文件管理越來越遭到企業的注重，但是企業在停止文件管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文件存儲，管理艱難；查找遲緩，效率低下；文件版本管理紊亂；文件平安缺乏保證；文件無法有效協作共享；學問管理寸步難行等。所以文件管理系統逐步成為國內外業界研討的熱點。
隨著信息化進程，信息資源的位置得到了越來越普遍的認同；電子文件，作為電子政務最重要的資源方式，它的價值得到了越來越充沛的肯定。
電子政務的開展非常疾速，運轉其中的電子文件比重日益上升，文件管理工作的重要性也逐漸彰顯。
構建標準統一的文件管理系統 ，保管、維護電子政府活動的證據 ，是增強文件管理的重要途徑之一。
你真的知道什麼是文件管理？
文件管理系統作為一個統一的信息管理機制，應具有下述功用：
① 集中存儲，統一的文檔共享；大數據時期銀行監控的集中存儲是在網點監控分中心的根底上，在總行設立統一的監控中心停止集中存儲 ，從而儉省人手，樹立網點-支行-總行間的應急快速反響體系。
② 權限管理，可針對用戶、部門及崗位停止細粒度的權限控制，控制用戶的管理、閱讀、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作；
③全文索引，能夠索引Office、PDF等文件內容，快速從海量材料中精準查找所需文件:
④ 文檔審計，描繪了文檔生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，經過審計跟蹤您能夠全局控制系統內部一切文件的操作狀況；
⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，防止錯誤版本的運用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載；
⑥ 自動編號，可自在組合設計編號規則；
⑦ 鎖定維護，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修正。當文檔需求修正或刪除時，能夠解鎖，保證文檔的正常操作；
⑧ 規則應用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發契合設定的條件，系統則自動執行規則的操作；
⑨存儲加密，文件採用加密存儲，避免文件擴散，全面保證企業級數據的平安性和牢靠性；
⑩ 數據備份，支持數據庫備份和完好數據備份雙重維護，全面保證系統內部數據平安性。用戶可自行設定備份時間及位置，抵達指定時辰，系統自動執行備份操作；
⑪ 文檔借閱，借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時音訊通知。系統支持依據時間對借出的文檔自動停止收回處置；
⑫ 審批流程，可自定義審批流程，完成流程固化，處理企業內部流程審批紊亂的問題；
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文檔運用狀況和文檔的存儲狀況。
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