​本文共計6327字，“我是如何高效的管理時間”。

這是智遠的第071篇成長筆記的分享。

“勤奮不一定效率

要聰明的利用“時間管理”。

在現實生活中，很多人對於時間管理的理解有所誤區，認為通過各種“時間管理的軟件”就可以提高自己的工作效率，而實際中，單純的增加效率的快慢，只會讓自己變的更忙。

當然你也肯定感嘆過自己為什麼時間不夠用，前些天看到一個特別有趣的問題：“工作佔據了自己太多的時間了，沒有精力去學習，鍛鍊和提升自己的機會都沒有了，怎麼辦”。

但凡工作了幾年的人，多多少少都面臨著以上的問題，忙了一整天還在忙，所以，你可能真的需要時間管理。

網上對於時間管理的定義各種各樣，在智遠看來，時間管理的目的，首先是幫自己過得更幸福，提高生活質量。

從而讓自己分清生活中哪些事情是最重要的，把時間花在可以成長，可以利用的地方。

其次“時間管理”，能讓我們更有效的去梳理自己的“業務”，自己每天CPU大腦要處理的多項進程，從而給大腦留出緩存的空間，不那麼的忙碌。

01.什麼是時間管理

在維基百科上是這樣定義的：時間管理就是利用技巧，技術和工具，幫助我們完成核心的工作，實現目標。

• 時間是一種快速移動的資產：

上帝是公平的，給予我們每一個人一天24小時的資產，但是為什麼很多人抱怨時間不夠用，真的有那麼忙嗎？這是我們應該去反思的問題。

其實我們擁有的時間可完全由自己支配，既然時間是一種資產，那麼浪費時間必須要承擔風險，規避風險唯一的途徑，就是“學習有效的管理自己的時間”。

（圖片來源圖蟲創意）

• 瞭解全天時間拆分：

要想學會“時間管理”，首先要弄清楚時間的拆分，智遠結合自己的實戰，我通常會把一天的時間分為3個方面：

1.工作中的時間

2.外界佔用的時間

3.自己佔用的時間

工作中佔用的時間：

我們每天到達公司，面對自己的上級領導，開會，總結，彙報，日常佈置的任務，每天要完成的核心事件，拜訪的客戶，回訪等日常工作，這些都是屬於工作當中的時間。

外界佔用的時間：

早起起床洗臉刷牙，上下班的路程，吃飯，刷短視頻，信息流，回到家中陪家人，孩子，妻子，晚上睡覺等這些時間，智遠通常稱為外界佔用的時間，這些時間是不可避免，而每天必須發生的。

自己佔用的時間：

智遠把這部分時間也稱之為可以支配的時間，比如下班後，週六日雙休，單休的時候，這部分時間可以不受到領導，乃至公司大範圍的控制，可以利用這些時間去讀書，學習，健身等。

（圖片來源圖蟲創意）

• 時間管理的重要性：

以前不相信這句話，現在備有感受：“怎麼樣過好一天，便如何過好一生”。

“時間本質是一種複利思維”，我自堅持寫作開始，每天都會讓自己的大腦進行輸入，輸出，思考，覆盤，這樣才能更好的去成長，打破不同時段的認知瓶頸，我認為這就是時間管理的重要性。

