並非所有人都對團隊會議的重視程度相同。
有些人使用會議或團隊會議活動來更好地溝通和澄清誤會。其他人可能只是將它們視為更新團隊或客戶項目狀態的方法。
但是，後者並沒有真正專注於底線：有效地完成工作。
現在唯一的大問題是，並非所有的項目經理和團隊都有能力充分利用團隊會議。
或更確切地說，他們不知道如何組織真正有意義的活動。
那他們怎麼辦？
他們堅持每日或每週的站立會議以及關於其他未來會議的那些非常常見的會議。
但是請記住以下幾點：
團隊會議應該是在項目截止日期，預算和質量標準內完成工作。
這意味著沒有懈怠，例如詢問同事的下一次旅行，沒有遲到的開始，在某人發表意見後沒有“ cri”，沒有領導者負責整個討論，也沒有其他時間偷竊。
不僅是您的生產力受到了影響。
僅在無目的團隊會議上，公司每年就浪費高達370億美元。順便說一句，這僅適用於美國。會議的成本不只是金錢。非生產性會議會降低工作滿意度，並導致更多人辭職。說真的 只需查看有關參與對會議和員工敬業度的影響的研究。
如果您已經陷入困境，或者只是想提高會議效率，請查看以下可行的技巧來召開有效的團隊會議：
預先定義所有會議
要證明會議在公司中的作用，請定義何時舉行會議，持續多長時間以及需要解決的緊急問題是什麼。
您可以聲明僅在有目的的情況下才應召集會議。
這樣可以確保您不再因為只是按計劃安排的日常會議而該召集團隊，即使您實際上沒有什麼要討論的。
注意
如果您使用的是協作或項目管理工具，則可以避免參加某些會議。這是因為可以在此類應用程序中討論大多數與項目相關的問題和查詢。
或者，您可能想消除常規的站立團隊會議，而堅持辯論需要立即反饋的問題。
只需使用Tita 項目管理系統來代替Scrum會議的“昨天我做了什麼”和“今天我要做什麼”部分。然後，開會討論如何解決項目問題。
而已。每天的團隊會議減少到平時的一半。
讓每個人都積極參與討論
許多問題僅因未討論而無法解決。如果不讓團隊成員撫養他們，您還將如何找到問題？
為了使每個人都參與其中，請平均分配您的問題，並讓整個團隊來回答。這樣可以保證所有員工至少可以說幾遍。更改問題及其時機以增加參與度。
知道他們可以隨時解決問題，使員工更有可能積極傾聽並參加團隊會議。
鼓勵人們提出問題並聽到他們的聲音。讓每個成員都為會議做出貢獻也將使他們感到自己更有價值，並提高他們的責任感。
注意
如果您使用的是視頻會議工具，請確保沒有人遇到技術問題。員工可以以此為藉口關閉相機，並減少交談的積極性。
不要讓一個人接手整個團隊會議
沒有人願意參加只有一個人講話的團隊會議。主要是因為您將通過它們半睡著。
儘管需要主持人對保持會議主題至關重要，但此人絕不應該主持整個討論。
如果人們最後被遺留了許多未解決的問題和不清楚的職責，那說明您做錯了。
相反，作為會議組織者，您的主要角色是引導所有人進行討論，以便他們每個人都可以為問題提供寶貴的反饋和解決方案。
為每次團隊會議設定一個明確的目標
如果人們知道這將是一個富有成果的會議，則人們更有可能參加會議。為了確保這一點，請設定一個明確的目標或理由。
會議的目的可能是幫助計劃下週的任務，將來的時事通訊，新的網站設計，獲取開發人員的反饋以修復即將出現的錯誤或另一個可行的目標。
為了使一切井井有條，請創建團隊會議議程。本文檔包含所有出現後要討論的要點，並在會議之前發送給人們，以便人們有足夠的時間為其做準備。
您還可以要求您的團隊考慮稍後將在會議中討論的可能的主題和想法，以免浪費時間集思廣益。
選擇合適的人
現在的問題是，員工不能僅僅忽視團隊會議的提醒。他們收到下一次會議的消息。他們參加了。而且常常只是等待它結束。
為什麼？
因為並非所有會議都針對整個團隊。您的營銷部門可能與您為解決瀏覽器渲染問題而召開的緊急會議沒有任何關係。
同樣，如果您是一個尋求快速，可行的反饋的項目經理，則在團隊會議中有太多的人可能是一個問題。與超過6-8人進行對話更加困難，並且通常證明組織者沒有為會議選擇合適的團隊成員。
減少每日團隊會議的次數
如果由於召集下一次會議而幾乎沒有花上幾個小時的工作，那麼現在是時候降低他們的電話了。
但是，您可能已經習慣於每3-4小時召開一次團隊會議。因此，遵守新時間表可能會更加困難。首先放下您想要討論的所有內容，並在一天結束時舉行一次會議。這樣，員工不必多次中斷工作。
跟進會議
在您將決定付諸實踐之前，任何會議都不會成功。
作為項目經理，您還需要對每個論點得出結論，總結關鍵的討論要點，並指導未來的活動，以便應用會議的結果。
提醒團隊成員他們的職責，創建任務，並確保它們按照您在會議上所說的完成。
結束沒有文檔的討論是一個巨大的錯誤，可能使會議浪費。但是，解決此問題就像向您的團隊發送一封電子郵件備忘錄，其中包含所有討論的要點，未來的職責，優先級和截止日期一樣容易。
閱讀更多 Tita科技 的文章
