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時間碎片化了，你能把自己也碎片化嗎？
——羅振宇《時間的朋友》2018年跨年演講
01
我，曾經的高效能人士，碎片化時代卻要天天加班
餘工是公司的資深工程師，他是最早一批追隨老闆的核心員工，也是一位不折不扣的高效能技術大牛：曾經有位大客戶要在一週內上線測試版軟件，餘工迅速帶領團隊連夜開發，並最終順利交付，以“快魚（餘）”的綽號，聞名業內。
最近幾年，他卻經常頻頻加班到深夜，成了標準的“996”、“007”。讓他苦惱的並非是工作難度大、或工作任務多，而是被“碎片化時間”弄得苦不堪言。
讓他苦惱的第一大效率殺手就是微信群。以前，主要以郵件溝通工作，每天固定2-3次查收郵件，而微信群是實時溝通，需要隨時查看。
他的很多開發工作都需要集中大塊時間，集中精力完成，但現實卻是：白天要開會、有同事隨時會打擾、解答客戶的緊急問題、經常有微信通知，8小時工作時間無法深度工作，只有下班後，才能有完整時間完成最重要的開發工作。
很多像餘工一樣的職場人都十分痛恨“碎片化時間”，手機把時間切得稀零八碎，我們也已經進入碎片化時代。人人都希望提升工作效率，但如果不能高效利用碎片化時間，再多的時間管理方法論都不能解決根本問題。
這篇我們來聊一下【職場中如何將碎片化時間最大化的發揮效用，榨乾每一分鐘的價值，提高職場競爭力】
02
人類的大腦為什麼不喜歡“碎片化”？
先來看看什麼是“碎片化時間”？
碎片化時間指的是受眾因需求多元化以後生活工作呈現出的零碎時間段。
碎片時間可以被簡單理解為沒有安排任何工作，未被計劃的時間。因為零散、無規律，所以被叫做碎片時間。
碎片時間就像裁縫手中的“邊角料”，也像散落在家裡各個角落的硬幣。這些碎片時間是被不同任務和干擾切割成“小顆粒”，無法滿足大多數工作的需要。
可是，我們又無法抗拒碎片化時代的到來，科技的進步總是領先人類認知適應環境的速度。不過，人類的大腦非常不喜歡碎片化。
- 大腦記不住
著名的麥肯錫諮詢顧問芭芭拉·明託在《金字塔原理》裡提到：
人類很早以前就認識到，大腦會自動將發現的所有事物以某種秩序組織起來。大腦喜歡有結構、有條理的東西，不喜歡毫無規律的片段。
所以，書籍有目錄，信息有索引，表達有結構。大腦對碎片化知識、信息和時間天然牴觸，所以人類很難靠直覺的能力將碎片化時間產出效能。
- 大腦無法快速在碎片狀態下完成切換
一份權威報告《被打斷的程序員》對86位程序員的10000份編程情境進行了研究。
在代碼編輯工作被打斷後，程序員需要10到15分鐘來重新開始。
程序員可能每天只有2小時的連續時間未被打斷
被打斷後，程序員只有10%的概率會在一分鐘內繼續工作
這也解釋了為什麼人們討厭被別人打斷，《為什麼打斷15分鐘的代價是1小時？》裡用兩幅清晰的圖示，回答了大腦對於碎片化任務切換的成本有多高。
雖然大腦無法憑藉直覺高效使用碎片化時間，我們卻必須學會和“碎片化”相處的技能，接下來，我將運用小學的四則運算法則——加、減、乘、除，幫助大家高效利用碎片化時間，變廢為寶，產出10倍價值。
03
那麼，如何才能高效利用“碎片化”時間呢？
加法：增加碎片時間價值，定製化屬於你的“碎片清單”
1、主動記錄，“收集”碎片時間
生活中，常常會遇到很多"碎片時間"：
排隊結賬：3分鐘
等一班地鐵：6分鐘
客戶約會遲到：15分鐘
上班路上堵車：30分鐘
飛機晚點：50分鐘
……
