詢價和報價是採購和銷售溝通日常工作的基本內容。一個詢價郵件最好是包含所有需要的信息，除了產品信息（2D圖紙, 3D數據），還有產品涉及到的相關標準文件（有時候不提供標準，需要供應商自己負責購買正式標準文件），測試要求，包裝運輸要求，項目信息（SOP, EOP, 項目週期內年用量），還有完整的報價單成本明細格式，標準的商務條款要求（貨幣單位，年降LTA，quick saving，Rebate），還有相關的供應商協議，報價截止時間等等。
01 不按客戶要求的條款報價
比如：我一般要求供應商按FOB SHANGHAI報價，有不少的供應商直接在報價單的FOB SHANGHAI 一欄裡寫一個價格，等我電話確認的時候，他告訴我：“你好，我們操作不了FOB SHANGHAI，我表格裡寫的是EXW。”
如果你非要報EXW price，能在表格裡把客戶的價格條款改下，並加粗、變色突出顯示，並且在回覆的郵件的告知客戶一下麼？
如果不明白為什麼，你這樣想，你給客戶做一個PI，客戶不通知你，直接用電腦把EXCEL格式的PI裡面產品要求換掉，或者把你價格調低，然後籤給你，你是什麼感覺？
02 報價格式
有的供應商，就郵件答覆一個價格，什麼都沒有。
除非你跟這個客戶合作很久了或者確定這個產品客戶很熟悉，否則你這種價格，真的沒人敢用。
所以報價的時候，能用客戶報價單格式的就用客戶報價單格式來報吧。
如果你確定自己公司的報價單裡包含的信息已經足夠豐富，你也可以用自己的格式，但是最好有一個文件一個文檔，這樣客戶可以保存在硬盤文件夾裡。
如果你在郵件正文裡報價，有心的客戶會複製出來保存，粗心的客戶以後找不到你聯繫方式都有可能，因為你不知道一個報價多久才會有反饋。有時候我一年前報的價格，一年後客戶給我下單，我更新價格的時候，一般會通過報價編號來找到文件夾，看當初選的哪家供應商價格，如果是郵件正文報價的，我實在不知道從何搜起。
可能有些行業不一樣，但是一般的小商品，報價你最起碼需要提供 Price、Packing details、Sampling charge,、Sampling time、Mass production time、Payment terms、Quotation validity。很多人看到這些就樂了，得，這不是我最討厭的一些香港公司詢價裡經常要求的嗎？老子最TM煩報價問一大堆的了。可是你仔細想想，香港那邊都是做貿易的，可以說他們的貿易能力比我們高出不只一個檔次，為什麼人家要這些信息？如果你能提供這些信息，你的客戶對你的印象會不會更好？
作為採購，我透露一個秘密，如果供應商的報價足夠詳細，產品說明非常清楚，那麼採購對這家供應商的價格會比對其他家的更有信心，而且信心會高不只一個檔次。
03 報價時間
這個問題比較複雜，分新客戶，老客戶，分是普通inquiry 還是 order quote。一個一個來吧。
新客戶普通 inquiry，一般對時間要求比較高，客戶那邊一般收到2-3個報價以後，他就會做出選擇用哪家的價格報給最終客戶了，所以如果你是第4個或者更後，那選用你報價的幾率非常低，所以爭取做到第1個或者第2個給客戶有效報價的人（注意，是有效報價）。從時間上來說，請儘量在收到報價的當天就報給客戶，不要一到下班時間就迫不及待的走人了。假定A B C 供應商價格和條款相差不大，但是他們報價時間分別是當天、隔天、第三天，那他們拿到訂單的幾率估計就在70%， 25%， 5%這樣一個概念。
新客戶 order quote，如果一個客戶手上有實單，他出來問新供應商的價格，至少有50%的幾率的想換供應商，這時候你應該做的是提供詳細準確的資料給客戶，同時千萬不要出錯。如果客戶有實單的話，除非是交期特別緊的單子，他一般不會太著急。對於這類有實單的新客戶，報價時間方面至少隔天是肯定能接受的，交期不急的甚至3天都可以接受。這時候客戶擔心的不是能不能拿單的問題，而是單子要順利完成，並且利潤是越高越好。所以，這時候給客戶的印象就特別重要，一定要讓客戶覺得你們是可靠的。
