办公用品管理规定
一、目的：加强办公用品的管理，充分发挥使用效能，控制并降低办公费用，特制定本规定
二、办公用品的类别
办公用品分为专控物品（固定资产类）和一般办公用品（低值易耗类）两种。
1、专控物品指价值较大且应用的随机性较大，仅限于一定部门和人员使用的物品：
⑴常规使用物品，如：台式电脑、手提电脑、打印机、复印机、传真机、计算器、名片、介绍信、帐簿、各类工具、摄影（像）机等。
⑵非常规使用物品，如：录音（像）带、胶卷、签名薄、特殊用笔、各种礼品等。
2、一般办公用品指低值易消耗品，是指一次性消耗、不能重复使用、价值较低的物品，如铅笔、水笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、橡皮、笔记本、复写纸、涂改液、标签、信纸、夹子、钉书针等。
三、办公用品的申请和采购：
1、凡涉及办公用品的申购，各部门先填写《办公用品申购单》，交由行政部统一办理。
2、行政部在接到《办公用品申购单》后，按公司规定交由采购人员采购。
3、采购人员必须将所采购的办公用品交由行政部办理登记入库手续，并由行政部统一保管。
四、办公用品的领用和发放：
1、行政部应对购回的办公用品指定专人如实登记造册，准确记录办公用品出入情况。
2、行政部负责对
物品领用分为个人领用与部门领用两种。个人领用系个人使用保管物品；部门领用系本部门共同使用物品。各部门领用办公室用品时需填写《办公用品申领单》，如为个人领用，注明每件物品使用人，如属部门领用，需指定专人保管、使用，注明物品专管人。
新进人员到职时由所在部门提出《办公用品申领单》，向总裁办或办公室请领办公用品。人员离职时，应将剩余办公用品及列管物品一并缴交总裁办或办公室。
办公用品每月第一、第三周统一发放；专控物品每年核对一次，对于不能使用的原则上要以旧换新。
五、办公用品的保存和使用：
1、各部门、各公司对所领的办公用品要及时造册，经常清点。
2、全体员工应合理使用、妥善保管、及时维护个人使用的各种办公用品。
3、办公用品丢失，由个人自行解决，不予补发。其它耐用品、贵重物品的丢失、损坏、应如实上报集团总裁办或各公司办公室，经审核后，视情节轻重处以原值（购买价）30~90%的赔偿。
4、严禁将公司办公用品取回家私用。一经发现，按物品市值的3倍处罚。
5、对物品中各种办公设备、器械的使用，各公司/部门办公室应尽量指定专人操作使用。
6、各部门之间的办公器械、设备应尽量相互借用，如无必要，不得随意请购。已领之办公器械在未消帐之前，不得再行申购新品。
7、员工内部调动，须将原岗位配置的专控和办公用品办理移交手续。
8、员工调离公司，所领用的办公用品、专控物品须经本部门及办公室或集团总裁办清点无误后，方可办理手续。如有丢失、损坏须按有关规定赔偿。
六、本管理规定适用于集团各职能部门，各公司可参照本管理规定自行制定其相应管理制度。本管理规定与以前此类规定或各公司规定原则上不相符之处以本规定为准。
七、本管理规定解释权归集团总裁办所有，自签发之日起生效。
附 件：
1、办公用品申领单
附件1：
办公用品申领单（范本）
部门：年 月 日
序号
品名
规格
类
别
单价
数量
领用情况
（总裁办）经办人： 部门经理： 请领人：
（注：领用情况栏中如属个人领用，填写领用人姓名，如属部门领用，填写专管员姓名。）
第二节 办公用品领用规定
为规范办公用品领用程序，节约成本，避免浪费，现对统一领用办公用品规定如下：
1、物料仓库统一管理办公用品的存放及发放事项；
2、物料仓库发放办公用品时，必须严格把关，按定量及“以旧换新”原则进行发放；
3、办公用品物料仓库每周发放一次,原则上每周四发放；
4、各部门必须健全办公用品发放台帐，每月须汇总形成报表上报总裁办，如台帐未做或不详细而造成审批滞后，影响办公用品领用，将对各部门负责人进行罚分处理；
5、分店办公室必须督导各部门建立办公用品领用台帐，集团总裁办及饮业公司总经办将不定期抽查；
6、分店各部门办公用品领用台帐每月统一交于所属分店办公室，由办公室统一交于总经办；
7、集团各部门每月办公用品领用台帐于次月10日之前交于集团总裁办，饮业公司各部门由总经办统一收集，于次月10月之前交于集团总裁办；
8、各部门必须凭已审核的《领料单》前往物料仓库办理领用手续。仓库对分店必须加开《调拨单》，保安部凭《调拨单》放行。领用人员必须将《调拨单》及时交与分店财务室。
9、办公用品《领料单》审核程序如下：
注：（1）分店前厅、厨部、工程部、财务室、仓库办公用品由分店办公室每周汇总统一开单领用一次，在领用时须附有《领料单》及办公用品领用台帐，经总经办、总裁办审核签字后，方可前往物料仓库领用；
（2）集团各部门（详细见第9条）填写《领料单》并附部门办公用品领用台帐，经总裁办审核签字后，方可前往物料仓库领用；
10、各部门所领用办公用品，必须按实际需要填写《领料单》领用，各审核部门须严格把关：
（1）各部门必须建立台帐，领用时需附台帐一并审批，审批人需在台帐上签字。
（2）仓库每月提交一份各部门、饮业公司各门店领用台帐报表。
（3）饮业公司总经办负责落实各门店各部门的领用台帐（使用部门需确认）。
11、“以旧换新”办公用品暂定如下：考勤卡、工号牌、墨盒、水笔芯、水笔套、卷笔刀、订书机、色带、涂改液、废纸娄、墨水。如以后需增加另行通知；
12、用于营业用例牌纸每月只能领用两次，每次领用时须有迎宾部出具喜宴统计表并签字，按实际需用量进行领用，物料仓库必须认真审对上次领用量及实际用量；普通红纸每月限领十张，特殊情况可适量调配；
13、考勤卡、工号牌统一由人力资源部进行管理调配，申购时必须附统计表；
14、如在实际操作过程中，出现确因工作需要而临时增加的低值易耗品，各部门可调剂使用，如无法调剂须附说明材料报请总裁办、仓库主管同意后，方可至物料仓库领取，如单价数额较大或有使用年限的办公用品，必须按公司相关流程报领导审批后，方可至物料仓库领取；
15、所有办公用品每半年核对一次定量及品名，核定时间定于每年3月和9月，具体时间以当年通知为准；
16、如以前有相关规定与本规定相抵触，以本规定为准；
17、本规定下发之日起执行。
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