你以為只會打卡的釘釘,竟然已被寫進復旦EMBA管理學教材?

全球化意味著管理幅度更大,你要 24 小時,你要那麼多人,有這麼多組織,這個時候你要變成一個高效率的組織,要感謝現代信息技術的發展,…,我用的最多的一個管理工具就是釘釘,…,現在由於信息技術的發展,我覺得管理幅度大,管理難度不再是一個問題。" 4 月 22 日復星集團董事長郭廣昌在中國綠公司年會的一席話無意中給釘釘-復星通做了廣告,也讓見證復星通在復星內部一路成長的釘釘項目負責人,現任豫園股份總經理趙沛感慨良多。復星集團用釘釘的數字化改革之路究竟如何開啟?又為何能夠廣為流傳,被寫進復旦大學管理學院EBMA的管理案例?帶著這樣的疑問,我們探訪了復星集團,揭秘一場釘釘的數字化變革之旅。

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復星砸1000萬都幹不成的事兒,釘釘憑什麼?

踩準了中國,特別是上海經濟發展週期,復星國際有限公司20多年的發展一路高歌猛進。2012年的復星,已經成為一個營業收入 520 億,利潤 37 億,旗下200多家企業,超過 8萬人的大型旗艦型企業集團。而風起雲湧的互聯網經濟浪潮也讓集團高層覺得需要趕緊學習、瞭解互聯網企業的運行模式。除了投資互聯網企業,通過參與互聯網企業發展來學習外,復星在內部管理上啟動了"移動復星"戰略。

2012年之前,復星作為一個年利潤在30個億的大型企業集團,在信息系統上的投資不到1千萬。集團總部和各產業板塊之間的溝通主要通過會議、電話、郵件和微信等方式進行。2012 年開始,集團開始加大在 IT 領域投資,但帶來的問題是集團公司在企業管理上的App 太多了。

企業大了,協同起來也面臨問題。復星集團有很多控股或者投資企業,例如復星匡藥位於上海,南京鋼鐵在南京,海南礦業在海南。趙沛說,"我如果想找它財務的老大,我都不知道他是誰。我只能先去找集團的財務老大,讓他幫忙牽線搭橋。我們是集團的找下面的企業還好一點,如果是南鋼要找海礦的人就更繞了。一個接觸下來大概需要5次找人過程,5天都過去了,效率是非常低的。"

除此之外,在微信上溝通,信息保密與安全上也存在隱患。"那時候大家都在微信上聊天,我們是投資公司,有些聊天內容會影響到投資人。微信上限最多500人,我們好幾千人根本加不到群裡面。另外,500個人裡面你會發現有100個人根本不是復星公司的。但是誰去負責把這些人從復星公司踢掉呢?做不到的。所以在這個群裡,要談私密的事情是名存實亡,今天沒準你說要投阿里巴巴,50塊錢,不到一分鐘你這句話就出去了。"

機緣在2014年出現。彼時的阿里釘釘團隊,以陳航(花名:無招)為首的釘釘創業團隊經歷了"來往"的受挫,搬入湖畔花園再次出發,試圖研發工作商務領域的溝通、協作多端平臺。雙方在技術理念和產品理念上一拍即合,無招幫助復星更好的應用釘釘移動辦公,而復星可以利用自身的企業管理經驗,幫助無招團隊進一步理解商業邏輯,完善與打磨釘釘。

當然,復星對於藉助無招團隊來開發釘釘也有自身的考慮:"IM看起來很簡單但實際上涉及方方面面。比如異地出差是否好用,背後需要強大的雲計算等基礎設施等支持,想做好要砸很多錢。對復星來說,如果復星通這件事我們自己幹,一年要砸一千萬才能達到釘釘效果的七、八成,而讓釘釘做,我們的成本就很低。"

拿"雞毛"當令箭 1周推廣3000人

儘管與傳統的企業應用系統相比,復星通的學習成本並不高,但復星通的第一步推廣仍然很難,對於普通員工而言,已經有微信了,憑什麼要裝釘釘?復星IT團隊在推廣釘釘上動足了腦筋——第一件事就是掃樓。復星IT團隊針對集團總部的辦公區域做了周密的掃樓計劃,跟所有員工佈道釘釘,讓他們主動下載安裝。第二件事情,是要求所有的董事會成員上覆星通,先讓管理層慢慢轉變思想,再逐步延伸到他們的團隊。

