乾貨-外貿人員電子郵件技巧

英文電子郵件對外貿人員從業人員而言是非常重要的，我經常說外貿從業人員的兩個必備的武器：一是英文的電子郵件，一個就是PPT。平時應該從工作中不斷積累和升級這兩個必備的技能，今天我就先分享一些英文郵件的相關體會吧。

開始閱讀前幾個需要搞清楚的概念

開始寫之前，我希望大家搞清楚幾個概念，英文能力，英文寫作能力，商務英文函電能力，是三個完全不同的概念。千萬不要以為英文口語好的人，英文寫作就好，也不要認為英文寫作好的人，商務英文函電就寫的好。特別不要認為英文好的人，做外貿就好。其實外貿這個行業裡很多做的好的人，英文不一定特別的好，很多從業人員的英文商務函電能力也是在長期的一線工作中慢慢積累下來的。我在十年的外貿職業生涯中看到過太多的英文口語不錯的海歸，寫起英文郵件來狗屁不通，根本寫不出一封合情合理的讓客戶信任的郵件。英文函電的能力是在具備了英文寫作能力後，在工作中不斷與客戶溝通，總結積累後慢慢鍛煉出來的。其實這就好比，很多寫作好的人比如作家，不太會講話，而很多演講能力很強的人，並不一定寫得很好。其實是一個道理的。口語和書面語是完全不同的概念。同時如果要讓對方能感同身受那就更加不容易了。

郵件客戶端的選擇

一般專業的外貿人員都會選擇使用郵件客戶端的。當然在沒有帶自己電腦的情況下，就只能用郵箱的網頁版本去發郵件，在這裡我還是想提醒外貿從業人員一定要選好和用好郵件客戶端。因為郵件客戶端不但能使郵件編輯的更加生動和美觀，同時也會避免很多單詞拼寫和語法的錯誤。一般而言，我們都是在以下兩種郵件客戶端軟件去選擇。一個就是騰訊的Foxmail

，一個就是Microsoft Office Outlook

。

Foxmail和Microsoft Office Outlook各有各自的優劣勢。Foxmail最大的優勢就是安裝極其簡單然後隨時隨地可以把整個安裝文件夾和數據庫剪接和複製走，這樣就方便隨時移動郵件數據庫。重新移動數據庫後打開也不會跟在目標電腦上已經安裝後的foxmail客戶端衝突。對我這樣喜歡保存自己工作郵件的人特別的實用。每次我從一家公司離職後，就會把自己的foxmail的郵件整個文件夾拷貝走。相反Microsoft Office Outlook最大的劣勢就是軟件不能隨便移動，只能把郵件的數據庫單獨的導出來，而且格式還是一個很特別的格式，導出郵件數據庫時還經常容易出錯。然後只能在新的已經安裝了Microsoft Office Outlook軟件的電腦上導入前期拷貝出來的郵件數據庫。所以一般對個人用戶而言Microsoft Office Outlook基本上就是隻能在一臺電腦上用，同時在開始的時候郵件數據庫還必須放在一個容量比較大的盤裡。如果到時候這個放郵件數據庫的盤，容量不夠的話，移動數據庫就很麻煩。除此之外，Foxmail是騰訊公司出品的免費的郵件客戶端軟件。而Microsoft Office Outlook是微軟公司出品的需要付費的郵件客戶端軟件。價格還不便宜。

如果就只說郵件的編輯能力，那完全是Microsoft Office Outlook的強項。簡單的說，Microsoft Office Outlook郵件編輯功能是建立在Microsoft Office Word上的。你如果用word很精通的話，那用Microsoft Office Outlook就能把郵件排版和設計的很美觀。這裡就不仔細說郵件的具體編輯功能了，有興趣的讀者可以自己去看相關的教程書籍。而foxmail的郵件編輯功能要弱很多。就只要如下圖紅框裡的幾個編輯選項。