這些碎片時間，經常被人們忽視。有人覺得碎片化時間太短暫，根本來不及做事。有人認為碎片時間多處在非工作環境或突發情況下，不適合集中精力，進行工作。
一旦覺得無事可做，就會拿出手機，翻翻朋友圈，刷刷抖音和微博，打發下時間。
會理財的人都知道攢錢要"積少成多"，"零存整取"，但是時間不能像金錢一樣被儲存起來，不管做不做事，時間總是"一去不復返"。所以，碎片化時間一定要高效的"花掉"，讓它們隨時產生出價值。
記錄下“沒有產出”的碎片時間，這是第一步。
2、快速進入工作狀態，榨乾每一分鐘的價值
我曾問過一位同事，“碎片化時間難以被利用的原因是什麼？”他說，不是不知道碎片時間寶貴，也不是沒有察覺它們在流逝，而是無法這麼短時間裡快速進入狀態。
這個回答道出了很多人面對碎片時間無計可施的原因。
《零秒思考》提供了一種”一分鐘思考法”，特別適合榨乾碎片化時間的方法。
用一張A4紙，在一分鐘內迅速寫下關於這個主題的全部思考。我曾經在碎片時間零秒思考法，在開會中，領導出去接電話的一分鐘內，快速寫下發言提綱的3-5個要點，做出精彩演講。
與其在碎片化時間發呆，不如快速用零秒思考法進入工作狀態，榨乾每一分鐘的價值。除了思考，一分鐘還能做什麼？
1分鐘可以跑400米；可以跳繩120下；做20多個仰臥起坐；寫12個英文單詞；速讀一篇約500字的文章；說350字的一段話；瀏覽一份40多版的日報，看5-10個精彩的廣告短片……
每一天就是由60*24=1440分鐘組成的，利用好每一分鐘的碎片時間，是碎片化時代必備的技能。
3、定製一張“碎片清單”，系統性提升碎片時間的價值
碎片清單究竟長什麼樣？
下圖展示了一張三列的碎片清單：分別是碎片時間、情景和時間安排。
碎片清單有哪些好處？
- 不再無事可做
遇到無事可做時，第一時間拿出“碎片清單”，選擇適合當下情景可以做的工作，立刻行動，而不是刷手機，給碎片時間賦能。
- 計劃有變時，快速切換備選工作“Plan B”
人常說：計劃趕不上變化。像我經常拜訪客戶，但客戶有時會臨時改變計劃，我會在原定時間裡迅速切換到"Plan B"：做市場調研信息整理工作。這樣，時間沒被"外界變化"牽著鼻子走，依然被高效利用。
- 培養對時間的感知，提高工作效率
碎片時間清單能幫助你瞭解不同時間顆粒度的時間能做什麼，培養對時間的感知度，提升效率。比如，等地鐵的3分鐘，可以給父母發去一個微信問候，還可以查收1-2封郵件。
04
減法：減少不必要的“時間損耗”，聚焦核心任務
人們常會發出“時間都去哪兒了？”的感嘆。時間在不經意間流逝，或浪費在不重要不緊急的事情上，或人為被切割成碎片無法高效利用，都加速了時間損耗。生命的過程，就是時間消耗的過程。生命有限，把寶貴的時間聚焦在重要的事情上。
做好這兩步，可以有效減少時間損耗：
1、減少不同任務之間的“切換”
① 創造大塊時間，留給思考決策型工作
華與華的創始人華杉，堅持早上5點起床寫書，幾年下來，他已經寫了10餘本，他的時間管理經驗就是“時間要大塊大塊的使用”。
作為企業家，他白天要拜訪客戶，又要管理公司，還要出席會議，沒有大塊時間留給寫書。他就主動創造了早起的2小時，每天堅持，雷打不動。
這就是主動創造大塊時間。除了早上，還有很多人會用晚上的時間做日課，堅持自我提升和學習。大塊時間特別適合思考、學習和寫作。
著名的管理學大師彼得德魯克在《卓有成效的管理者》一書中寫道：
寫一份報告大概得花6~8小時才能完成初稿，如果每次花15分鐘，每天兩次，一共花上兩星期，雖然總時間也達到7小時，恐怕結果還是一張白卷。
