朋友老張在工作中最討厭的就是開會，他曾經向我抱怨：“開會有什麼好開的，有那個時間還不如讓我把手頭上的工作全部做完，免得天天加班”。
從工作時間上面來說，老張的抱怨並不是沒有道理的。有許多職場人像老張一樣，出於各種原因，比如會議冗長，參會人員各種跑題，無休止地辯論，模糊的結論等等而討厭開會。
在職場中，大大小小的會議有許多，會議按照目的可以分為兩大類：一類是議事類的，另一類是非議事類的。
前者是工作中最為常見的會議，其特徵是小範圍，以得出結論為目的；而後者更多的是一種儀式感，例如員工大會、年度總結會等。
對於職場人而言，重要的會議指的是議事類的會議，會議本質上是一個信息交流的方式。其最主要的特點是面對面交流，有什麼好處呢？
面對面交流能夠傳輸的信息量是比較大的，除了文字以外，聲音、視頻甚至與會者的表情都是面對面交流能夠傳遞的信息。
另外，面對面交流最重要的是：觀點和建議能得到及時反饋，這也是其他交流方式無法做到的。
由此看來，議事類會議是有價值且重要的。那麼，怎樣才算是一場高效的會議呢？一場高效的會議一般有三個特點：一是目標明確；二是能夠得出結果；三是會議的決策能夠堅決執行。
大部分職場人在會議中扮演的角色是會議的參與者，作為一名參與者，要在會議中扮演好自己的角色，從會議中獲得有價值的信息，從而給自己的職場生涯加分，這應該怎麼做呢？
從會議的發起到結束，一共可以分為三步，分別是：會前準備，會中討論，會後執行。根據這樣的流程，參與者在每個環節中都有自己需要做到的事情。
1、參與者的會前準備：明確目標，準備資料
對於參與者而言，從接收到會議通知那一刻開始到會議開始，通常有一段時間能夠準備的，可以從這兩方面進行準備
（1）明確會議目標
這個是開會的基礎，每一個會議都有它討論的內容和主題。臉書的創始人扎克伯格在開會上面對員工的要求是：在會議開始前，要想好一個基礎問題就是：本次會議的目標是什麼？
無論是會議發起人和參與者，會議的目標都是需要去確定的，沒有明確
的目標，在會議中容易跑題，無論是自己跑題還是其他參會者跑題都會
影響會議的進度，接收到錯誤的信息，影響判斷。那麼，應該如何明確會議
目標呢？可以從三方面進行梳理明確會議目標
從會議名稱抽取
根據會議名稱進行抽取信息，比如某某業務研討會，某某季度研討會等，一般會議的命名都是以主題來命名的，也是整個會議的核心內容。
通讀會議附件提取
發起會議時，如果有相關的資料參考，在會議通知中一般都會附上附件，附件也是與會議的內容相關的。例如討論與某公司展開業務合作模式的會議，通常會附上該公司的簡介以及業務模式等文本材料，通讀這些文本材料，你可以從中瞭解相關信息，從而得出本次會議討論的目的應該是如何與該公司展開合作
詢問發起人
如果沒有通過郵件或者其他書面形式通知會議內容，只是通過口頭通知的話，上述的兩種方式顯然就不適用了，對此，最直接的方式是詢問發起人。
對於發起人而言，發起會議是帶有一定目的的，而他是最清楚這個目的的人。所以，在沒有任何書面通知的前提下，記得直接詢問會議發起人，詢問的話術可以是：“會議內容是有關什麼方面的”“會上要討論什麼”等等。
（3）準備會議內容
會議內容準備有兩個部分，概括地來講就是：建議、問題
建議是建立在對會議目標剖析的基礎上，一般從“是什麼”“為什麼”“怎麼做”這三個維度去剖析。
例如：討論與某公司的業務合作模式的會議，那我們要了解的是該公司的業務是什麼，為什麼要合作這個業務，如果合作要怎麼做。其中，“怎麼做”要從自己的職能和角度出發去思考。
問題是針對會議討論的目標，你的疑惑點是什麼，將它整理成問題，方便在會議中提出。
在會前準備中，將自己的建議和問題記錄下來，保證了自己在會議中思路清晰，能夠有條理地提出建議和問題，提高自己發言的效率。
2、會中討論：在有限的時間裡盡責
會議的討論是一場會議的重點，有效的會議在這個環節的衡量標準是能不能得出結論，作為參與者，要做無非就是以下兩點：
把控自我發言的時間
