這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到

在Office三大組件中,Word一直不被重視,以為它簡單很容易學,但事實上很多人並沒有充分掌握其核心用法,以至於自己的工作效率一直不高。

使用Word,老司機和新手最明顯的區別就是效率和規範性(以後再講),可以說老司機輕車熟路一小時完成的工作量,有人搞到加班加點、腰痠背痛做不完。

今天大家整理的Word技巧,就是讓你從新手向“老司機”邁進的技巧,工作中十分常用,建議收藏。

▼快速且隨意地選中文字

(重點是“隨意”)

鼠標放在左側頁邊距處

①單擊可以選中鼠標點擊位置的整行文字

②雙擊可以選中整段文字

③按住Ctrl鍵再點文字,可以選中不連續的多個文字。

④按住Alt鍵再點選文字,可以不受行的限制選中矩形區域內的文字。


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


▼ 連續使用格式刷

看過我Excel教程的應該知道,格式刷可以雙擊鎖定,然後連續刷格式。

Word中,這個功能仍然有效。

雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標記住,可以連續對多段文字內容進行設置格式。


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▼ 快速輸入大寫數字

經常要輸入一些大寫的金額數字,用輸入法輸入太慢,怎麼辦?

老司機又發現了快速輸入的密碼。


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


此方法有侷限性,如果發現了,可以在文末留言,我會給你點讚的。

▼ 快速合併文檔

老闆扔給你一個任務,要求你下班前將所有人的資料整合到一個文件中。

新手的做法是……

打開一個文件,複製粘貼到一個文檔中,再打開一個文件,複製粘貼……

我們看一下老司機怎麼做?


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


▼ 快速鎖定修改痕跡(修訂模式)

這是使用修訂模式,通常是老司機的使用技巧,下面還有一個任性模式,那是新手修改之後,老司機救火的方法。

有人修改了你的文檔,你卻不知道他到底改了你文檔的哪個地方?

如果改了你的合同條款怎麼辦?

修改文檔前,點擊【審閱】→【修訂】,記錄每一步修訂。


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


在【修訂】選項中,點擊【審閱窗格】,可以看到其他人的修改,共多少處修改,修訂操作人有哪些,修訂細節以及修訂時間。

▼ 快速找出修改痕跡(任性模式)

當然,新手多數是不知道有修訂功能的,往往他們會任性地修改。

這種情況,又要如何核對哪裡做了修改呢?

在【審閱】中,點擊【比較】,按提示在比較文檔窗口中選擇原文檔、修訂文檔。


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▼ 快速設置段落縮進

段落縮進,你是不是隻會用空格……

別再使用空格了,好麼?

▼ 快速調整頁邊距

同樣是標尺的妙用


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▼ 讓表格每頁都自動生成表頭

在Word裡使用表格的體驗真的不是很好。

說這話不是為了吐槽,而是為了優化。

如果Word裡面要插入的表格有點長,表格進行了分頁,第二頁是不會有表頭的,這樣的表格看上去很不專業。

如何設置分頁表頭呢?

➤方法:選中表頭——表格工具——佈局——數據裡面的重複標題行點一下,就可以啦,如果想要取消,再選中第一個表頭然後再點一下重複標題行就好了。


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


▼ 利用標題式樣自動生成目錄

如果是手動輸入目錄,如果有任何修改,導致了頁碼變更,那每次的工作量……

別說話,用心去感受。

這個技巧涉及到式樣,這是word中最考驗技術的,這次先帶大家瞭解概要。

設置好了標題樣式,自動生成目錄就會非常方便,點擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄,就可以生成了。


這10 個提高效率的實用Word技巧你一定用的到


➤如果內容調整了,需要更新目錄,只需要點擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。


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