凡是有效的管理者都知道，他們如果想在人事方面做出最佳的決策，總得花費幾個小時進行不間斷的考慮。
思考和決策常常需要整段時間，創造大塊時間就顯得非常重要。
②“番茄鍾記錄法”清空大腦思路，避免內部中斷
除了創造大塊時間，還可以拒絕無效切換。
開會時，突然想起郵件還沒回復，購物車裡的東西還沒付款。這種情況非常多見，雖然我們正在工作，但思維卻異常活躍。這時，建議大家應用《番茄鍾工作法圖解》裡介紹的一個方法。
內部中斷時要採取的策略：首先接受它，然後記錄它，然後立即繼續你手頭的工作，避免真的被打斷。建議工作時，在旁邊放上一張A4紙和一支鉛筆，當頭腦中有任何的待辦事項，立即記錄，然後繼續完成自己的工作。隨時清空大腦，投入到當下的工作中。
③ “標籤法”應對外部打擾，降低任務切換的時間耗損
不過，這種“干擾”不僅來自“內部”，很多時候還來自“外部”：
職場裡這樣的情境經常發生：你正在寫策劃案，手機響了，一看是客戶來電，也不好不接，處理完客戶問題，再來寫策劃案，發現剛才工作被打斷了，想了好半天才找到思路。
好不容易進入狀態，老闆又過來給你佈置了一個下週的工作任務，簡單記錄後，再看策劃案還沒寫幾句話，已經過去了一個多小時。
這種就是來自外部干擾，導致你的大塊時間被“切碎”。對於客戶電話，如果預估不是緊急情況，可以過一會兒再撥過去；而對於一些不得不停下來緊急情況，可以用2-3秒快速記錄下：
a. 手邊工作進行到哪兒了
b. 下面該做什麼了
簡單寫下“關鍵詞”，類似插入“標籤”，便於事後快速回憶工作進展，重新進入狀態。
2、聚焦核心任務，減少不必要的工作
減少任務切換的另一個思路就是減少任務數量。兩項任務需要一次切換，如果有10項任務就需要9次切換，把時間“切碎”。更可怕的是，這些任務裡很多是“不重要不緊急”的任務大量佔據著寶貴時間。
《高效能人士的七個習慣》裡闡述了第四代時間管理方法：時間管理矩陣。將任務按照重要、緊急兩個維度分為四個象限。第四象限裡的任務就是不產出實際效果的時間，很多都是以碎片化時間被消耗。
著名的時間管理專家紀元老師在《哪有沒時間這回事》這本書裡提到“任務六問”：把一項任務即將放入待辦清單裡的問題前，問自己六個問題：
1. 可以不做嗎？
2. 可以以後做嗎？
3. 可以找人幫忙嗎？
4. 可以現在立刻做嗎？
5. 有明確的時間點嗎？
6. 接下來我能做些什麼？
這個清單提供了一個思路：任務不是做的越多越好，而是聚焦在重要核心任務上。做一項任務前要進行六次“盤問”，篩選出最重要的的工作。
我總結了三類需要刪減的事情：
- NO：不做
不重要的工作儘量不做。重要的標準是對長期或短期有益。比如，參加沒有意義的社交活動、打法時間的低效休閒活動：打牌；煲電話粥
- AFTER：以後做
這裡的以後可能是幾周、幾個月甚至幾年後，為避免近期讓自己操心，可以暫時把它“壓箱底”。避免當前時間被不緊急的未來事件碎片化，更有利於專注當下。
- OTHERS：找人做
外包是一種高效思維，可以找具體的人協助，也可以委派給別人做，求助專業人士。
常問自己一個問題“可以不做嗎？”，將大塊時間留給最重要的任務。
05
乘法：“並聯法則"，體驗“多線程工作”，效率翻倍
中學物理課上，我們學過電路的兩種連接方式：串聯和並聯。
串聯是必須先做A再做B，比如先洗手後吃飯：這兩件事不能同時做，也不能顛倒順序，是一個典型的“串聯事件”。
提到“並聯法”前，先來看一個經典案例，華羅庚先生的“燒水模型”，解釋工作中的通過並聯法，實現高效統籌。
甲：洗好開水壺，灌上涼水，放在火上，在等待水開的時候，洗茶壺，洗茶杯，拿茶葉，等水開了泡茶喝。
