項目管理的理論體系中所包含的管理工具紛繁複雜，項目經理們如果需要完全掌握的話可能需要花費相當多的時間和精力。然而，一般來講，掌握其中最重要的20%部分，應該就可以對付80%的管理需求了。
本人根據多年的項目管理經驗，在此推薦給新入門的項目經理們項目管理的7種武器。在挑選這7種武器的過程中，我本著：容易快速上手 + 絕對必要 + 快速見效 的原則進行了反覆的篩選，最終總結出項目經理工具箱中的最小集合。
如下：
1.項目章程
這一條是有經驗的項目經理們最容易理解的而又往往是新入門的項目經理們最容易忽略的。
其外在的形式可能僅僅是一張老闆（客戶）簽了字的紙，或者甚至僅僅是一封EMAIL。然而它的重要性無論如何強調都不為過！
項目章程（也可能被稱作：立項任務書、立項報告、項目經理任命書等等）的核心作用可以總結為兩點：1. 明確項目的目標；2. 獲得項目經理授權。
一般來講，項目章程中主要會包括如下一些內容：
- 明確任命項目經理
- 明確項目的業務目標
- 明確項目完成的標誌和提交產物
- 明確項目組關鍵成員以及職責
- 規劃項目的重要里程碑節點
- 明確項目的預算
- 明確項目的關鍵範圍邊界
- 初步估計項目的重要風險以及對策
另外，如果需要的話，還會附上兩個附件：《合同》以及《初步範圍說明書SOW》。
在此再強調一遍：項目章程是項目經理手中最最重要的工具/武器！
2.WBS分解
項目正式立項之後，PM在項目規劃階段最重要的動作應該就算是WBS分解了，沒有這個，後續一切都無從談起。
WBS (Work Breakdown Structure)比較容易理解，簡單地講就是：把項目按階段可交付成果將項目工作分解成較小的，更易於管理的組成部分的過程。
一般來講，項目管理團隊會採用樹狀的分解方式，對項目範圍進行逐步的細化。
有很多種工具都可以非常好的勝任WBS分解的工作，例如：
- Excel電子表格或者Word電子文檔（或者WPS和LibreOffice）
- 頭腦風暴工具（比方說Freeplane）
- 專業的Project工具（例如MS Project或者GanttProject）
- 大綱管理軟件（例如OmniOutliner）
- WIKI類工具（例如dokuwiki）
- 一些在線協作工具也非常好用，比如
- 石墨文檔，GoogleDrive
- 在線大綱管理產品，例如幕布或者CheckVist
- 在線筆記：印象筆記、有道筆記、Onenote
- 專業的線上項目管理產品（例如Redmine）
在這裡，給新項目經理們提供一些小貼士：
- 剛開始的時候，對於小規模的項目，不要把WBS整的過於複雜，一般來講最多不要超過兩層，儘量分到一層即可；
- 每一個WBS條目需要有一個唯一的編號，以便後續進行追蹤。
3.3點估算
在進行了WBS分解之後，就需要把分解之後的條目進一步的分解成為“任務”，然後再把任務分配到項目組成員中，同時安排任務的時間；上述動作就是所謂的項目進度規劃。
在這個過程中，有一點非常重要就是：任務的歷時估算。
剛入門的項目經理往往對這一點把握的非常不準確，在具體任務的歷時估算的時候不能同時考慮到完成任務的人員的情況。
我在這裡推薦使用3點估算法（最好還能夠配合Delphi方法）。該方法非常容易掌握，並且經過實踐檢驗，非常好用。
具體方法如下：
- 針對每個任務，估算三個值：最樂觀估計用時A、最可能估計用時B、最悲觀估計用時C。
- 根據正態分佈原理，將上述3個值帶入如下公式：(A+B*4+C)/6+(C-A)/6 從而得到該任務的歷史估算值（理論上，該估算的成功概率為84.13%）
- 建議組織幾名熟悉該項目業務類型的專家，對每一個任務進行背靠背的估算，然後將他們的估算值進行算術平均（針對某一條任務，如果各個專家之間的估算值差異過大，建議對任務進行澄清之後重新估算）
