解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

一些闲言碎语

本文所使用的案例,已经征求了原文件持有者的许可。提及排序,可以更多的人会想到Excel,但今天我们来讲一下Word中的排序。Word中也有一个排序功能,而这个功能一直以来被人们所忽略。其实它的功能也是比较强大的,只是Word主要用来处理文字,而非数据,一般很少有人会用到它。

排序要求

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

原件内容

文件内容如上图所示。整个文件都是图示的选择题,原件的持有者要求:将文件中每个选择题按照字母顺序进行分类,将选择题(题目,选项和正确答案作为一个整体)分为A开头的、B开头的……Z开头的。

效果图

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

A开头

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

B开头

初次尝试

我们先来试一下,既然是要排序,那么就去找排序按钮。如下图红色边框所示:

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

排序按钮

首先选中这些要排序的内容,单击排序按钮

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

选中要排序的内容,单击排序按钮进行排序

来看一下排序的效果

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排序出错,未完全按照字母顺序

在上图中,可以发现这样直接排序,题目并没有达到我们想要的效果,并没有完全按照字母顺序进行排序。再看下边这张图,正确答案和题目也分离了。这样看起来似乎很糟糕!

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答案和题目分离

动态演示图

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

排序动态演示图

看来直接排序不行

再次尝试

为什么会出现上述的问题呢?我们再来看一下排序对话框的选项

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排序文字对话框

排序是依据关键字进行排序的,我们选择的主要关键字是段落,而原文每一行都是一个段落,无论是题目,还是选项,还是答案。

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题目分析

如上图所示,每一个红色方框中的内容都是一个完整的段落,而我们选择的又是以段落进行排序,这样一来,不但是每道题目进行了排序,每道题的题目段落、选项段落、答案段落也进行了排序,所以才得不到我们想要的效果。

我们先来分析一下文章结构,找一下规律:

整篇文章都是一个题目段落、一个选项段落、一个答案段落的结构,如果我们能用一种方法将每道题的题目段落、选项段落、答案段落变成一个整体的段落,让它们成为一道题的内部组成元素,再按照段落对每一个新形成的“整个题目段落”进行外部排序,即:第一道题(内部有题目段落、选项段落、答案段落)和另一道进行排序,这样似乎可行。

想到一种办法:将题目段落、选项段落的段落标记替换为换行标记,而答案段落仍保留段落标记,这样从理论上来说,前两者只进行了换行,而没有重新分段,它们三者仍然是一个段落。我们再来试一下:

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

先将题目段落、选项段落的段落标记替换为换行符

看一下效果:

解析Word——案例篇之「选择题题目排序(上)」

效果图

效果如上图所示,好像没有什么变化是吗?再往下翻几页

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A开头的段落

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B开头的段落

原来是最开始的少部分题目并不是汉字开头的,而是以数字、符号开头的,这些没有进行排序。而下文的其他以文字开头的段落都进行了排序。这些极少量的题目,没有被排序,因为作者并没有其他要求,我们可以将这些题目放到一个单独的位置,作为杂项。剩下的工作就是在在每个字母重新开始的地方,标记一下字母ABCDEF就可以了。

之后我们还可以做一个索引或目录,方便查找:

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目录

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以C开头的

好了,今天的内容至此就结束了。这只是排序的一种方法,替换换行符那点,我没有展示具体的通配符,可能有人不会操作。没有关系,还有一种比本文介绍的方法更简单的方法,我放到以后再讲。

这是我的第一篇真实案例篇的文章,大家有何棘手的案例都可以给我留言,我可以帮助大家想方法的。


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