說個題外話，肯定有人要問了，對於新客戶，你怎麼判斷他的詢價是不是order quote呢？我再透露一個小訣竅，一般有實單的客戶，詢盤的時候可能會對貨期比較敏感，比如詢盤裡他可能會提到："we need the products before xxx 2013” 或者 "what's the soonest delivery time?" 或者 "Is it possible to finish the production before xxx?" 因為如果他是中間商，他的最終客戶給他的PO上肯定寫明瞭時間要求，這也是為什麼他會對時間比較敏感的原因。千萬不要問客戶，你有實單嗎？或者is the order confirmed yet? 我真的碰到過這麼直接的工廠，我收到他答覆的第一反應是，我有單和沒單你難道會給我不同的價格？為什麼你要給我不同的價格？如果你給我不同的價格，那我以後怎麼找你詢價？所以我的處理方式要麼是不回他，要麼是隨便回覆一下等他價格過來當參考用。
如果是老客戶，也要給予足夠的重視，千萬不能因為是老客戶就覺得單子一定是自己的了，就漫不經心，如果當天不能回覆的，最好能告知客戶因為什麼原因不能當天答覆，隔天一定給客戶報過去。耐心再好的客戶，除非單子實在找不到人做了，很少能等到第3天的。拖拖沓沓，只會讓客戶認為你們對他的單子不敢興趣。
04 報價時郵件不知道說什麼
很多供應商（包括以前的我自己）答覆客戶詢盤的時候，就一句話，“Dear XXX, thanks for your inquiry, pls see attached quotation sheet for reference.” 雖然說一封報價郵件最重要的還是報價單這份最核心的東西，但是有時候郵件正文裡也需要一些內容來潤色。
很多人會說，對，其實我也想郵件裡多說一些內容，可是一到回覆郵件都時候我就不知道說什麼好了，就只好來上面那麼一句套話了。那麼郵件正文裡究竟說哪些內容比較合適呢？特別是對於新客戶的詢盤，個人認為回答的時候以下幾點必不可少。
<1>郵件裡表示出你對客戶或者對這個詢價的強烈興趣
大家都知道，情緒是可以互相感染的。如果客戶A每次給你的郵件都是公式化的一兩句話，比如“pls quote xxx, thanks.” 而客戶B給你的郵件是“Hey xxx, we got a good chance to quote xxx for our clinet XXX, they are a very nice client, we cooperated with them for 5 years....” 不言而喻，大家更願意和誰交流？表面上看客戶是在向你介紹他客戶的一些信息，實際上，他在向你傳達一種信息，這個客戶不錯，我們非常想拿下這個單子，請和我一起努力。那麼究竟如何表達出自己對客戶或者對這個報價的興趣呢？可以用一兩句話表明自己公司在這類產品上的專業和優勢，要注意，不要用套話空話，最好有量化的字眼。
做個對比“we are the leading manufacturer of xxx” 和 "
"（黃色標記這句話是截圖，一個工廠推薦新產品郵件裡的，給我印象比較深刻，所以特意找出來），你覺得哪個效果好？中國是個工廠都說自己是leading manufacturer, 除非你的確是業內非常知名的公司，否則根本沒人信。注意介紹的時候千萬別囉嗦，最多2句話，不然就是喧賓奪主了。補充一句，表達情緒的方式很多，不要糾結於方式，出口版塊的大神們早就說過，要學會思考最深層次的東西，不要糾結於具體方式方法。總之一句話，記得表達出自己的興趣感染客戶。
<2>正文裡告知報價與客戶要求不同的地方
這個在前面我也提到過，不管是產品規格或者價格條款，如果與客戶要求有出入的，一定要在正文裡寫出來，讓客戶一目瞭然。比如答覆客戶問50000個 sealing clip, 客戶也發了圖片並告訴了你尺寸是6L x 1.5W x 1.1H cm, 而工廠現有的模具是6L x 1.3W x 1.1H cm，根據你的瞭解，這個尺寸差一點點對功能幾乎沒什麼影響，而且因為單價很低，客戶也不可能接受新開模具的費用。那我們除了在報價單裡面把SIZE 這一欄目尺寸修改好，並且加粗變色突出顯示之外，在郵件正文裡不妨加上一句“Sorry our mould is a little different, our width is 1.3cm while you required 1.5cm, others are same.” 客戶看了郵件就知道，哦，寬度稍微窄一點，其他都一樣，應該沒什麼問題。而如果你不說，客戶如果看到你修改了報價單裡面的尺寸，他可能不明白為什麼，還需要郵件跟你確認一遍，明顯降低了效率。如果客戶沒注意到你報價單的尺寸修改，到時候他的客戶給他單子了，然後他下單給你，你再告訴他，我們尺寸是1.3cm的，你PO上1.5cm不對，客戶：“你報價的時候怎麼不告訴我？我現在又得去告訴和我的客戶。”你覺得這時候你再去和客戶爭論你報價表格裡改了，只不過郵件正文裡沒說，還有意義嗎？雖然不一定會失去訂單，但是你給客戶的印象肯定不怎麼好。