乙：先做好一些準備工作，洗開水壺，洗壺杯，拿茶葉，一切就緒灌水，燒水，坐等水開了，泡茶喝。
丙：洗淨開水壺灌上涼水放在火上，坐等水開，開了之後急急忙忙找茶葉，洗壺杯，泡茶喝。
這三個人的處理方法當然是甲更加高效利用時間，因為他把時間並行起來，減少了碎片化的等待時間。
李笑來在《把時間當做朋友》裡寫道：
提高效率指的是原本只能串行完成的兩個任務，現在可以並行完成。
並聯法則在應對碎片化時間的管理上非常有效，這非常像電腦的多核處理器，原本需要一個一個完成的任務，被分配給了多個處理器同時完成，實現“多線程”工作。
然而“一心不能二用”，總不能一遍寫文章，一遍思考數學題吧。如何找到合適“並聯”的工作呢？
這裡教給大家一個“並聯法則”，選擇和搭配不同類型的任務：機械性任務+非機械性任務的並聯。
什麼是機械性任務？不需要思考，也不需要集中過多注意力完成的事情，偏體力型任務：如跑步、通勤等車、做家務。
而非機械任務則需要佔用大腦，集中思考，偏腦力型任務，如聽課、看書、思考、看電影等。
比如一邊跑步，一邊聽聽課；一邊等車，一邊看書；一邊看電影，一邊做家務。這兩類事情的混搭組合，常常能省下不少時間，實現效率翻倍。
06
除法：掌握“樂高工作法”，主動拆分流程，完美適配碎片化時間
1、把任務拆成“零部件”，把碎片化時間放在“流水線”上
自媒體知識大V秋葉大叔堅持日更公眾號，有人問他是怎麼做到在繁忙的教學工作之餘，帶領團隊做知識創業，還能堅持寫作？
他的秘密就是“碎片化寫作”：1小時寫出好日更的秘密就是把一篇文章拆成多個“零部件”：
一篇完整文章=
1分鐘靈感+5分鐘構思+5分鐘提綱+5分鐘素材+……3分鐘素材+0.5小時高效寫作+5分鐘排版+5分鐘配圖+1分鐘推送+1分鐘回覆評論
這個拆分流程的過程，非常像流水線工作：主動將工作切割成幾個可以串行的單一工作部分，分給不同的人，或放在不同的時間段內去完成。
通過主動拆分做“除法”，把一個大任務主動切分成不同的模塊，去匹配不同長度的碎片化時間。
2、樂高工作法：用碎片化時間“拼裝”出系統性成果
碎片化時間管理的意義在於能否利用碎片化時間完成系統性工作。
就像樂高的積木塊一樣，雖然它們都是一個又一個“零件”，但是這些零件通過鏈接和咬合的機制，可以拼搭出一個個不同的作品。這對碎片化時間的使用非常有啟發意義。
我有一位朋友，每天上下班通勤2小時，她堅持在地鐵上用kindle閱讀器讀書。當別人用手機刷屏消遣時，她一年讀完了150本書，成為分“拆書幫”的分舵負責人，並在知名讀書平臺邀請，付費給她，請她輸出拆書稿。
這個碎片化時間的利用，卻完成了一項系統性工作，不僅為養成了讀書習慣，積累了大量知識，還為自己開發出一個新身份，創造出一項副業。
九層之臺，起於累土。有了明確的目標，就能用好碎片化時間的“一磚一瓦”，壘出一座宮殿。通過有效的拆分任務，碎片化時間也能完成系統性工作。
結語
在碎片化時代，學會碎片化工作，將成為現代職場人必修的一門課。
- 通過“加法”增加碎片時間的價值，定製屬於你的碎片時間清單。
- “減法”要求保證時間被大塊的使用，減少不必要的切換時間。
- 通過“乘法”並聯任務，多線程提高效率。
- “除法”，通過“樂高工作法”，先主動拆分任務，再將“拼裝”出系統性成果，將碎片時間價值最大化。
學會加減乘除4步法，能有效幫你將碎片化時間價值最大化10倍提升工作時間效能。
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