厦门夜一

这是很正常的事情，我们公司的通常做法是：

1.高层领导要求开会，通常说明此事重要，一般除非出差，或者有非常重要的事，与会人员都要如期参会，实在不能参会的人也要向领导请假。

2.如果我猜的没错，你应该是发布会议通知的人，这种情况，你只需要通知到每一个人，并强调会议重要性，如果有人请假，你做好统计并报备即可，并不需要有任何负担。

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【人力管理启示录】分析：

领导希望我们帮忙组织会议就是希望我们能够把大家的时间协调一致，尽量让大家都能够在同一时间以各种形式参会。大家都在自己的日程表上，肯定面对有员工有空，有员工没空的情况，这就是需要会议组织者发挥所能的时刻到了。根据会议重要性的优先级，是不是需要各位员工协调出日程表的时间来参会。优先级高的会议，无论如何都需要排在工作日程前来参加，优先级低的会议，可以在大家都由空的时间，再组织开会。这是会议组织者的技巧。下面我们就一起看看如何组织会议，以及如何让会议高效。

大家为什么不爱开会呢？

因为有很多会议的效率太低，我们常说开会的人基本不干事，干事的人基本不开会，其实这句话也是有道理的。上会的事不一定要真干，真干的事不一定要上会，花了很多时间用来参加与我们不直接相关的会议，反而耽误我们正常的工作日程安排。那么组织高效会议就成了会议组织者的技巧。

什么时候需要组织会议？

会议是非常有效率的信息传达方式

如果抛弃低效形式主义的会议，会议是非常高效的信息传递方式，比如我们需要把同一个信息迅速传递滴团队成员，并得到团队对此信息的建议反馈，这时候最需要的就是会议。

会议的作用是团队合作

会议是希望将复杂的信息以最快速的方式传播出去，并得到即时反馈。在团队合作为王的时代，会议就变得更重要，能在会议中当面说就不需要间接传递信息，会议能够把信息发给参会人员，并得到快速即时回复。也有很多会议是分阶段展开的，这就更需要会议组织者的高效合作。

组织会议的要素有哪些？

我们搞清楚会议的作用了，就回到题目再看具体情况。本题目的关键点就在于如何组织参会人，帮助协调他们和领导的时间。除了会议时间之外还有其他要素吗？

会议主题、会议重要级别、会议时间、参会人员、会议形式、会议地点等。

会议组织者需要在会议前把会议的如上要素都提前了解清楚，以便参会人员会议前都能做到心中有数。

我们需要把会议要素都融入到如何组织高效会议当中，下面我逐一介绍。

高效会议应该包含哪些特征？

高效会议需要包含如下内容：信息集中、反应迅速、交互多、会议结果明确、解决问题。

信息集中

会议组织者需要提醒参会的人，把会议可能使用的信息在会议前得到有效组织，在会议中随着议题可以快速提取使用，正所谓有备而来，不打无准备会议。谁知道领导突然会问些什么问题，想象一下这个场景，我们小手紧张得一直发抖，却不知道怎么回答，只能在领导亲切的目光注目下，有话说不出，被大家嫌弃。

{注意事项}

会议中有时候需要播放PPT演示文稿，有时候这也不一定是好的表达方式。当一个PPT开始播放时，人们的思维也会被变换的图片所吸引而限制发散性的思考。但是开会的目的难道不是为了讨论工作计划吗？幻灯片这种容易分散精力的展示方法已经开始被很多管理者嫌弃了，亚马逊、雅虎、Facebook等公司的CEO带头摒弃繁复的演示方法。我们就需要谨慎根据会议主题考虑是否需要PPT。

反映快速

组织者需要请参会的人，要在会议前就把议题和相关的问题都理一遍，需要把可能方案、解决办法、可能发生的情况、设计理念、潜在问题、客观情况等等都要有所准备。会议需要参会人员都集中反映和参与，避免会议中耗费大家共同的时间。为了不消耗团队成员的时间，就要提前做好准备。

交互多

会议的过程不是一言堂，需要我们都参与，我们要把自己的想法积极贡献出去，会议组织者需要通过组织形式和流程给参会人员交流的时间，有时候会议需要很快速，没有主持人，那么我们可能更需要平等积极的发言，会议组织者不要把会议风格搞得太严肃，所以活跃的发言氛围很重要，无论是会议主持人还是会议组织者都要把控好。交互多很重要，只有多参与，多发言才能避免一个人说，其他人听着的情况。