<3>提醒客戶需要注意的地方
有時候客戶不一定非常專業，他提出的產品要求可能不是很詳細，甚至會自相矛盾不合常理，這時候一定記得在郵件裡提醒客戶。比如一個玻璃產品，客戶沒有提到包裝方式，最好不要一看客戶詢盤，哦，沒有包裝要求，那我問下客戶，客戶做採購的真的很忙的，一個問題就要一封郵件來回的話，不要兩個來回可能就煩了。這時候你不妨考慮一下這個產品你們常規的包裝方式是什麼，既能保證產品在運輸途中的安全，又比較經濟實惠，“pls note our prices are based on individual white box packing, this is our standard package. Pls let me know if you need colour box or any other packages.” 加一句this is our standard package是為了讓客戶放心，這是我們標準包裝，以前一直這樣出，能保護好產品，也有很多客戶這樣包裝。
如果客戶對某一方面要求不是很清晰的時候，他肯定會有從眾心理。很多供應商，非要客戶從頭到腳把什麼細節都講清楚才報價，只能說等你們確認好所有細節的時候，你客戶的競爭對手早就給了最終客戶一個或者多個選擇方案，並且拿下訂單了。
05 報價的時候提千奇百怪的附加條件
見過不少的業務員報價，總是附加各種千奇百怪五彩繽紛的條件，碰到我這種大家都是中國人還好，碰到老外，你確定別人會願意為了你一家供應商去思考半天你究竟什麼意思，然後為你特殊操作麼。
舉幾個例子，最常見的就是很多業務員在訂單金額不是很大的情況下，做成本分析的的時候沒有把銀行費用考慮進去，而且報價的時候也不跟客戶寫清楚，等客戶付款的時候，再要求客戶把中國國內銀行的費用也給付掉。每個國家銀行付款的規定可能都不一樣，能不能付目的國的銀行費用暫且不論（我以前碰到過這種情況，國外總公司付款的時候他們說沒法付中國這邊的銀行費用），對於一個採購，最怕的就是麻煩，一開始你價格報過去，他系統裡訂單生成了，現在又要為了你去修改訂單，要向主管解釋為什麼要加這一筆費用，碰到審批嚴格的公司，就因為加個2-30USD，多個1-2天的審批時間，會不會很煩？所以這種情況，我一般都是直接回復工廠，你報價的時候應該告訴我這筆費用，現在我沒法修改訂單，公司財務也付不了這筆費用。結果呢？供應商會因為30USD左右的費用，而不接客戶訂單嗎？我想不會吧。最終損失的還是供應商自己，哪怕其實也沒多少錢。需要注意的是，在報價的時候，不要跟客戶說，單價不包括銀行費用，這麼一說，客戶又糊塗了，我到底該算多少銀行費用合適？所以比較好的做法就是要麼你單價直接包含這些費用，要麼你在報價表裡把銀行費用單獨列出來（會讓你的單價顯得稍微低一點），這樣客戶才知道要算多少成本進去。
銀行費用算常見的，我見過有人表格後面一大堆選項，有選擇電放還是提單的，說電放要加多少錢。。。有選要不要FORM A的，FORM A 要加多少錢。。。沒看完就頭大了。。。
總而言之一句話，報價的時候，把常規的費用算進去，把該考慮的東西都考慮好，儘量避免讓客戶來猜謎或者做數學題。
06 報價不知道自己把握
這是一個非常普遍的問題。對於工廠，一般情況下除非你是資深業務或者業務經理，不然好像都沒有報價自主權，就先不說了。對於貿易公司來講，很多人報價，都是按公司規定的利潤率把詢問到的工廠成本一輸，然後按利潤率xx%算出價格，報給客戶，然後就進入等消息了模式了。這種報價的效果很低。其實你有沒有仔細考慮過這個客戶詢價中提出的一些特殊要求？
比如我們公司每個星期的櫃子，國內的貨代費用都是我們自己出掉，不會分攤到工廠頭上，我會在詢價表裡做一個FOB SHANGHAI價格的解釋，讓工廠把這筆費用去掉，但是往往很多工廠都熟視無睹，還是按常規的算價方式，把費用攤上去。對於一些泡貨來講，平均下來將近300RMB左右一個立方會非常影響單價的，如果你按你常規的核算方式，你確定你報出來的價格還會有吸引力麼？