其次智遠認為“時間管理”針對於每個人的階段不同，產生的效應也是不同。

比如對於小學，中學生而言，時間管理是為了培養孩子的“啟蒙階段正確意識”，好比參天大樹幼苗時期。

到了大學時間，“時間管理”，較多的投入在於“學習”，養成良好的作息習慣。

比如這個階段的學生，可能面臨不想上課，玩遊戲，談戀愛，社會社團活動，人際交往等，任何一個問題的出現，都可能讓大學生步入彎路。

步入社會之後，成年人需要的“時間管理”，在於更好的支配自己的時間和精力。

把工作，生活，學習成長，職業規劃合理化的進行分配，然後進行量化，從而讓自己的每個階段的目標感更加強烈，激發奮鬥的動力。

02.時間管理STP1-列工作清單

時間管理的本質就是”自我掌控“，從“精力”和“時間“兩個方面進行掌控。

前者掌控的是大腦，而後者操控的是“時間”，只有先把這兩方面分離，我們才能更好的去規劃和運用自己的每一天。

• 我身邊的故事：

以前我在一家公司負責市場品牌部的時候，招聘了一位新媒體運營H先生，他的工作時間不長，但是每天卻苦惱非常的多。

我發現他效率不是很高，有一次閒暇的時候我私下找他談心，交流工作，他就給我吐槽：

週一到公司，從早起吃完早餐，打完卡開始，自己就一直在忙。

為什麼感覺事情這麼多，本來安排的下午有一個用戶要來公司參觀，計劃上午12點給用戶發個信息，告訴下行程，

下午了4點了，卻發現今天自媒體文章的推文素材還沒有找完，內容創造寫了一半，配圖設計師沒有做出來。

5點了發現，後天過節，你給我要的新媒體社群的“用戶活動方案”大綱，還沒有寫出來，感覺每天都要加班，工作好累。

同樣的時間和精力的投入，KPI以及結果自己還沒有另一位同事的好，我該怎麼辦？感覺好心累。

（圖片來源圖蟲創意）

聽完了他的問題，相信很多初入職場工作的朋友也有感同身受過，這類問題的核心在於“時間管理”上，時間管理不好，特徵就會出現很多。

比如無法合理的把握自己的工作進度，不擅長分配長期項目和緊急事務的時間，工作忙碌或者空閒的時間安排不合理，自己獨立推進一個項目的時候手忙腳亂等。

那麼如何進行合理化分配，時間管理的呢？我給他分成了四步驟，第一個步驟就是“列清單”。

第一步按照上面所說，從自我掌控的部分開始梳理，列下清單，把自己每天要做的每件事情寫下來，明確相應的目標。

為了目標的切實可行，我們在目標設定的時候，需要遵照（SMART法則）

S-Specific：目標一般要足夠明確的，不能夠模糊

M-Measurable：一個目標必須可以經過努力實現的

R-Relevant：目標必須和其他目標具有相關性的

T-Time-based：目標必須有明確的截止期限

然後，經過溝通，我幫助H先生梳理了下週某一天要做的事情，大概的清單如下：

1.完成日常自己撰寫品牌推文1篇

2.溝通其他類目頻道文章2條，3條內容推送

3.和社群運營溝通一週社群活動

4.和商品部對接一週APP首焦商品排期，提前規劃內容

5.與品牌部門媒介溝通公眾號換量要求

6.當天其他自媒體號內容的分發

列清單只是手段，找出核心要做的事情的排序才是最重要的

03.時間管理STP2-做任務排序

在時間管理中，做排序最常用的工具是“二八效應定律”，也成為帕累托法則，核心表達的意思是

所以進行優先順序的排列，確認事務緊急度和重要度，是保證我們工作效果的關鍵，這也是整個時間管理中最重要的部分。

（二八定律）

80%多半來自於瑣碎的事物，20%重要的少數事物，那麼在工作中，

1.這件事情的價值是什麼？

2.這件事情是必須完成還是非必須？

3.這件事情是否需要我親自做？

4.這件事情如果不做，是不是就錯過了窗口期？

衡量出事物的重要度和緊急度之後，我們需要根據“時間管理”矩陣來進行相關事務的優先級別的排列。

時間管理優先矩陣，是一種結合現代實際行為的“時間管理理論”，把時間按照緊迫性和重要性ABCD四個種類，形成時間管理，緊迫性是指馬上，立刻需要管理，不能拖延。

時間管理矩陣，也叫時間四象法則，美國艾森豪爾將軍指出，我們的精力往往被緊急但不重要的事情所佔用著，而並未完全或者儘可能的將時間的分配與精力用在重要的事情上。

該法則的核心觀點指出：留多一點時間給重要的事情。

（時間管理矩陣，四象限法則）

那麼對於時間管理矩陣的工作內容，我們採取的措施不同，分類的情況也是不同的，分別如下：

• 1.重要且緊急：

處理的方式也相對簡單直接，就是“立刻去做”。

通常優先級別最高，要立刻馬上去做的，同時，如果放在“重要”的內容總是很多的，說明自己在“時間管理”方面出現了很多的問題，需要想法設法的去減少它。

• 2.重要但不緊急：

處理的方式通常是“有計劃的去做，平時多做”。

這類工作通常飽和但不是很忙碌，可以集中精力快速處理或者攻下，做好計劃，先緊後松，儘可能在日常，把時間花在重要但不緊急的事情上，這樣重要和緊急的工作量就會減少。

• 3.不重要，緊急：

這類工作緊急，但是不是太重要，自己可以選擇去做，也可以授權別人幫忙去做，比如自己在寫某篇文章的時候，要找一個配圖，當下要用，自己可以請別人幫忙，也可以讓設計師協助。