通用首席执行官玛丽·巴拉（Mary Barra）十分注重为每个人提供表达想法的机会，甚至有意地让不同知识背景、不同理念的人坐在同一张会议桌上进行讨论，充分听取差异化人才的建议。

会议结果明确

会议都要有结果，没有结果的会议也要尽快追个结果而不是不了了之，领导摆谱问问情况，假装关心工作，一群人围着领导拍马屁的，这都是为开会而生的领导，上会讨论的事也一定不是要真干的工作，真干的工作也上不了这样的会议。现在公司做了很多控制这样形式的会议，就设置了很多硬性条件，比如很多公司的小会议室不设置座椅，站着开会也许会加速讨论和解决问题。会议组织者需要会前把会议目标通知下去，以讨论出结果为目标。

解决问题

会议有高级别领导参加，那么好不容易请大领导参加，就需要快速拍板，以求尽快推动跨部门，甚至是跨集团的工作，这比发邮件解决问题要更有力度，会议组织者需要把议题通知到领导，会议前请领导知悉大致议题，而不是会议中给领导一个大大的surprise，这样的惊喜虽然不是天天有，但是领导可能不太喜欢，万一惊喜变惊吓了呢？

如何让会议更有效率？

问题紧急程度和问题需要提前知会领导和参会人员。可以把会议优先级分为高、中、低三级。如果会议优先级高，这样可以帮助会议组织者优先安排各自时间，把大家的时间集中起来，以最快速的时间一起参会，如果有异地办公或者出差等形式，会议组织者也尽量提供更高效的远程参会形式。如果会议优先级低，那么参会人员并不需要高覆盖率，可以请代表参会，会后转达到位即可。

组织会议的原则：

为了让会议更有效，我们应该在公司组织会议的工作中注意以下原则，才不会让会议流于形式，最终大家都认为会议除了耽误时间没有任何用处，所以一定要把握好会议的原则。

1-避免过多的人参会，人多的会议很难出结果，人多的会议决策必然缓慢；信息交换次数多，决策过程自然慢；

2-解决小问题不要开大会，解决大问题要请最密切相关的人参加小规模会议，快速决策，马上出结果。

3-上会讨论过的事一定要在会下跟进结果，不然以后的会议就会流于形式；

4-所有会议上的交互过的信息都需要被重视，会下不要私下胡乱猜测，开诚布公的会议很重要，也是企业文化的一部分，如果会议上不说真话，私下窃窃私语，这个公司一定是个很官僚的，山头主义严重的公司。

5-会议尽量有效，不要拖住干事儿的人太久，还是要根据会议优先级，控制好会议时长，并允许多种灵活会议形式，增加会议效率。比如公司办公区分散，办公楼多，那么大家赶到一个会议室开会就要很多时间消耗在开会的路上，甚至是出差赶会议，那么这么多人花了这么多时间到底值不值呢？会议组织者事先就要考虑清楚。所以会议要把形式多样性，便利性。

6-对于开放性主题的会议，需要把会议框架事先定好，在公司培养良好的结构化思维。明确目标，集思广益的，那么就需要鼓励参会的人员广泛发表意见，会议主持风格要积极，会议形式要有很多有趣的会议形式，小茶点、咖啡、茶等，可以帮助参会人员放松，也可以促进大家发言。

这样的开放性会议需要取消采用点名签到，这会让参会者感到压抑。会前点名让大家觉得这是一种被操控的感觉，参会积极性一定受到挫折。

7-会议纪要简洁、精要。有任务、有目标、有负责人。会议纪要会帮助大家明确会议分工，也方便参会人员去跟进会后的工作进展，任务完成情况等等。明确各自参会人员的任务，明确执行和落地方向，都需要在会议纪要中明确出来。会议纪要一般以会后邮件的形式发送参会人员。收件人按照职级高低，抄送领导也要按照职级高低。会议纪要主题突出、简要、必要时附上方案或者流程、设计图等。

会议纪要有一点重要的地方就是，会议纪要需要有跟进会议后续的人。任何工作都要有明确的完成期限，和进度表。

人力管理启示录

从问题看，是领导需要开一个会议，开会的时间和需要通知的人员，领导已经告诉你了！但是领导没有告诉你开什么会？也没有明确开会的人是否应该必须到场？而开会通知工作由你来完成。

