文件管理越来越遭到企业的注重，但是企业在停止文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理艰难；查找迟缓，效率低下；文件版本管理紊乱；文件平安缺乏保证；文件无法有效协作共享；学问管理寸步难行等。所以文件管理系统逐步成为国内外业界研讨的热点。
随着信息化进程，信息资源的位置得到了越来越普遍的认同；电子文件，作为电子政务最重要的资源方式，它的价值得到了越来越充沛的肯定。
电子政务的开展非常疾速，运转其中的电子文件比重日益上升，文件管理工作的重要性也逐渐彰显。
构建标准统一的文件管理系统 ，保管、维护电子政府活动的证据 ，是增强文件管理的重要途径之一。
你真的知道什么是文件管理？
文件管理系统作为一个统一的信息管理机制，应具有下述功用：
① 集中存储，统一的文档共享；大数据时期银行监控的集中存储是在网点监控分中心的根底上，在总行设立统一的监控中心停止集中存储 ，从而俭省人手，树立网点-支行-总行间的应急快速反响体系。
② 权限管理，可针对用户、部门及岗位停止细粒度的权限控制，控制用户的管理、阅读、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作；
③全文索引，能够索引Office、PDF等文件内容，快速从海量材料中精准查找所需文件:
④ 文档审计，描绘了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，经过审计跟踪您能够全局控制系统内部一切文件的操作状况；
⑤ 版本管理，文档关联多版本，防止错误版本的运用，同时支持历史版本的查看、回退与下载；
⑥ 自动编号，可自在组合设计编号规则；
⑦ 锁定维护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修正。当文档需求修正或删除时，能够解锁，保证文档的正常操作；
⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发契合设定的条件，系统则自动执行规则的操作；
⑨存储加密，文件采用加密存储，避免文件扩散，全面保证企业级数据的平安性和牢靠性；
⑩ 数据备份，支持数据库备份和完好数据备份双重维护，全面保证系统内部数据平安性。用户可自行设定备份时间及位置，抵达指定时辰，系统自动执行备份操作；
⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时音讯通知。系统支持依据时间对借出的文档自动停止收回处置；
⑫ 审批流程，可自定义审批流程，完成流程固化，处理企业内部流程审批紊乱的问题；
⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档运用状况和文档的存储状况。
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