如果可以，最好還是在多調研一些新客戶背景資料的基礎上，自己把握一下利潤率，比如新客戶是否可以利潤取低點？訂單數量還可以的話是否可以直接按更低的利潤報價去爭取？千萬不要抱著先按正常利潤率來報價，等客戶反饋說價格高了再去談。基本上，除非是很難找供應商的產品，第一次聯繫的供應商，如果價格太高，客戶不會有興趣也不會有時間來告訴你你的價格太高的。或許等你過幾天在你窮追不捨的情況下，客戶不得不告訴你，你價格太高了，別家給的價格是多少，然後你再match一個差不多的價格給他，這時候已經沒什麼意義了，說不定他那邊已經和其他供應商進入樣品確認階段了。
07 太過以自我為中心
客戶反饋給你一個目標價，你想也不想，直接很用力的敲打鍵盤：it's impossible，no factory can do this price in China。換位思考一下，如果你是客戶，你收到供應商這樣的答覆，你還有什麼語言來繼續這個談話？難不成要客戶把其他供應商的報價郵件轉給你來證明自他的清白？
這種情況，一般是三種可能：
1. 你一直追問報價進展，客戶不得不告訴你實情，但是他並沒有想採用你們報價的意思。
2. 在某些方面客戶還是想和你們合作，所以告訴你目標價看你是不是能match。
3. 客戶對另外一家供應商的價格不是很有把握，來找你證實一下。
這時候，考驗一個業務員素質的時候就到了，首先，你作為一個業務員肯定要對你自己所在的行業有所瞭解，如果你是工廠，你起碼要知道你們廠所在的區域是否屬於該行業的優勢集中產地？如果是，這種集中產地在全國有多少處？你們的價格到底處於什麼水平？如果按客戶的目標價你們做不下來，在什麼地方有可能做下來？或者在什麼情況下你們才能做下來？比如一把雨傘，在全國起碼有3個地方做的比較多，上虞、廈門、深圳，質量方面總體一般是上虞要相對差一點，上虞可能報25，廈門報30，深圳報35，然後客戶在回覆深圳的工廠我有其他供應商報價25. 這時候如果是比較有經驗有能力的業務員，可能就會跟客戶說，這個價格在Shangyu那邊應該能做到，但是深圳這邊的質量要比那邊好很多，然後你要列舉幾個很可能存在的質量差異點。
告訴客戶這些，一是讓客戶對價格低的區域質量有所擔心，不敢直接下過去，另外一個，只要你們的價格在同區域處於中低水平，基本上客戶會把你作為Shenzhen quality的代表工廠了，除非特殊情況，客戶不會再去找深圳那邊其他工廠。當然你要確保你說的那些差異是確實可能存在的，如果客戶之前在上虞做過一些訂單，確實出現了一些你提到的問題，那這時候恭喜你，你的機會就更是大大增加了。當然，你要記得主動告訴客戶，如果需要樣品，隨時告訴你，供他對比質量差異，畢竟口說無憑。在提出這些問題之後，你再儘可能的降些價格，比如35元做到32元，這時候客戶很可能就已經傾向於跟你們合作了，因為他花了差不多廈門那邊的價位買到深圳的質量。
還有一種比較少見的情況，一個數量比較大的單子，最終客戶問了幾家中間商，幾家中間商各自問了幾家進口商，然後進口商各自再問幾家工廠，這樣一層一層下來，基本上整個行業都知道這個詢價了。不久之前我確實碰到過這個案例，我一開始問一家工廠的時候，他們直接告訴我，他們已經在打樣了，這個價格就不報了。好，然後我再去問另外一家工廠，他們業務員打電話告訴我，昨天正好也給另外一家公司報過價，是同一個產品同一個要求，我說找你詢價的是國外的公司還是國內的？她告訴我是國內的，這時候我心裡基本有底了，我告訴她：“我之前在詢價的郵件裡也說過了，我們是一個辦事處，我們上海這邊報給國外的價格，是不加利潤的，所以相對國內的貿易公司，我們拿下訂單的可能性更大。”然後工廠業務員也說：“嗯，如果這樣的話，我也是這麼覺得的，我準備給你更低一些的價格來幫助你爭取這個訂單。”最後雖然訂單數量稍微減少了一些，但訂單還是被我們拿下來了。
大家想下，前面那家工廠已經在打樣了，然後他們先入為主，認為除了他合作的公司應該沒有其他人能再拿下這個訂單了。他這個想法其實沒有錯，但有沒有想過，如果客戶對他的交期不滿意呢？打樣只是在不得已的情況下安排的呢？客戶為什麼不能騎驢找馬？找到交期更好的工廠，就直接轉單？或者如果客戶是想增加訂單數量呢？
一句話，不要太過以自我為中心，不要先入為主。END
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