• 4.不緊急，不重要：

處理的方式通常是：“日常做，少做”

這類工作通常完成周期性比較長，在當下也不緊急，也不重要，日常處理一點點就好了，比如自己用一週寫篇文章，那麼每天碼字一點就夠，可以少做，合理抽出零散的時間去執行。

（圖片來源內容創意）

同樣，我按照上面幫H先生列出來的清單，按照時間的四象限法則和二八定律進行了分類和排序，得出了幾個結論：

• 1.重要但緊急

（做好上週公眾號的週報，因為今天晚上要發給領導，觀察數據，做合理的新媒體運營規劃，這件事要第一時間敲定）。

• 2.重要但不緊急

（完成日常自己撰寫品牌推文1篇，和社群運營溝通一週社群活動，當天其他自媒體號內容的分發）。

• 3.不重要但是緊急

（溝通其他類目頻道文章次條，三條內容的推送，和商品部對接一週APP首焦商品排期，提前規劃內容）

• 4.不重要也不緊急

（與品牌部門媒介同事溝通公眾號換量的要求）

這樣下來，就非常的清晰，哪些應該排在上午需要完成的，哪些是下午可以進行的。

當然不重要和不緊急的，是不是在碎片化的時間，比如喝咖啡的時候，午餐後下樓一起散步的時候進行溝通。

04.時間管理STP3-計劃並執行

當優先級排列後，我們就可以制定相關的工作計劃了，要記住，好記性不如一個爛筆頭。

在這一步中，智遠推薦你可以藉助一定的輔助工具，使我們的工作計劃可視化，我經常用的是印象筆記，也有郵箱日曆，檯曆都可以，自己如果不喜歡也可以使用筆記本自帶的軟件。

印象筆記當中有很多“時間管理”工具模板，按照不同週期的都有，比如，年，月，日等，智遠推薦讀者朋友使用這個PDCA工作計劃模板，給大家截圖參考：

（“日”PDCA計劃進度表）

那麼在用這個工具之前，首先需要了解工具的基本作用是幹什麼的，先說下什麼是PDCA的原則：

P-plan（計劃）：

包括方案和目標的確定，以及活動規劃，任務規劃的制定。

D-Do（執行）：

根據自己已經知道的信息，設計出具體的方法論，方案和計劃佈局，然後在根據設計和佈局，進行具體的運作，實現計劃中的內容。

C-Check（檢查）：

總結執行計劃的結果，分清哪些是對的，哪些是錯的，明確效果，然後找出問題。

A-Action（處理）：

對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定，並給予標準化，對失敗的教訓也要總結，引起重視。對於沒有解決的問題，應提交給下一個PDCA循環中去解決。

每一件事情，通常我們會先做計劃（P），計劃完了以後去實施（D）。

實施的過程中進行檢查（C），檢查執行結果是否達到了預期，分析影響的因素，出現問題的原因，並提出解決的措施，然後再把檢查的結果進行改進，實施，改善（A）。

按照這個模板，我給H先生做出來的計劃是：

（“日”PDCA落實方案）

在整個的計劃中，我們將緊急重要的事項上，我給H先生安排在了上午時間第一時間完成，不緊急但是重要的工作佔據了全天大部分時間。

而最後下午16：00-18：00預留的時間，一部分可以檢查，其次是做全天任務的回顧，在碎片化的時間安排完成一部分不緊急不重要的事情。

05.時間管理STP4-回顧並檢查

前面我有分享過一個觀點叫做“深度覆盤“，每日及時的覆盤是不斷精進的前提，那麼每日“時間管理”的最後一個步驟就是“回顧”。

我們在進行回顧的時候，要重要的關注哪些是任務，事情沒有完成，沒有完成的核心原因是什麼？我們在時間估值上是否準確，後面進行計劃制定的時候是否需要進行改進等。

時間陷阱在我們每日的工作中無處不在的，我們同樣需要注意有沒有遇到什麼時間陷阱，思考陷阱，如果遇到了，後面該如何規避等。

當然我寫到這裡，其實你可以看到上面這篇2，3，4，5副標題連貫的結構內容主要講的就是4個步驟，就是PDCA（Plan-Do-Check-Action) 的整個過程。

