如何打造頂級的項目管理PMO團隊——世界500強都在用的最佳實踐

#職場#

#項目管理##企業管理##戰略管理##領導力#

一，關鍵需求收集：與核心人員溝通了解需要PMO（項目管理辦公室）達成的關鍵目標，比如：

• 提供標準化的管理流程
• 提供最佳實踐
• 協助項目，項目集，項目組等進行管理等

二，自我評估：例如：

• 現有問題；
• 現有流程；
• 現有可有工具，最佳實踐，組織過程資產等；
• 預期的PMO職責......

三，選擇項目管理辦公室類型：

項目管理辦公室一般有兩種分類方式：

1.按參與度分類：

2.按參與項目類別分類：

四，商業案例分析。進行商業案例分析，並向管理層彙報以獲得支持和必要資源。

1.背景描述：簡要說明商業案例分析是在什麼背景下進行的，比如：

隨著公司項目數量與規模的不斷增長，為了更好的應對快速變化的需求。需要更完善的項目投資管理，更有效地管理風險，以及更為高效的標準流程。

2.提案：提出建議的方案，比如：

建議建立一個項目管理辦公室，向董事會彙報，該辦公室將提供改善審批過程所需的信息，以及有關業務變化和項目實施的總體框架和相關支持。項目管理辦公室將由經驗豐富的項目總監領導，由10名2項目分析師和2名行政管理員支持。項目管理辦公室將與整個公司的項目團隊、項目經理、高層、治理委員會和關鍵干係人密切合作，以確保業務改進和協助項目組合達成戰略目標，並確保項目遵循最佳實踐流程......

擬建立的項目管理辦公室（PMO）提供：

• 更加有效的項目組合管理流程，需求可以被集中收集並根據統一的基準進行篩選；
• 在項目的整個生命週期中對項目進行持續的監督和評估，並進行項目後審查，以確保實現預期的收益。
• 確保項目能夠嚴格按照計劃高效的得到始施；
• 提供項目管理的最佳實踐；
• 提供及時準確的決策所需信息；
• 提供統一的標準方法，包括模板、指南和其他文檔，以及支持項目運行的共享信息存儲庫....

3.收益矩陣:列舉預期的收益，例如：

4.費用：列舉所需成本，以幫助管理層決策，例如：

5.風險分析:建立項目管理辦公室（PMO）的風險主要與項目經理和管理層的接受與支持程度有關。關鍵干係人的爭取將是成功實施的關鍵，要知道高級管理者的支持是解決這些風險的關鍵。例如：

五，獲得批准並執行：將項目案例遞交高級管理層獲得批准後進入始施環節。實施流程如下圖：

PMO實戰流程

六，關於做PMO風險分析時建議可以考慮的方面：

• 對原有業務流程得影響——新的流程建立必定會對原有流程產生影響，變更是阻力產生的根源，所以必須對此有足夠的瞭解，才能做好乾系人爭取，以減小阻力確保可持續的收益；
• 複雜性——解決方案在接口數量和用戶所經歷的業務變化程度方面的複雜性
• 創新程度——擬定的方案有沒有相關成功經驗或者相似案例可以借鑑；
• 影響範圍——受影響的範圍有哪些；
• 法規要求——需要遵守特定規則的服務或將數據提交給外部機構的服務的風險。