- 項目經理對上述結果進行彙總整理。
這樣的估算實際上花費的時間並不長，但是往往相當準確。在這裡附上一個樣板供參考：
估算人用表
項目經理集成用表
4.職責矩陣
在項目管理活動中，職責矩陣是在項目初期分配、澄清項目組成員權利與責任的有效工具；也可以在項目早期以及進行過程當中作為溝通工具使用；更可以在項目中期和後期的撕逼大戰中佔得先機。
職責矩陣最常見的表現形式是RACI矩陣，其中RACI分別指的是：
- 誰負責（R = Responsible），即負責執行任務的角色，他/她具體負責操控項目、解決問題。
- 誰批准（A = Accountable），即對任務負全責的角色，只有經他/她同意或簽署之後，項目才能得以進行。
- 諮詢誰（C = Consulted），擁有完成項目所需的信息或能力的人員。
- 通知誰 （I = Informed）, 即擁有特權、應及時被通知結果的人員，卻不必向他/她諮詢、徵求意見。
其組成的RACI矩陣形式如下：
其中，列標題就是項目組成員以及相關的重要人員；行標題指的就是WBS分解之後的工作範圍條目（或者條目分類）。
5.溝通計劃表
在項目管理的過程中，項目經理大約80%的精力都會放在溝通上。所以，減少無效溝通就是項目管理過程中性價比最好的手段。
為了提升項目進行過程中的溝通效率，就需要對重要的溝通進行規劃。《項目溝通計劃表》就是為了這個目的而創建的，其創建的過程中，採用了5W1H的邏輯，使項目管理團隊能夠從整體的角度對項目溝通進行全面的思考。舉例如下：
重複一遍，良好的溝通規劃是有效管理項目客戶滿意度的高效工具！
6.風險登記冊
由於項目的獨特性，任何一個項目都是存在風險的。從某種意義上來講，項目的推進過程其實就是風險被逐步消除或者規避的過程（所以存在一個名詞叫做“風險驅動”）。
而風險的管理工具相對形式比較單一，就是一張“風險登記冊”表格。
其中，風險級別是根據（風險發生概率 × 風險發生之後的影響程度）來進行定義的。一般來講，可以在項目的規劃階段來定義類似如下的風險矩陣，從而來定義風險的等級。
在這裡，給大家提供一些風險管理的小貼士：
- 風險管理貫穿項目的始終，需要隨時進行REVIEW；
- 需要根據風險的“級別”對風險登記冊進行倒排序；
- 一般來講，應該將注意力集中在風險登記冊中的前5~10項風險，而忽略等級比較低的風險；
- 對於每一個風險，需要明確其負責人。
7.看板
你會發現，至此，我們已經逐步過渡到項目的執行和監控階段了。
經過無數次的實踐檢驗證明，對於中小團隊 & 普通規模的項目來講，最方便的項目追蹤工具就是“看板”！
看板其實是一個日文的舶來詞彙，其概念來源於豐田的精益管理理念。但是，在上一個10年週期中，當他開始被用在項目管理領域之後，瞬間即在軟件開發項目管理中風靡，然後進而被快速的廣泛應用於通用項目管理領域。
典型的看板如下圖所示：
由於看板具有視覺直觀、實施容易、操作方便等巨大優勢，因此其快速成為項目經理必備的項目管理利器。
目前，在線的看板工具也很多，而且一般來講其用戶的操作體驗都非常好。最典型的如Trello：
以及國產的產品Teambition，Worktile等也均具有看板功能。
此外，還有一個要求，算不上工具，但是重要性也非常高，不應該被忽視：
里程碑評審 + 項目基線
其中，里程碑評審機制是我在進行項目集管理的時候對項目經理的最低要求，是我的管理底線。而且我也和項目經理講的很明確：里程碑評審就是降低項目風險同時分擔項目經理壓力的最有效工具。
項目基線簡單的講就是里程碑評審之後的重要成果，用來對項目的變更進行管理以及最終對項目團隊進行績效考核的依據。所以其重要性就不用再重複了吧。（項目經理們更應該主動的要求公司的管理機構對項目基線進行確認！）
關鍵字: 項目章程 WBS 初步範圍說明書SOW