（“日”PDCA整體循環）

簡單來說，所謂的每日“時間管理4個步驟，就是計劃，執行，反思，精進，然後計劃執行，反思，精進，不斷提升，不斷成長。

掌握這個思路非常的容易，而每日按照這個質量去執行很重要。

智遠已經在這個軌跡裡面循環兩年，一旦形成自動擋，你會發現自己無論是工作，還是生活，還是閱讀，還是寫筆記等，都會遵循這個思維，最終有計劃，有落實，有思考，有覆盤。

06.時間管理當中的“坑”

網絡上我們可以看到很多對於“時間管理”的描述，但是在智遠看來，系統化的較少，時間管理的秘訣很簡單，合理的運用工具去限制自己的精力，學會跟時間耍點小花招。

當然掌握時間的秘密在於有計劃地專注於最重要的事情，從而抑制那些緊迫但不重要的事。

可能在過程中，也會遇到一些小插曲，比如執行某個重要事情的時候電話一響，被某個APP，彈窗PUSH一下，來了一個短信，短視頻您的關注提醒了一下等。

這些小動作都可能讓你馬上就接起來了，甚至點開來看，但是卻會對緊急的事情又拖了一下，產生分神，甚至點開看了一會兒而忘記了剛才在忙什麼了。

（圖片來源圖蟲創意）

如果自己每日計劃已經做很完美了，但是你在執行中可能就會遇到你做的事都不是自己一開始想做的，這6條智遠需要提醒下你：

• 1.學會說不

你在按照計劃有序的進行著自己的工作，結果同事來了一句：“H先生，這件事情你能幫我處理下麼？”。

職場中大多數人都遵循這一個不成文的社會契約就是：當有人要你做什麼的時候，你總是會說“好的”，而不會說：“我在忙，不好意思啊”。

也許這些幫忙，正在拖垮自己的腳步，只因為有人溫柔的向自己提出了請求，你如果放下自己緊急的事情去幫別人了，自己可能就會在“時間管理”上面浪費掉一些空間。

• 2.關掉手機通知

現在手機APP的發展，很多的企業開始利用我們的緊迫性行為，通過各種彈窗，PUSH，來吸引我們的關注，不斷讓我們在某個時刻分散自己的精神注意力。

最簡單的方式就是：忙的時候專注做事，關掉手機的一切通知，這些在APP或者管理中心都可以設置。

在自己有時間的時候去查查信息就好了，比如吃飯的時候，午休的時候，回覆信息和其他事情統一做還能提高辦事效率，同時節省更多時間。

• 3.先做最要緊的事情

什麼是自己可能必須要做的事情，即便是不是緊急的，那也要第一時間完成，因為下午的時間大腦總是會疲乏。

分心的事情就像小怪獸一樣不計其數，別拿什麼“如果我把這個事情先做完，我就能。。。。”這種話欺騙自己，智遠的經驗認為，沒有太大用。

（圖片來源圖蟲創意）

• 4.事情越少，時間越多

自己每天遇到的不可控有成千萬，你也不確定做哪一件緊急的事情的時候自己就被打亂了，最好一天關注的重要事情不要超過3條，並且對著3條全力以赴。

因為自己的大腦不喜歡被限制，有個碎片化時間就想幹點別的，比如刷刷視頻，看看信息流，朋友圈等。

集中精力做好一項任務比同時做好很多任務更有效率，並且這樣一來，自己就有很多很多時間去梳理其他的工作了。

• 5.學會忽略

其實自己在忙的時候，有些人你沒有時間去回覆信息，有些同事甚至陌生人發來的信息可以不用理會，因為中間打斷，這會讓你的效率更低。

比如支付寶的賬單，回覆郵件這樣的事情晚點做也沒有關係，而把這些碎片化時間投入到重要的事情上，自己得到的會報就是處理重要事情的速度會更快，更集中了。

寫在最後：

每日“時間管理”的方法論有很多，

難的是找到屬於自己的方法論，並讓它形成自動檔運行。

一個人一旦掌握了“時間管理”的秘訣，你會發現自己做事的效率竟然這麼好，自己便終於有了更多的時間去做喜歡的事情了，這美好的一切都來自於自己掌握的每一個方法，不妨從今天起，建立自己的“時間管理”操作指南。

閱讀更多 王智遠 的文章

關鍵字: 國創上頭條 時間 人生第一份工作