在IT部門的努力下,從0到3000人,復星通只用了一週時間。第一年,復星通的用戶達到了2萬人,除了復星集團總部和各產業板塊,復星通的用戶已經開始滲透到一些復星不參與實際管理,只是做戰略性投資或者財務性管理的公司。到2018年6月,復星通已經通達復星集團總部和旗下300多家企業,6萬名員工,復星通成為復星集團和旗下企業移動互聯網的唯一入口。

快速迭代,活的通訊錄到企業賦能平臺

復星通在復星的應用過程,是一個快速迭代的過程。從活的通訊錄到移動辦公平臺再到企業賦能器,復星通在復星內部經歷了幾輪快速迭代的過程。

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(一)復星通1.0:活的通訊錄

在復星內部,大家把復星通1.0叫做活的通訊錄。在傳統紙質和EXCEL版通訊錄時,作為一個大型企業集團,下屬企業和員工眾多,體系龐大,傳統通訊錄出錯的可能性在30%到40%之間。傳統方式下,由HR部門每個月發一個EXCEL通訊錄給助理,助理把通訊錄打印出來後貼在牆上。由於無法實時更新,包括離職的信息和員工電話、職能部門調動頻繁,貼上牆上的通訊錄其實打出來的時候,很多內容就已經不正確了。

復星通1.0上線以後,首先在系統裡建立了復星系的組織架構,所有員工信息全部導入復星的組織架構體系。所以復星通裡能找到所有在企業裡的人,如果離職了,HR在系統裡實時標註狀態、刪除,如果在職,那他就一定會在組織架構裡。最主要的是,裡面的電話是通的,打電話不會找不到對應的人 。

(二)復星通2.0:移動辦公平臺

在復星通迭代到2.0之後,復星規定,不準再上新的管理類App,並把已有的管理類網站、客戶端以及App整合到復星通一個平臺上來,使復星通成為復星移動辦公的唯一平臺。在這個平臺上,管理層和員工可以一站式處理考勤、審批、報銷、法務等企業辦公事務。

跨部門溝通透明化,老闆在群事半功倍

在復星集團總部和復星系的企業管理層之間,"拉群"談工作已經成為一個標準動作。復星的扁平化支持每一個員工直接與公司老闆溝通。趙沛提到:"復星做決策,開會是效率最慢的,因為找不到老闆。其次是開電話會議,基本能夠提取1、2天約到人,但是電話會議老闆們的時間被排的很滿,比如郭同學親力親為,從早8點到晚12點,除了大年初一都可以約,通常也很難約到時間。現在,最快的就是用釘釘了,釘釘群拉好之後,相關人員都在群裡,很多需要扯皮和拉關係的事情,因為老闆在群裡,就避免了責任推諉。遇到不能解決的問題,就去找問題提出方的的老闆或者第三方,你根本不需要@這些人的老闆,同樣的事情想象一下可以快多少。"

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統一審批入口 秘書不用天天逮領導

復星通作為一站式的審批入口,集成了復星集團和被管理公司的系統,作為一家投資公司,復星管理者大量的被投公司。一個領導可能同時兼任很多家企業的董事長或者總裁,而這些企業都有各自不同的辦公系統。在復星通之前,它們的審批是先讓秘書把所有的待辦事項都打印出來,手工化勾,再由秘書在系統裡替領導一個個提交,費時費力不說,秘書還必須每天逮到領導才能拿到審批過的清單,效率很低。

而在復星通裡,所有的辦公流程統一在一個辦公App上,結合釘釘的推送功能,領導可以隨時隨地在線審批,辦公效率奇高。在復星體系內,不管調到哪個部門或企業,審批在領導操作層面只有釘釘一套系統,不用再去學習瞭解新的辦公系統,這在復星被稱為"一個辦公入口"。

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哪裡有充電寶哪裡有人 讓開會更高效

同時,針對復星內部的"會議"文化,釘釘也為復星提供了"無紙化"會議解決方案平臺。線下會議利用釘釘,可以實現報名、簽到、議程、會議資料、會議提醒、抽獎、租借充電寶、會場導引、點贊、管理彈幕等一整套無紙化互聯網會議解決方案。一些非常小而美的功能,卻可以解決人性的大問題,例如"租借充電寶"。

"以往開會時,我們發現有插座的地方人員密集,插座入不敷出。"趙沛說,後來開發了基於釘釘的租借充電寶功能,幾秒鐘就可以在會場門口租借一個充電寶,再也不用大家擠在一起找插座了。"此外,釘釘的釘盤、釘群等功能還可以實現在線的會議資料精準分發,根據設置在規定的時間內,針對特定權限的人群分發,"釘釘上的會議資料都有對應的ID水印,一定程度上防止了以往開會資料的外洩。"