因此，我们先来试想一下几个通知开会后的情景：

通过你通知之后，大家来开会的模拟场景，你应该明白，领导让你通知开会这件事，没有那么简单了吧，通知开会不单单是通知一下，而且还要组织好，通知到位，这里的到位就是会议的重要性和必要性要强调到位。因此，面对通知开会这事，还是按下面的步骤来，保证万无一失！

一、在领导让你通知大家开会时，你一定要搞清楚会议的重要性？参会人员（必须到会的，可以不来的人）？大致内容？

在领导让你通知大家开会时，你第一反应是我需要通知那些人？这些人是一定要来参加会议还是可以派人代替？具体开会的大致内容是什么？

所以，你要大胆的向领导问清楚，具体怎么问，如下：

①会议很重要时

好了，这下你清楚了会议的重要性了吧，这个时候，你下面通知大家来开会的时候，就必须告诉大家，本次会议很重要，XX的项目在紧急，领导要求都务必来开会的，希望大家合理安排时间！

在传达完之后，开会前半小时，再和之前没时间的同事再确认一下，若是准时参加会议，那没什么问题了。

若是说，真的来不了，已经派人替自己来开会了，已经在路上了！

那这个时候，你需要和领导沟通一下，给领导讲明原因，不至于在会场被领导批评。想必领导也会理解的！

②会议不太重要时

当你问领导，领导很客气的告诉你，会议不太重要，来不来没关系。

在这种情况下，千万别觉得领导说了，会议不太重要，来不来无所谓！要是真这么认为，那失职的就你了。

试想一下，你觉得领导都说不重要了，他们来不来都一样。在开会那天，万一就来了两三个人，偌大个会议室，加上领导和你，开会的人不到五六个人。

在这情况下，领导的面子往哪里搁，领导看到会不高兴，并且责备你的！

因此，作为会议的传达者和组织者，要保证一定人数来参加会议，这个人数根据以往开会的经验来定。对于没时间来，确实是因为其它原因的，可以让其找人代替来参加，或者可以不来！只需要会后将会议精神传达一下就可以了。

二、有一个关键问题是：若是出现经过你统计，发现没空的人占绝大数的情况时，应该及时和领导沟通。

当你通知大家来开会，发现没空的人比较多时，要及时的和领导沟通，在和领导沟通前，需要做好以下工作：

1、对没空来开会的人，要了解清楚原因，以便向领导讲明原因。

2、对原因进行分类整理，将成立的原因放在前面，向领导汇报。

3、说服理由不成立的员工来开会。若是经你说服之后，开会人数可以，并且会议不是很重要，允许请假时，那就照常开会。若是确实因为一些事情的原因，而且很重要，开会人数太少，那就向领导汇报实际情况

经过上面几部的操作，若真是参会人太少时，你需要及时向领导汇报，将具体原因总结性的向领导讲清楚，同时带上自己的几套开会的想法。如：a、你已经沟通过了 ，周几下午几点开会，大家都有空，时间也允许。b、跟相关人员沟通过，可以派代表来，同时将会议精神可以向其它同事传达。

当领导听了你额汇报和方案之后，会有一个明确的态度，同时，会对你的工作进行肯定和赞扬！

因此，千万要记住，当没空人数太多时，自己怎么处理，才是真正考验你能力的时候！

三、领导让你通知开会，也是对自己能力的考验，同时是对你应变突发事件能力的考验。

领导让你通知开会，一定要记住，不要把问题想简单。认为只是通知大家而已，或者认为自己就是一个传话筒。

在职场，若是抱着这样的心态，也只能打打杂了。你需要的是想办法完成任务，想办法按领导的要求和想法把会议组织好，体现你的能力和价值。

同时，需要具备一定应变突发事件的能力，比如你现在遇到有人有空有人没空的情况。妥善合理的处理好参会人员到会情况，是对你的考验和能力的验证。

写在最后：遇到开会这件事，看似是有人来有人不来，其实是对自己的考验，也是对自己应变能力的考验。运用智慧和想办法，巧妙的化解，将被动变为主动，你离升职加薪不远了！

狂澜职说

如果领导定一个时间开会，可是有的员工有空有的没空，怎么办？

作为经常开会的我完全有资格回答这个问题。会议分很多种，题主所说的会议，应该是某个单位或某个公司的全体人员会。这种会议，如无特殊要求，是可以请假的。当然要视具体情况而定。

