文 | AI國際站 唐恩
編 | 艾娃
“數字工作場所”一詞充滿爭議和混亂。許多企業將數字工作場所一詞用作其協作工具，Intranet軟件和各種網絡解決方案。
2020年的數字工作場所不僅僅是您的工具。
您的工具是必不可少的，但是對於數字化工作場所來說，它們是一個短視的觀點。領導者需要超越過去和未來，著眼於數字工作場所如何真正改變整個工作生態系統。
在哪裡尋找數字工作場所。
我們採訪了世界各地的商業領袖，以瞭解他們對於數字化工作場所的看法以及到2020年將解決的問題。我們問：“數字化工作場所在2020年將如何幫助您工作？”這是他們最常見的回應。
1.取消製表符切換。
“我認為數字工作場所面臨的最大挑戰是，我們每個人都有大約20個應用程序和100個選項卡同時打開，其中Slack，電子郵件和文本通知突然彈出。Nextiva的CMO Yaniv Masjedi表示：“到2020年，我將研究能夠幫助我避免這種上下文切換的任何應用程序或系統，從而提高工作效率。”
上下文切換是大多數人沒有想到的實際問題。這是一個新時代，人們坐在辦公桌旁討論“工作”，“不工作”以及介於兩者之間的所有內容。它以我們未意識到的方式影響著生產力。
數據孤島是切換選項卡的主要原因。一個典型的例子是使用電子郵件進行“官方”內部通信，使用聊天進行所有其他通信。儘管存在一些明顯的差異，但何時使用每種表格都沒有標準規則。因此，當需要查找通信的詳細信息時，您現在必須搜索至少兩個位置以找到所需的內容。
API集成可以從不同的應用程序獲取數據，並顯著減少選項卡切換。但是，它並不能消除它。要對消除選項卡切換產生更大的影響，請將您的操作從單獨的不同工具過渡到多功能平臺。
2.協作工具應與項目協同工作。
Chanty創始人Dmytro Okunyev說道：“我想要從數字工作場所獲得的功能如下。首先，我需要一個功能強大的通信平臺，該平臺可以讓我發送文本，進行音頻和視頻通話以及共享屏幕。接下來，我需要一個可以使我更好地管理項目的功能。我們構建了一個工具，旨在將這兩者融合在一起，到目前為止，我認為它做得很好。”
許多組織正在嘗試構建自己的工具，以將其交流納入項目中。每個項目都需要高端分析和報告功能，以基本控制和洞悉其中正在運行的所有活動。
下一個挑戰是將這些見解付諸行動，一勞永逸地管理工作，人員及其協作。許多企業為了可定製性和數據安全性而構建了自己的工具。他們花了一大筆錢，但有效地完成了工作。
但是，中小型企業和中級市場可以使用一些協作項目管理工具來完成工作。如果他們意識到這個問題並開始採取行動，他們仍然可以追趕其企業巨頭。
3.改進知識管理。
我們還可以期望企業更加重視員工的能力和知識的增強。在這種情況下，數字工作場所可以使用以前不可用的知識管理功能進行擴展。我期待著歡迎軟件解決方案，這些解決方案能夠整理出一批業務內容，並捕獲有價值的知識，這些知識可以進一步自動地轉移到員工的能力中心，並在團隊和社區之間共享。
在當今動態的工作環境中，重要的是記錄和管理全面訪問需要基於共同基礎的信息。當新員工可以自己找到資源並填補知識空白時，使他們適應新的需求就更容易了。
當用戶可以輕鬆地在他們的指尖搜索信息時，這也減輕了所有團隊的負擔-它只是為員工提供了更好的體驗。藉助功能強大的搜索工具，它可以根據上下文理解查詢，數字工作場所應將知識管理作為每個組織的優先事項。
4.通過遠程工作提高生產率。
聯想高級副總裁兼總經理Christian Teismann說：“隨著越來越多的人在非傳統地點（甚至是在傳統辦公室內）工作，對於員工而言，至關重要的是要提供工具來提高工作效率，同時又能移動辦公。《 Capital One 2019工作環境調查》發現，有61％的專業人員期望下一位僱主提供彈性工作時間，而54％的專業人員期望能夠遠程工作。為了滿足這些期望，企業領導者和員工必須做出明智的技術選擇，以實現協作以及無縫的工作/生活整合。”
在過去的十年中，遠程工作一直在增加。它允許員工在自己的時間和地點工作。研究表明，員工在遠程工作時的績效會提高。但是，如何使遠程工作變成對組織和員工都適用的現實呢？
最好的方法是為員工提供正確的數字工具，使其與工作保持聯繫。它必須是提供最大功能和靈活性以及數據安全性的正確組合。為了掌握所有信息，還必須減少員工使用的應用程序數量，以提高可視性。
5.以員工為中心的方法，同時適應新技術。
預計軟件應用程序將變得更加智能，但是需要授權員工利用這些技術來提高效率和生產力。
到目前為止，解決任何工作問題的方法都是尋找數字工具。但是，最大的錯誤是假設購買和實施工具會自動解決問題。確保員工使用這些新工具適應新的工作文化。只有這樣，您才能看到ROI的重大變化。畢竟，員工是具有難以改變的習慣的人。
如何進入數字化工作場所？
數字工作場所計劃為各種規模的企業帶來了很多好處。即使“數字工作場所”一詞的定義很鬆散，領導者也有必要嘗試理解人們為什麼談論它。
理想的數字化工作場所方法應該是確定企業當前的需求，如果需要則獲取數字化工具，並通過人員在系統中實施。數字化工作場所的願景正在不斷髮展。
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