就我個人而言，工作的頭兩年我是用的Microsoft Office Outlook，從第三年開始就只用Foxmail了。原因很簡單，就是Foxmail的兼容性和移動性都很好。隨時能把文件整個拷貝走，在任何電腦上都能用，能保證郵件隨時都能被打開。就郵件的編輯功能而言我只需要用文件和插圖以及附件PPT的形式去表現就可以了。現在我還是能打開八年前自己用Foxmail寫的郵件。

郵件簽名檔設計

講完郵件客戶端後，我分享一下我對郵件簽名檔的認識。其實很多人會覺得奇怪，電子郵件的簽名檔不就是把自己的名字寫上去，再進階一點就是把公司的信息和自己的聯繫方式寫上去就可以了。還能有什麼好說的呢？其實如果只是站在提供必要信息上去想，那確實寫下自己的名字和聯繫方式就可以了。但是如果站在能有效推廣營銷自己和自己所在的公司以及讓還不瞭解自己和自己公司的郵件閱讀者迅速對自己產生信任感上來說，那郵件簽名檔可做的事情就多了。我是非常建議公司或是個人好好設計一下自己的郵件簽名檔。

通常而言，一個好的郵件簽名單需要包括以下幾個部分：

發件人的簽名

發件人的照片

發件人的職位

發件人的聯繫方式

發件人公司的名字和地址

發件人公司的logo

發件人公司的願景

收集到以上信息後就是儘量把這些信息排版的簡潔和美觀。這裡我想著重說說照片的問題，一張好的商務照片能迅速讓陌生人對你產生信任感，商務郵件裡照片不需要拍得多花哨和美觀，只要得體乾淨，能給人一種真實感就可以了。建議大家去專業的照相館好好的拍一張。當然拍好後也需要讓他們的專業人士進行適當的PS。特別要注意的是不要隨便的用自己以前照片來截圖。照片的質量也要好。要不然會給人一種不好的感覺。另外應儘可能多的留自己的多重聯繫方式。除了辦公電話和郵箱外，還可以把手機，微信，Skype，Whatsapp, Facebook,等聯繫方式都留上，因為你不知道客戶喜歡用那種方式聯繫你。其實不同區域不同層次的客戶喜歡用的聯繫工具不同。另外，多積累客戶的聯繫方式對外貿從業人員也是一種人脈的積累。做生意就是讓有需求的人成為自己的客戶，然後讓客戶成為自己的朋友，然後讓朋友成為自己的合夥人。最後公司的logo和企業的願景也是很重要的，因為一家有社會責任和擔當的公司一定會有自己公司的logo和企業的願景。以下就是我自己的郵件簽名檔設計，給大家參考。當然，大家如果有更好的設計也可以微信留言分享給我。

郵件字體的選擇

一般商務郵件的字體可以從以下四種字體裡選擇。當然還會有很多更好或是更新的字體，但是你在選擇之前一定要確保對方電腦上也有這種最新的字體。一般而言下面的四種字體是所有Microsoft Office和WPS還有蘋果系統都自帶的。所以用下面四種的中的一種一定是萬無一失的。

Calibri

Arial

Times New Roman

Georgia

如果你用精挑細選的一種字體編輯郵件發出後，對方電腦上沒有這種字體。輕的話，所有的字體會被對方電腦的默認字體替換掉，重則，整個郵件的排版都會出現錯亂，甚至會出現亂碼。所以還是建議發商務郵件就從以上四種字體中選擇。這裡想特別提醒一下蘋果電腦的用戶，你們在用蘋果系統自帶的郵件或是Foxmail的蘋果版發郵件的時候。你自己感覺很好看，但是接受你郵件的客戶如果不是用蘋果系統的話，那好的顯示效果就出不來。有個時候會更加的醜，所以我一般都是建議如果就是普通辦公的話，用PC機子會更好。這樣可以確保你看到的郵件樣子就是對方能看到的郵件樣子。同時文件的兼容性會更好。

另外在寫郵件的時候一定要保證字體前後的一致性。就是說整片郵件原則只用一種字體和一個字體大小（顏色的話一般選擇黑字白底）。如果是需要特別強調的部分可以用粗體或是下劃線或是大寫標註。在實際操作過程中，如果會從其他地方複製粘貼文字過來，就一定要注意用格式刷把複製過來的部分跟郵件現有的字體統一。這點是經常容易忘記的。字體的統一和沒有錯別字是最簡單的要求，但是也是最容易犯錯的地方。一般外貿從業人員寫郵件專業不專業先就是先看這兩點。