第一种，学习或传达总公司或上级部门的有关文件、政策、决定等。简单地讲，就是通过会议的形式，向全体人员传达一个或几个事情。一般来讲，这种会议不是人人必到的会议，如果有的员工因特殊原因不能参会，就由会议组织者以短信、微信告之会议内容即可。

第二种，是传达某行政部门对公司的下达的行政性指令。比如，安监部门对公司的关于加强安全生产工作的最新通知，要求公司面对某个时期特别需要关注的安全事项，进行排查检查。一般来讲，这种会议必到的是与安全生产相关的领导和工作人员，因为这些人是安全生产管理或监工作的执行者；其他人员需要知道，并执行有关规章制度就可以。这种会议，相关人员必须到场，其他人员如有特殊原因，可以请假，并由相关分管领导告之会议相关内容。

第三种，是特殊的、重大重要的会议，要求人人到场。比如决定公司前途命运的重要会议，需要每人都有签到，有对重大事项的意见，有对公司有关决策是否同意等重要内容。这种会议，要求全体人员必须参会，如实在不能参加，比如因身体健康等绝对特殊原因，必须向公司作出请假，并在征得公司领导同意的前提下，委托有关人员代替自己履行相关的职责、权力、义务（如代替签到、划票、同意与否等）。

总之，对领导来讲，除非事关每个员工的重要事项，对遇有特殊情况的员工，应该允许请假的。

想飞的小鱼儿

你们公司真奇怪，领导要开会，还要征求下面员工的同意？还需要和下面员工商量会议时间？恕我直言，你们领导是“吃素”的吗？领导的威严何在！

而你仅接到领导告诉你一个命令：XXX时间通知员工来开会。就愣头愣脑的去执行了，你的工作能力也实在是堪忧。

假设情况一：领导在公司德高望重，领导让你去通知某某来开会，他说他没空。正常的做法是他自己给领导打电话请假，而不是让你为他想怎么办，这和你有关系吗？

领导让你通知某某来开会，又不是让你“抬”着某某一定要来，他有没有空，是他的问题，你只要把领导的工作传达到了，那就是你的工作已经完成，来不来是他的问题，只要你保留了你通知到位的证据，他也没有办法狡辩，把责任推到你的身上。

假设情况二：领导属于刚上任，下面的人还不服他，让你去通知员工来开会，并要求你让他们一定要参会。

这种情况很常见，一个空降到某个部门的领导，某些盯着这个位置很久的人，发现位置被他占了，心存不满故意给这个领导难堪。

这种情况下你作为上下沟通的桥梁，是最受气的。上面的领导交代任务你完不成，必然被批评，下面的人把对领导的不满，发泄到你的头上，你作为一个“夹心饼干”上下不是人，开展起工作来非常难受，这种情况就需要你动点脑子，来作为上下沟通的调和剂。

在你接到领导交代任务的时候，你该把任务理解透，在去执行，如你一般直接去找下面员工传达任务，当然会遇到你说的，有些人没空有些人有空，而你又不知道如何处理的情况

什么叫权威性？就是在职场中可以“压得住”他们的人。

领导要组织开会，既然有人说他没空，由此可见你们领导并不能压住下面这些人，否则肯定不会有人敢以“没空”为借口拒绝。

这种时候就需要一个“压得住”的人来为你的领导站台，比如领导的领导作为嘉宾参会。

比如你的领导是部门经理，那么副总经理或者总经理来为他“站台”，哪个手下敢不来？除非真的有急事。因为他不给你的领导面子，也会给总经理面子。有人敢得罪自己的直接领导，但不一定敢得罪更高的领导，因为他的晋升甚至前途，都掌握在这个人手里，巴不得天天在总经理面前露脸，又如何会错过这个机会？

通知的时候也有技巧，不需要征求他们的意见，以一种不能拒绝的姿态向他们通告会议时间就行了。

用更高职级的人物来说事，让人觉得这是一件不可拒绝的事情，并没有商量的余地。

有时候在职场中，就该强势一点，即使你只是代领导传话，也要做出一副“狐假虎威”的样子来，一个老好人在职场中，并不会受到大家的尊重和喜爱，反而更容易被人欺负，让你工作起来处处受阻。

