結果的角度逆推，你會發現你刷網站刷了2個小時，但是收穫卻寥寥無幾。而且，刷網站時的專注力程度，是遠遠不能與讀書、開會、做演講這類事項比的。
這類刷泡網站的行為，最容易產生時間黑洞和精力黑洞。
根據以上我在實踐中不斷增刪、調整的思路，現在我的時間塊APP的一級分類固定為：專注、半專注、純神遊、徹底放鬆、焦慮放鬆、生活、睡覺、吃飯、煩事。
不知道你能看明白不，我記錄的是自己的狀態，而非時間。
2、在一級分類下設置適合自己的二級分類
原則依然是：不要剛開始就設置過多項目，要在使用過程中，根據自己的目的去不斷修改、迭代。
目前我的一二級分類（部分）是這樣的：
其中，工作上的安排現在已經做得很順手和高效了，所以不需要再花很多時間做精細記錄，這裡僅設置了“工作”一個籠統的二級分類。
有幾項看起來很瑣碎的分類：排版編輯、資訊資料、社交、聊天、刷泡網站、時間黑洞。
這幾個是我在實踐中發現的非常佔用時間，且過後我們很容易記不起來的事情。單獨列出來，經過幾周的統計之後，你就會發現這些事項的大概佔比是多少、你的專注力如何。
比如排版編輯，做公眾號的人都知道，寫完一篇文章後，其實找配圖、排版的時間並不少。我意識到這個問題後，就單獨列了個分類，通過一個長時段的記錄，發現這部分竟然能花掉這麼多時間，那說明做這個事情的專注力、方法有待提高和優化。
資訊資料，指的是我們刷知乎、刷知識星球、刷36氪、刷一些乾貨公眾號的時間。因為這些網站和平臺，戴著“乾貨”和“知識”的帽子，我們在刷這些平臺的時候是心安理得的，覺得自己是在學習，卻很少有意識地問這幾個問題：
1、刷完之後我獲得了、學到了什麼？
2、剛才在刷知識的過程中，我的專注力是百分百投入嗎？
3、今天刷了2小時，學到了xxxx，下次能效率再高點嗎？
純神遊，是指：你刷完一圈朋友圈、知識平臺、抖音快手、淘寶直播等平臺之後，猛一回神，完全記不起來自己剛才都看了什麼、學了什麼。。。。別告訴我你沒有這種時刻！
聊天和社交，我分成兩部分，是因為這兩部分在我的時間佔比中還挺高的。但是兩部分的專注狀態和帶給我的價值又不一樣，所以分開來記錄。聊天一般是指熟人（家人、朋友或同事）之間，聊家常、工作事宜等。
之所以說是聊天，是因為這類感情聯絡是必須要有的，但沒有給我帶來更多新的收穫。社交一般是指弱關係的聯繫，這類聯繫往往對雙方來說都是有一定期待和目的的，以諮詢和探討問題居多。
聊天和社交這兩種聯結方式都是很有價值的，只不過目的和對象不同，分開記錄能讓我更直觀地知道哪部分的佔比如何、何時需要調整。
3、設置完分類以後，剩下的就交給記錄。
重要的事情說三遍：記錄很容易，堅持記錄很難。記錄很容易，堅持記錄很難。記錄很容易，堅持記錄很難。
還是那句話：重要的是形成習慣，習慣一旦養成，就如同我們每天早上需要刷牙洗臉一樣自然，是不需要多想就會自然去做的條件反射。
我使用時間塊APP記錄精力狀態已經快一年了。不僅沒有覺得記錄是個很費時間的事情，反而是真的提高了做事情的專注力和效率。
其實，只要設置完了上面的分類。剩下的記錄就比較簡單了。
在顏色設置上，還有一個小技巧：我把專注、半專注狀態的顏色設置為飽和度比較高的綠色，其他分類的顏色設置為飽和度低的淺色，並且與綠色的反差對比較大。這樣在看一天內精力分佈的時候，只需要關注綠色的分佈即可，一目瞭然。
這個設置其實也是從目的和效果逆推的：我需要關注的是專注力分佈在何時、分佈的佔比如何，其他的事項都是干擾項或弱項，不需要過多關注。所以從顏色上區分，省時省力。
上圖的一天，從顏色塊上就能一眼看出，這一天的上午基本啥也沒幹，從下午3點以後，進入“非請勿擾”的專注狀態，一直持續到半夜。
而上圖這一天的精力分佈就比較“恐怖”了：一整天也就是專注了2個小時。其他時間要麼在無聊地刷網站，要麼是“想專注工作，也確實付出了不少時間，但狀態卻遲遲達不到最好，處於半專注+半神遊狀態”。
也就是說，這一天的精力黑洞還是挺多的。如果過完這樣的一天，我們往往對一天內的成果回顧是空白和失憶狀態。
半專注和半神遊狀態，是最具有欺騙性和迷惑性的，它讓你誤以為自己很努力、很專注，但實際上取得的收穫甚微。這兩種狀態需要絕對警惕。
看到這樣的一張分佈圖之後，皺眉之餘，還不是趕緊在心裡鞭策一下自己：明天還敢這樣嗎？哈哈！
其實，最好的分佈應該是綠色和藍色連續相間的。那代表：工作的時候就專注工作，放鬆的時候就徹底放鬆。
點擊右上角的圖標，可以把色塊上的一級-二級名稱都展開顯示，對各個狀態下的具體事項分佈更直觀。
4、定期回顧和統計，對效率和精力分配做出優化提升
統計功能還可以讓我看到一天、一週、季度、一年內的所有數據。還是比較實用的。
使用效果驗證：
說幾個我使用後的小改變吧：
1、刷泡網站是最大的時間黑洞和精力黑洞，現在我刷朋友圈、刷知乎等網站、刷新聞網站、看公眾號文章的時間在減少。另外，這些細碎的、容易形成黑洞的事項，我會集中在一天內的某個時段集中完成：比如晚上集中把朋友圈、資訊、有價值的公眾號等內容瀏覽完，遇到重要的信息隨手做記錄，防止閱後即忘。
2、每天的任務按優先級排序，最高優先級的任務最多設置兩項，並且在一天的上午時段完成。先完成最高優先級的事情，再去完成其他。
3、重點關注在無意識神遊的狀態下都做了什麼，從而減少神遊時間佔比。把神遊的時間勻給“專注”或“徹底放鬆”。
4、聊天和社交有時會佔用時間較多，且分佈很零散，經常打斷正在進行中的其他任務。現在對於郵件、微信消息，緊急且重要的我會第一時間回覆，不緊急的集中晚上30-60分鐘時間處理。
5、工作上減少了無效溝通和低效會議的佔比。
7、幾乎每做完一件重要的事，都會下意識地問一下自己：我獲得了什麼？屬於關鍵領域的關鍵事項嗎？單位時間內的效率如何？還能做得更快更好嗎？這幾個問題的追問，對於逆向推進行動的改變，非常有效。
03
最後的話
以上就是我在實踐中摸索出的一套時間精力管理方法，對我自己來說非常有效。
工具終究是服務於目的和效果的，我之所以會使用時間塊APP來管理精力，就是因為意識到了自己存在精力使用不合理的地方。如果有一天，我能高效自如地分配和使用精力、不必依賴於記錄時，就可以棄用這個工具了。
每個人都有自己的工作風格和學習特點，每個人在單位時間內的效率也不盡相同。重要的是找到一套適合自己的打法和系統，不斷實踐、不斷迭代。
記錄的力量是很強大的。記錄很簡單，堅持記錄很難。
作者：張慧plus ；本文在PMCAFF社區發佈，轉載請註明作者及出處。
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