郵件標題

郵件標題是一個外貿從業人員在寫郵件過程中經常忽略的問題，在實踐的工作中經常會看到在一個郵件主題下，來回的回覆。可能最新的郵件正文內容已經完全不是郵件標題的內容了。一般而言郵件標題就是郵件正文內容的關鍵字或是高度概括，如果這個郵件是報價的，那標題可以是formal quotation for...from...；後續只要是圍繞討價還價郵件內容，就都可以在這個郵件主題下回復。千萬要記住如果郵件的內容變化了。比如從價格談到了交期，那麼你寫郵件或是回覆郵件的時候，標題也要跟著改變。郵件標題的命名，你不光是要考慮到自己的便捷和易分類性，更加重要的是要讓客戶便捷。一般一個客戶的採購人員會跟進很多家供應商，所以你在郵件標題裡一定要有自己公司的英文名字或是縮寫，這樣就能很好的方便客戶去分類和識別不同供應商的郵件。

為什麼郵件的標題特別重要呢？其實原因很簡單，就是方便後續你和客戶都能以最快的速度找到相關歷史郵件。因為在長期的服務客戶中難免會忘記一些重要的事情。有個時候還要經常去看自己以前的郵件記錄。這樣能否迅速的找到當時的郵件就顯得很重要。有時候於客戶出現爭端時，還經常需要附上以前大家確定好相關內容的郵件。白底黑字寫下來的，誰也躲不了。本人在職業生涯的前幾年，經常會佩服香港的外貿從業人員，因為他們的郵件寫的很專業，同時每次出現什麼問題的時候，總是會迅速把當初自己做承諾的郵件找出來發給我。就這樣被上了很多課。也算是交了很多學費。

另外，原則上一份郵件只講一件事情。切記不要一封郵件講好幾個事情。如果確實需要講其他重要事情的話，那就另外寫一封郵件。在談判的過程中也是這樣，一個一個主題去談，而不要把很多主題放在一起談。一個主題大家都談定了後，再接著談另外一個主題。如果很多主題一起談的話，結果往往是不了了之。舉個例子，在跟客戶談價格的時候，所有的郵件就只談價格或是圍繞價格這中心去談，千萬不要又談價格又談交期又談工藝，這樣的話很容易就被客戶牽著走了。如果客戶有意兩者一起談，那麼你也要有意識的從郵件中分開。看一個外貿從業人員是否專業和老道，就從這點可以看出來。

郵件的歸類

剛入行的外貿人員很容易忽略這個問題。可能壓根就沒有郵件歸檔分類的概念。其實如果做久了以後就會知道郵件分類歸檔是非常重要的，它的目的就是方便你迅速的找到你需要的歷史郵件。我的郵件分類經驗如下：

1. 先是按大的地理區域去分，比如北美洲，南美洲，歐洲，非洲等；

2. 然後在各個大的區域下建立相關的國家，比如在北美洲下建立美國和加拿大的文件夾；

3. 然後在國家的下面按客戶渠道的性質去分類建立文件夾，比如在美國下面建立品牌商，零售商，區域批發商等；

4. 然後在各個銷售渠道下建立每個客戶的文件夾，比如在品牌商下建立客戶A，客戶B等等的文件夾。

5. 然後在客戶A的文件夾下按跟進的事情去建立，報價，生產，質量投訴，審廠，驗貨，出運，單證和收款等文件夾。

這裡需要特別注意的地方是，郵件分類一定是按事情，而不是按發件人來分類的。剛入行的新人為了圖省事在開始的時候用郵件客戶端的自動分類功能按發件人來自動分類郵件，時間一長了後就崩潰了。原因很簡單，客戶給你對接的人可能會跟你談報價，生產，質量投訴等所有的問題。一年下來積累的郵件會很多。如果不做很好的分類處理，你是很難找到目標郵件的。我記得我剛入行的時候，一位前輩跟我講的郵件分類的目標就是能在兩分鐘內找到你所需要的歷史郵件。

