我們經常發現，企業中，尤其是中高層以上，好像每天的工作就是在不停的開會。在審計工作中，項目多，出差多，人員多，開會也是一件非常重要的事情。
但是我們也經常發現，很多的會，開完了，不僅無法解決問題，反而增加了更多的困難。
通常開會的形式有六種：
1、政策宣導，下發上層決議
2、學習分享與培訓
3、項目結束後的檢討與覆盤
4、執行項目過程中的對接、溝通、協調
5、問題解決探討
6、創新和迭代的創想會
開會很重要，但是開會絕對不僅僅是召集一堆人坐在會議室，或者開個線上語音，這就叫開會了。
開會，是一個人管理能力的體現
其實，能不能開出一場有效的會，就可以直接檢驗出一個人的領導能力，一個人的管理能力。
不管你是事務所的項目經理，合夥人，企業的財務主管，經理，或者總監，不會開會，就意味著你根本無法勝任任何的管理崗位。
疫情期間，越來越多的組織開始啟動線上會議，以此為例，與大家聊聊怎麼開會。
我們平時的會議太多了，部門會，項目會，周例會，與客戶的溝通會等等，那麼開會的本質是什麼呢?為什麼要開會呢？開完會之後有什麼期待呢？
不管是線上會議，還是傳統的線下會議，必須要抓住兩個本質。
一個是要凝聚開會人的共識，也就是這是一個共同的問題，是需要所有人相互溝通和協調的，是一個所有人的共同的方向。我們常常遇到，通知開會就往那裡一座，而會議的內容可能與我完全不相干，也聽不懂，也不知道開會的議題的意義和作用是要幹什麼，那麼這會議一定就是失敗的。
另外就是開會之後，一定要產生行動結果，也就是要有一個後續的分工，或者後續如何去做。我們也經常遇到，開會的時候探討的熱火朝天，大家也很積極，但是最後都沒有形成一個下一步的行動指示，開會不是開聯歡會，那麼這種會議也是無效的。
所以這兩方面總結一下，就是要凝聚共識，產生行動，最後的目標就是為了解決問題。
不管我們做任何工作，首先要明確的就是目標，也就是我們要解決的問題，很多會議，比如周例會，被活生生的開成了流水賬，開會之前，一定要先明確開會要解決的問題。
比如現在面臨疫情期間的節後返工，不管是企業，還是各審計項目組，針對疫情期間，如何返工，如何確保工作安全，出差的項目怎麼處理，出差沒有口罩怎麼處理，這些都是要解決的問題，每次會議，我們都要先確定一個主題，這個主題，就是要用一句話來說明要解決什麼問題。這樣，與會人員就會有一個清晰的定位。
那麼開會的目的，就是要為了解決這個問題，做出實際的推進和幫助。
當然，開會不一定就能一次性解決問題，有可能要分為幾次，每次推進一個部分。
當然，我們也看到過很多的會議，也不一定能解決問題，開會無效就是浪費成本。開了很久，議而不決，決而不行，行而無果。一定要會開會，開好會。
開好一場會，必須要做好的7個流程
我在審計過程中，項目入場前，我通常會召開項目啟動會，召集大家把整個項目的重難點，和大家各自的想法進行一個梳理，明確項目目標。項目中，根據項目進度和情況，及時召集小組人員進行會議，分析目前項目重點發現和進一步調整，項目結束後，要進行項目覆盤會，大家共同總結項目重點，並且把大家沒有掌握和理解的內容，進行再梳理，並且以該項目為例，對該項目參與者進行下一次的針對性培訓。
整個項目的前中後，還要與客戶進行多次溝通會，與領導進行多次風險探討等等。
在企業工作的時候，我會組織每週例會，每月財務會議，季度集中培訓，還有很多專項會議，比如預算啟動，財務培訓等等。
我經歷過很多失敗的會議，有時候因為工作忙，沒有事先準備好，導致內容充實度不夠，文案資料準備不夠，會議就變成了長時間的囉嗦，沒有達到想要的效果。
有時候，沒有梳理好會議議程，會議時間很長，講的內容越來越多，卻越來越不符合會議主題，各內容之間跨度太大，也沒有達到想要的效果。
其實不管是線下還是線上，會議流程都差不多，主要要注意的幾個點：首先要明確目標，解決什麼問題，需要開多少時間的會議，分幾次開，這一次需要討論幾個主題，議程要設計穩妥，人員要確定明確。
會議一定要做好議程，控制時間，不要拖長。控制時間，就要掌握如何控制流程，最後一定要要做結論和總結，要進行下一步的行動確認，當一切確認之後，必須當場簽署會議紀要並且進行簽名，如果是線上會議，也可以進行頭像拍照，這是一定要做的。
有效的會議流程，必須有7個內容：
1、明確會議目標
2、擬定好會議議程
3、謹慎挑選參會人員
4、掌握開會時間
5、控制開會流程
6、形成結論
7、確認後續行動
會議前，確定會議主題與主持人，小型會議，主持人通常為領導人，跨部門的大型會議，主持人可以是某一個部門的主要協調負責人；設計議程與時間（比如一場會議計劃90分鐘，加上前後的一些其他事宜，總體不超過120分鐘為好）；如果是在線會議，還需要進行在線工具的選擇與測試；提前準備（通知會議紀要的記錄，是否進行錄音，上傳相關文件資料，答疑或者討論的回應準備）
