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在教育培訓界,有一個詞廣為流傳。
這個詞就是「知識的詛咒」。
一個行業專家或者高手,在掌握某些知識以後,就再也回不去自己不知道時的樣子。
然後在講解該領域的專業知識時,會忽略門外漢和小白的感受,一些很基礎的概念和原理,默認他們都懂。
所以,我們在教學的時候,反反覆覆的提醒自己,要「打破知識的詛咒」 。
最近,我又被「詛咒」了!
當我看到拉老師收集的問答集錦時發現:
被反覆問到的高頻問題,都是那些最基礎的知識點和原理。
這些不起眼的知識點和原理,課程中花大量篇幅介紹吧,大家會覺得沒意思。
不認真搞懂它吧,又老會出問題。
就拿最近收集的這些提問來說:
這些難纏的小問題背後,其實都是一個東西 ——「單元格格式」。
不管你是不是 Excel 高手,用過 Excel 多久。
如果你經常用 Excel 表格,卻從來沒認認真真地瞭解過單元格格式,一定要全面系統的瞭解一下它,因為它是 Excel 的底層原理之一。
01
什麼是單元格格式?
在 Excel 的單元格里,你所看到的內容並不一定是它的真身,很可能是打扮過的樣子。
而用來裝扮數字內容的美妝用品,就是「單元格格式」。
例如,31314 這串數字,直接寫到單元格里是這個樣子的。
但是,如果換成會計專用格式,他就成了下面的樣子:
02
有哪些常用的單元格格式?
所有輸入單元格的內容,Excel 會自動判斷你輸入的內容是數字、還是文字。
數字自動靠右對齊,文字自動靠左對齊,默認都是常規格式。
在單元格格式列表裡,內置了一些常用的格式。
可以預覽當前單元格內容,在不同格式下的顯示效果。
瞭解了基本概念,我們再來看看到底單元格格式會怎麼搗亂?有什麼用?
03
身份證亂碼是怎麼回事?
輸入身份證號後,按【Enter】鍵,會顯示成亂碼的樣子。
這是一種叫做「科學計數」的數字格式。
不僅僅身份證會這樣子顯示。
像銀行卡號、超長的編號,只要超過 15 位,Excel 都會默認識別成天文數字,自動的以這種「科學計數」格式顯示。
04
如何正確輸入超長數字?
不想讓輸入的長數字自動變成「科學計數」顯示,怎麼辦呢?
那就得告訴 Excel,這不是天文數字,別給我瞎美妝。
方法很簡單,把單元格的數字格式改成「文本」以後,再輸入就可以了。
05
已經變成「科學計數」了,怎麼恢復成原樣?
這裡就要分 2 種情況了。
第一種情況:
❶ 如果數字不超過 15 位,可以打開數字格式窗口,在自定義格式欄,輸入一個 0,就會以完整的數字形式展現。
這個 0,在自定義數字格式裡,是一個數字佔位用的代碼,表示如果是數字按照原樣顯示。
❷ 15 位以下的長數字要完整顯示,還有一種方法:
把單元格改成「文本」後,雙擊單元格,重新激活單元格編輯狀態,按 Enter 完成輸入。
這樣操作,數據就會變成以文本格式存儲。
單元格前邊會出現一個綠色小三角,這是 Excel 在提醒你,這裡有一個假數字。
第二種情況:
當數字超過 15 位時,例如 18 位的身份證號碼。
一旦完成輸入,15 位以後的數字就會被 Excel 自動裁決,天文數字不需要那麼精確,可以捨棄,於是會全部變成 0。
怎麼辦?
只能重新輸入!
如果你不想 100 行數據以後再全部重新輸入,那下次記得先設文本再輸入。
06
除了搗亂,數字格式還有什麼用?
利用好數字格式愛打扮的特性,可以 讓很多數據的錄入變得更簡單。
例如,讓負數自動顯示成紅色,直接切換即可。
再比如,港幣加上英文標記,可以直接選:
在數字格式窗口裡,還有很多的自定義數字格式。
建議現在就打開這個窗口(快捷鍵【Ctrl+1】),把每一種格式看一遍,做到心裡有數,留個印象。
07
格式中的各種符號是什麼意思?
一些複雜的數字格式,看起來亂糟糟的。
實際上,都是有限種類符號的不同組合。
所以,我們只需要瞭解一些常用的符號即可。
❶「0」- 數字零佔位符。
強制顯示,如果當前位數上沒有數字,會以 0 補全。例如:
❷ 數字佔位符。
不強制顯示,如果當前位數上沒有數字,則不顯示。例如:
❸「y/m/d 」- 年/月/日佔位。
不同的寫法,代表的含義不同。
例如 mm 表示月份強制顯示成 2 位數,1 月,顯示出來的是 01。
❹「h/m/s」 - 時/分/秒佔位。
和「y/m/d」佔位的用法類似。
❺「@」 - 文本佔位符。
代表原單元格中的文本。
❻ 逗號「,」 - 千位分隔符。
這個很好理解,為了讓很大的整數更易讀,一般都會 3 個為一段,加上千位分隔符。
例如,格式碼是「#,##0」時,輸入 13405,顯示效果就是 13,405。
❼ 分號「;」- 類型分隔符。
不同類型的格式碼,用英文分號隔開:
例如,如果將單元格數字格式設成「"男";;"女";」,輸入數據後的效果會是:
特別留意一下:
① 負數段沒有格式碼,所以輸入負數時會自動隱藏,什麼都不顯示。
② 數字格式只改變了顯示效果,並不會改變輸入的內容本身。
雖然顯示的是「男」,真實內容還是正數。
❽ 方括號 [ ] - 特殊代碼。
用顏色代號可以將數字自動上色。
例如,[藍色]0.00;[紅色]-0.00,表示正數時以藍色顯示,負數時以紅色顯示。
❾ 「G/通用格式」。
這個代表默認的常規數字格式
08
同為數字佔位符,0 和#有什麼區別?
區別就是:
0 死要面子,就算沒有數字,也要自己霸佔一個位子;
而#很低調,沒有數字就深藏不露。
看一個實例就明白了。
同樣是數字 12,在不同的格式碼下,顯示效果不一樣。
09
格式碼那麼多,怎麼記?
說真的,不用特別記憶。
先選中一個內置格式,切換到自定義,就可以看到該格式背後的代碼。
懂得按上面的原理進行拆解再造,多刪少補就夠了。
數字格式在「數據規範錄入」、「簡化輸入動作」、「函數公式處理數據」時都有深遠影響。
它是 Excel 表格世界裡的底層原理之一,關於數字格式的更多實戰應用,以後再細說。
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