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讓會議室主動"找人" 節約百萬成本

而辦公室內的會議,也可以用釘釘實現全套的智能化解決方案,例如,員工選定時間、人數之後,復星通會想網絡訂票一樣,自動根據樓層、位置推薦一系列的可用會議室,復星通直接與安裝在會議室內的人體感應裝置相連接,在預定的會議時間內,如果超過一段時間會議室沒有人,則相應的會議室會自動釋放出來。這就解決了兩個問題,一是預定了會議室不來,一個是預定了1個半小時,結果開了10分鐘就結束了。上述兩種情況大概佔了所有會議室預定情況的30%,通過釘釘復星通的智能會議系統,復星集團每年可以節約上百萬的辦公室佔用成本。

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工位隨機應變 報修人人有責

更為智能的是,復星每一個員工都可以通過貼在辦公室的二維碼實現自助式服務。趙沛說:"員工如果掃描辦公室門口的二維碼,可以實現物業的自動保修,人人維護。這樣報修變的非常簡單,以前報修後物業同學來修過了,任務完成了他沒有成就感,現在所有流程都線上化,處理問題結束後結果可以在線上看到,物業同學的工作量一清二楚。釘釘通過一個簡單的應用減少了溝通層次,物業維修變成了人人觸手可及的實名行為,不再需要行政人員的統一管理。也讓辦公室行政人員不再重複"傳聲筒"的業務角色,"行政現在只做一件事情,事前把流程談好,事後管理監督,每週開會,把結果通曬出來,哪些做的好哪些需要改進一目瞭然,通過透明的展現方式找到問題解決方案,不斷迭代優化。"

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(三)復星通3.0:內部賦能開放平臺

復星通裡有復星集團總部和各板塊的企業300餘家,員工6萬餘人,如何實現"聚是一團火,散是滿天星?"復星通在某種程度上充當了復星生態系統的賦能器角色。例如,有些企業處在培育階段,規模很小,不到100人。這時如果派1、2個人抓門去做專職的IT人員,成本會很高,並且很難做好。而復星集團本身IT部門非常完整,就像一個專業的IT公司一樣,有諮詢團隊,開發團隊和實施維護團隊。在這些企業的內部管理系統構建上,復星將集團移動辦公中心SAAS化,以成本價格租給這些公司。更為關鍵的是,系統裡融合了復星非常完善的管理流程,可以方便地根據小公司的需要做減法。

通過快速複製管理流程,這些小公司很快就能夠建立完整的內部管理流程,IT系統裡蘊含的管理流程、思想、理念,例如如何做風控,如何做創業管理,如何提升流程效率,這些含金量很高的經驗積累都可以被全部輸送給這些公司,當他們複用復星通的那一刻開始,上述的流程、思想和理念便也一同被複制過去。"我們成立一個新的團隊,或者購買了一家新的公司,就直接把這個扔下去就行了,很多企業用了復星通的這套東西,企業內部的管理能力一下子就上來了,有了一個質的飛躍。"

復星也在探討在復星通平臺上的行業賦能和不同行業的交叉賦能。比如,同一個行業的不同企業之間,是否能夠共享研發平臺或質檢平臺,復星系旗下的醫藥公司,是不是可以共享醫藥研發平臺?而不同行業的交叉賦能想象空間就更為巨大了——以復星系裡的南京鋼鐵為例,有了復星通的支持,南京鋼鐵很容易就可以找到復星系裡其他的製造型企業,比如如果今天覆星投了一個造船廠,以前南鋼需要通過私人關係才能輾轉聯繫上造船廠家,因為他們屬於南鋼的潛在客戶,但是現在通過釘釘,把造船廠和南鋼的人直接拉到一個群裡,就可以談生意了。

隨著更多復星的生態體系搬到釘釘上來,復星通內的資源體系會越來越完善,同行業,交叉行業之間的賦能和連接會變的更為流暢、便捷,可以說,釘釘為復星集團打造的復星通,通過組織、溝通、協同、業務、生態在線的體系,讓復星集團更好的迎接了數字化經濟時代的轉型。隨著數字化經濟時代的全面到來,勢必會有更多如復星集團一樣"慧眼識珠"的大企業,和釘釘一起共同成長,讓人、財、物、事全部上釘釘,共同打造數字化的企業級操作系統。


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