作為一個互聯網人，奉行的原則是：時間就是生命，效率就是金錢。
曾在雅虎、谷歌擔任高管的 Marissa Mayer，她要求會議儘量保持在 5-10 分鐘之間，快速討論，快速決策。對於多項議題的會議也要嚴格控制自我發言的時間。
在我們公司，每個人在會議中的發言都是有嚴格時間控制，否則會無限地拖長會議。對於會議中的每一項議題，每個人都只有5-10分鐘發表自己的看法和觀點，如果超時，會用一個鈴鐺提醒你超時，超時的發言人會被要求立刻中斷自己的發言。
在這樣的會議中，時間就顯得尤為重要。如何在有效的時間裡完整地闡釋自己的觀點也變成對待會議的重要命題。
一般我們把自己發言分成三個部分來組織：
觀點+建議+問題。在發言的開始，先用1-3分鐘闡述自己的觀點，最好是分點闡釋，由淺入深，接下來會前準備的內容就派上用場，發表自己的建議，最後就是提出問題，讓其他與會者討論。
利用冗長的時間開會對於職場人來說，是沒有意義，多餘的話並不適合在高效的會議中表達，與其有時間講廢話，不如儘快達成共識，這才是會議最重要的目的。
明確自己的職責
在會議中，大部分職場人都是作為參與者存在的，但是發表意見從自己的職責出發，對於會議的討論才能更有價值。
常言道：聞道有先後，術業有專攻。在職場的分工合作中，每個人都有自己專業的一面，對於會議的議題討論從自己的專業角度出發，時刻明確自己的職責。
在一次活動策劃評審會議中，一個實習生小白對於公司的運營策略發表了意見，他的意見幾乎推翻了所有人的工作成果，這一次會議也因為他變成了一場關於專業的辯論。
最後，最主要的目的也沒有達成，甚至公司的運營人員對於他的貿然發言耿耿於懷，團隊氛圍在一段時間都不是很活躍。
小白雖然有發言的權利，但是外行指導內行的做法始終是不妥。
專業的人做專業的事，說專業的話。在會議中，也不是每個人跟每一個議題息息相關的，與自己有關的議題提出自己的專業意見，否則，無形之中你會拖慢會議的進度。
3、會後執行：將計劃落實到位
會議討論的結果和計劃，落實到每個責任人身上，每個責任人落實到位，才能打造一場有效會議完整的閉環。
會後的執行是一場會議的最後一個環節，作為參與者我們要做的是以下兩個方面的內容：一是儘快閱讀會議記錄，二是分解自己的任務落實到位。
閱讀會議記錄
會議記錄是一場會議成果的展現，對於參與者來說，一方面可以彌補自己筆記上面的不足，另一方面是對自己接下來的工作的明確。
會議記錄是完整的會議信息點的集合，有一些內容比如會議時間，會議參與人員等是格式要求，並不具備參考意見，這一部分應該忽略不看。
我們要關注的是會議中計劃的安排、落實的責任人以及任務完成的時間節點。這三點內容一般會寫在會議記錄的後半部分或者附件中，及時閱讀，把與自己相關的任務記錄到自己的日程表中才不至於遺忘。
另外，有部分公司的會議記錄並不規範，只記錄了工作內容而忽略了責任人，對於這種情況要及時根據自己的專業判斷去拆解內容或者直接向直屬領導請示確認。
分解自己的任務，落實到位
會議記錄中的工作安排是籠統的，有時候只有一句話，對此，我們要學會拆解與自己有關的任務，拆解的基本思路是：在什麼時間點要做什麼事情，要有什麼產出。
在項目管理學中，有一種法則叫做任務管理法則，這個方法主張將自己的任務分解得足夠細，對於職場人而言，才能夠做到心中有數，有條不紊地落實自己的工作。
其中有一種方法非常適用於對於會議任務的拆解，那就是自上而下的方法。從會議的目標開始,逐級分解任務,分為多個層級，直到每一個層級的工作無法再分。
另外，就是要給每一個細分任務確定時間點，有效地幫助自己按時完成任務。
寫在後面：鄧小平曾經說過：“開會要開小會，開短會，不開無準備的會。會上講短話，話不離題” 。
會議是工作中不可或缺的一部分，應該多關注如何讓會議變得高效，而不是因為時間而厭惡，高效的會議從不浪費時間。
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