會議中，首先要歡迎與說明本次會議背景；如果需要邀請人員或者輪流分享觀點（需要進行提醒發言時間，一般不超過十個人發言為好，具體看參與人數決定，以確保品質穩定）；每段議程主持人均需要做小結與確認（記錄會議紀要）；嚴格把控議程，控制時間和交流互動，以免形成無效的交流；最後形成會議總結（確認會議結論，達成共識，並確認下一步行動與工作分工，明確下次相關會議的時間與討論重點）；結束前，所有參會人員簽名會議紀要（或在線頭像合影）
領導人的能力體現
開會並不簡單，尤其對於領導者或者管理者來說，必須設計好有效合理的會議議程，和整個會議的結構，必須能夠讓所有人看見共同的問題，大家才會共同去解決問題。
我們要讓所有的參會人員瞭解他們投入的時間與精力，是能夠幫助整個團隊解決問題的，所以議程的設計，要環環相扣，要非常緊密。每一次都要針對我們要解決的問題，向前推進一點，這樣大家才會看到希望，才會決定這會議開的有意義，有價值。
所以我們說，一個好的領導者，或者管理者，我們看他會不會開會，就能夠看出來。
好的領導者，對於會議議程的把握，主持的能力，在有效的時間內形成解決方案和行動方案，並且凝聚大家的共識，形成戰鬥力。主持一場會議，是一個人全方位能力的體現。
如何通過會議，發現一個好的領導者：
1、清楚會議目的
2、瞭解會議的議程與時間，參與對象與人數
3、能讓每一個參會者充分發言
4、能夠激發參會者對會議的參與與重視
5、調節秩序（比如調解不同意見的衝突，釐清立場）
6、能夠歸納重點，拉回主題
7、會議結束前重述會議結論
8、確認會議的後續工作分工與下次會議時間
9、掌控時間
10、達成會議目的
宣導會議的重點
疫情來襲，宣導會議非常重要，比如我們看到，各大公司，包括立信所，大信所都已經發布了疫情期間的工作指引。這都是會議的結果，但是每個項目組，每個部門，也應該對該文件進行落實，和根據各自項目情況，進一步傳達和做出指導。
那麼這類會議怎麼做呢，要把握四個重點：信息、觀點、溝通、共識。
信息：其實就是摸底，比如疫情期間，我們的項目的分佈，客戶的情況，涉及的人員，工作的時間等等，要進行充分的蒐集和獲取。比如，我們小團隊剛剛利用在線文檔，半天的時間完成了全國300多人的員工假期和健康的資料蒐集統計，開始對下一步工作進行合理調整。
觀點：就是對摸底的結果，做一些分類和形態的探索。針對我們蒐集到的信息，有哪些重要的觀點，對我們有什麼樣的重大影響。
溝通：召開會議時，我們需要相關的參會人員表達意見，針對這些信息和觀點與自己的權益之間，或者各小夥伴的不同狀態，對整個團隊工作有哪些影響。
共識：最後一定要達成共識，比如疫情期間，通過信息蒐集和各人員的溝通後，確定何時返工，如何開展工作，調整工作方式等等。做出必要的結論和方案。
問題會議的重點
我們在工作中，經常會遇到沒有遇到過的問題，或者遇到不同客戶的特殊問題，這時候針對這些問題，我們就要開會進行討論，確定下一步的行動方案。
問題會議主要也要把握四個重點：認識問題，探索原因，研擬方案，選定方案。
比如，目前由於疫情影響，如何開展工作？
認識問題：大家是否能正常上班，有些人員在武漢，有些可能小區被封了，村子被圍堵了，沒有辦法上班。
探索原因：我們需要探索這樣的情況，是什麼原因造成的，客觀原因，還是自身原因，預計哪天可以消除，需要我們做出什麼樣的處理和幫助。需要做出一個分類統計稿。
研擬方案：目前人員不夠，人員分散，不能出差，如何進行工作。比如把部分工作從線下搬到線上，對於審計來說，把不必要的現場審計調整為線上審計，線上溝通等等進行探討。把探討出的方案和內容，做出初步的行動手冊。
選定方案：優化初步行動手冊，並且要做好該方案實施的各自應對和分工，形成項目操作指南，或者形成一個計劃工作指南，才能夠形成高效的會議，至少不會離譜，變成沒有產生結果的會議。根據實際情況，需要覆盤和修正指南或者手冊。
覆盤會議是最困難的
開好一個會議，需要一個好的議程的設計，並且進行不斷的練習，是一個人綜合能力的體現。
我們開頭提到過六種會議，最困難的其實是檢討與覆盤會議，因為協調會議，宣導會議等等，都是針對於事情的會議。而檢討與覆盤是針對於人的，與人有關的，通常都是複雜的。另外就是針對問題的解決會議，因為這時候我們要解決的問題，通常是沒有過經驗的探討。
我們除了需要專業能力，更需要管理能力，可以帶領整個團隊打出成績，你如果是財務主管，審計項目經理，總監或者其他管理人員，你能開好一場高效的會議嗎？
針對疫情期間的遠程辦公與遠程會議，你能有效的召開並且高效指導工作嗎？
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