Office中的Word和PowerPoint 都有“審閱”功能，方便我們對文檔進行各種修改批註，但是很多人只知道審閱的基本用法，一些獨特實用的審閱功能則被忽略了。比如某一文檔被反覆修改多次，以至於到最後搞不清到底改了哪些細節，這時該怎麼辦？再比如跨語言跨區域的人審批文檔，如何打通不同語言關？這些我們都可以通過審閱功能來解決（本文以Office 2013為例）。
一鍵定位文檔的修改
有些重要的文檔，比如簽訂的合同，可能會被多個人做過多次的審閱批改，以至於到最後自己都弄不清到底哪些地方被改過了，這時審閱的對比功能就派上用場了。
首先將審閱前後的文檔分別保存，比如一個存為“審閱前”一個存為“審閱後”。然後在Word中，切換到“審閱”選項卡，點擊工具欄上的“比較”，從下拉菜單中選擇“比較”打開對話框。點擊“原文檔”右側下拉按鈕，可以直接選擇最近編輯的文檔，也可以點擊其後的文件夾圖標，瀏覽選擇其他文檔。同樣方法選擇修訂後的文檔。點擊左下方“更多”按鈕（點擊後將變成“更少”）展開對話框，還可以設置各種不同的比較選項。注意，這一功能不只能比較文字的修改，對於格式設置、頁眉頁腳等的變化，同樣也能檢測出來（圖1）。
設置完畢，點擊“確定”返回，這時將同時出現三個文檔，右側分別為原文檔及修訂的文檔，中間則是比較文檔，它通過紅色粗線顯示修改的大致位置。左側則顯示具體的修改內容，雙擊某一項，則可以精確定位到文檔中修改的位置點。這樣一來，對他人所做的任何修改，你都可以做到一目瞭然了（圖2）。
給審閱批註的文字加大號
默認設置下，Word批註的字體要比正文小一號，對於視力不好的人來說，看起來比較費力。通過幾步設置，我們可以統一調整批註字體的大小。
首先切換到“開始”選項卡，點擊工具欄“樣式”右下角的小箭頭展開樣式列表，在列表中選中“批註文字”項。如果列表中沒有此項，可先點擊列表下方的“選項”，在打開的對話框中，選擇顯示“所有樣式”（圖3）。確定後返回樣式列表，就可以找到“批註文字”項了，點擊其右側下拉箭頭，從彈出菜單中選擇“修改”，再在打開的對話框中為批註樣式設置大一號的字體就可以啦（圖4）。
審閱打通語言關
如果審閱批註文檔的人來自不同的地方，他們可能會使用不同的語言，如簡體漢字、繁體漢字、英文等，這時有可能會造成閱讀障礙（圖5）。好在Word審閱提供了翻譯轉換工具，可以助我們打同語言關。
如果批註是外語，選中之後，點擊工具欄上的“翻譯”按鈕，選擇“翻譯所選文字”（圖6），即可在右側打開信息窗格，給出翻譯信息了。在這個窗格中，可以為幾十種不同的語言進行互譯（圖7）。
簡繁互轉相對來說就更簡單，切換到“審閱”選項卡後，選中要轉換的批註文字，然後點擊工具欄上的“繁轉簡”或“簡轉繁”，即可秒轉換。這一技巧，有時可用於PPT的美化中，製作PPT的過程中使用簡體編輯文字非常方便，等編輯完成，為了美觀，有時可以將簡體轉換成繁體。按Ctrl鍵不放，全選PPT中的文字（圖8），再切換到“審閱”選項卡中，點擊“簡轉繁”即可得到不一樣美觀的幻燈片了（圖9）。
去掉煩人的審閱波浪線
Office有一項智能技術，對疑似錯誤的文字會用波浪線標示出來，紅色波浪線表示錯誤，藍色波浪線表示不是很正確。不過Office經常“自作聰明”，比如在Word中打開《紅樓夢》，會看到滿篇的紅藍波浪線，非常煩人。雖然可以一一右擊，選擇“忽略一次”，但下次打開文檔它們還會出現。
這裡有一個一勞永逸的方法解決它。在Word中（如無特殊說明，所有方法在PowerPoint中也通用），點擊切換到“審閱”選項卡中，再點擊工具欄中的“語言”，從下拉菜單中選擇“設置校對語言”，在打開的對話框中，勾選“不檢查拼寫或語法”，點擊“設為默認值”，並在彈出的提示框中點擊“是”確認即可（圖10）。現在回到文檔中，所有的波浪線都沒有了，清爽多了吧。當需要恢復的時候，同上操作，進行反向選擇即可。
閱讀更多 在山頭看日落 的文章