当然不是让你平时做人也“狐假虎威”，让人觉得你就是领导的一个“小马仔”，而是让你做事的时候，拿出强硬的态度，告诉对方我是“奉旨行事”，为难我就是为难你自己。

总结

领导通知开会，有人说没空，我觉得很大程度上就是这个人并没有把领导“放在眼里”，因为正常情况下领导是发布任务的人，下属只有执行的份，没有讨价还价的份。

当出现领导通知开会，有人说没空的时候，就是考验你作为一个领导的下属的工作能力的时候，做得好了就能得到领导的赏识，连有人说没空你都处理不好，那证明你的能力也就一般般了。

先和领导沟通参会的要求，并分析好当前的状况（比如是不是空降来的领导，大家故意借口不来参会，给这个领导下马威），通过小明分享的两点。

1、利益相关性

2、权威性

让这些没空的人，变为有空。

职场说简单也简单，说复杂也复杂，就看你了不了解职场的核心，在我的理解中一直都是“利益”。

因为在这十几年职场生活中，我遇到过很多水火不容的两个主管，就是曾经因为一点利益冲突，发誓老死不相往来。也遇到过自称老死不相往来的两个人，在利益面前“面和心不合”，但不管怎样，他们还是一起联手做成了事。

以上是小明的一点浅见，希望能帮到你。

职场新人王小明

有空没空，是领导说了算

根据题主问题判断，应该是通知会议的人，在通知的时候，会有很多部门的人说忙呀，没空呀，要知道，只要你确保通知到位了即可，至于有没有空，来不来，不是你考虑的事情，在职场，下属忙不忙，是领导说了算，即使你一天到晚活干不完，领导觉得你不忙，你再抱怨，都没有意义，因为你的忙，领导会给你定性为效率差

领导既然安排一个时间开会，那么作为下属，没有任何理由和借口，就是要参加会议，因为很多领导，是靠会议，来树立自己的权威的，他既然会安排这个时间点开会，那么他就认为，不会对工作，造成很深远的影响，而且领导认为，开会，比你目前手里的工作重要

因为参加会议，就对工作造成了影响，是能力不行

有些同事可能会钻牛角尖，说手里工作很重要，去会议了，就会受到影响，要知道，在领导心里，如果一个管理者，连突发事件的应付能力都没有，那么就是不合格的，有些职场新人，当工作出了问题后，找理由，说我去开会了，没有监控到，其实这也说明，在平时的工作中，没有掌控全局的能力，加入你请假了呢？是不是就不运作了？

除非不想升职加薪，否则最好参加

领导，都是爱面子的，假如通知了10个人参加会议，就你一个人没参加，他不会认为你是工作忙，而是不服从管理，那么以后在一些升职加薪的事情上，就会收到影响，难道说其他人，都没有你忙？

如果题主是内勤，要知道职场很多人，喜欢说风凉话

如果题主是通知会议，是内勤，不要感觉别人说没时间不知道咋办，职场，很多人接到会议通知，都会说忙，但是还是回去的，因为都明白领导会议的重要性，没时间，只是风凉话，至于真的不去，领导会处理他，不用你操心

总之，工作再忙，领导的会议，都要参加！

EXCEL知识屋

领导定一个时间要开会，是一个统一安排，可能要做统一布署，不是领导闲着没事才开会。领导做为一个团队的总负责人，开会是传达其管理思维的最便捷方式，也是团队内员工接受公司近期工作重点布局的最准确方式，从会上领导强调和安排的内容，进一步把握公司最近在要求什么、有什么大事在抓、自己日常工作要如何加强配合更利于大局。而团队内员工，不扯皮直接按时来开会的人也不是都闲着没事做的同事呀，关键是要看个人，开会时间定了，在去开会前排一下哪些工作急着做的先做了，哪些工作计划推到会后再做，学会统筹、计划性地开展工作，学会处理应急情况下手头工作合理安排，这本身就是一个成长啊。

董宪印

谢题主！企业领导定时间召开会议，凡涉及到（通知的范围内）都必须准时无误的参加，因为开会是企业行为，等同于你的岗位工作。如果你确实因为种种原因无法参加开会，必须事先向主管领导申明理由，办理请假手续。领导批准后方可离开。否则企业有权参照相关制度予以处理。

愚叟2

会议是统一思路的方式，基于这种情况，有二点：

1.提高会议效率

2.缩短会议时间

不管是否有空，基于以上二点，都要参加。

峰兄话人力

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關鍵字: 开会 参会 通常