一般而言，你在一家公司做的越久，職位越高，你接收的郵件或是CC給你的郵件就會越多。如果要你去找一年或是兩年前跟客戶談判的郵件，你想想你能不能在你現有的分類原則下迅速找到……

寫郵件的長短

記得我剛入行的時候，很多外貿從業人員告訴我，商務英文函電一定要寫的簡短。客戶要的是結果。郵件不要寫的太複雜。郵件就是要把客戶需要的結果告訴客戶就可以了。當初我什麼都不懂的時候，聽起來還是覺得挺高大上，隨著自己從業經驗的積累，我發現商務英文函電不但不能寫的簡短，而且還需要多囉嗦一些。

因為在一個充滿競爭的商業環境裡，沒有哪家公司的發展是一帆風順的，沒有哪個工廠能保證全部訂單都能100%按時交貨，沒有什麼產品是永遠不會出質量問題，一切都是在不確定中進行著，並且客戶的需求是無止境的。所以你要給客戶100%的滿意和結果是不現實的。實際的情況就是你發出的報價，客戶永遠都是說貴；你提供的交貨期，客戶永遠都是嫌長；你賣出去的產品，客戶總是反饋有質量問題……，在這樣的提前下，你需要本著尊重和真誠的態度，在郵件裡有理有據，合情合理的把你和你公司所做的努力寫出來告知客戶。要記住外貿不像做內銷，外貿的客戶基本上一年才見一面，就算見面也是很短暫的。有些中小客戶可能生意做了幾年，都還相互沒有面對面的交談過，所以在郵件跟客戶溝通的時候，需要把自己做的努力和事情簡單的交代一下。以一個樣板的交期來舉例吧。客戶給你下了一個樣板單，通常情況下你工廠可以是一週內交貨，但是由於客戶的電路板有所調成，所以造成了電路板供應商提供不及時，從而導致整個樣板交期已經推遲了一週，後續還要多少時間也不確認。那麼這種郵件應該怎麼回覆客戶了。如果是我，我會把樣板製作過程中的具體問題告知客戶，同時也會把我和我司所做的努力和工作一併告訴客戶。讓客戶有種身臨其境的感覺。以下是案例。

Hi Adam,

Regarding the working sample, the below my sincere comment is for your reference.

Usually, our factory need one week to prepare the working sample. However, yesterday, the engineer informed me that the circuit board for your sample have to be revised to meet your updated test standard. It will take more than one week to let our supplier to make the new circuit board.

After knew this situation, I immediately pushed our engineer to go to supplier’s factory of circuit board together with me to have a face to face meeting with them. During the meeting, the supplier showed me the detailed process and various tests that should be done for this new circuit board to keep the good quality. They promised it will be finished within one week.

You are a important customer for me, I will follow this case and sample closely. I will inform you if the sample is ready.

If you have any question, please let me know. Thanks.

Yours Sincerely,

Jacky

其實從以上實例中你可以看到，要把事情客觀的原因解釋清楚，同時真誠得告知客戶自己所做的努力，郵件是必須要有一定篇幅的。上面這封郵件不計空格的話是778個單詞。客戶看到這樣的郵件後，第一感受是放心，第二感受是知道你和你公司為了解決問題做了很多事情，第三，也是最重要的，是能真切的感受到你的真誠和尊重。

其實不管是在寫商務郵件，還是面對面的與客戶交流，最重要的是要讓對方從你的文字或語言和表情中感受到滿滿的真誠和尊重。因為達成生意的前提是雙方絕對的信任，而信任的基礎就是彼此真誠以待。然而遺憾的是，在現實的工作中，我看到過太多外貿從業人員在處理客戶問題上“技巧太多，真誠太少”。對大客戶點頭哈腰，對小客戶缺乏尊重。很多情況就是用一個接一個的謊言去欺騙客戶，最後的結果都是搬起石頭砸自己的腳。

所以我總是建議外貿新人在寫郵件的時候，儘量多的時間去想想，在真誠的前提下，儘量的把郵件寫長。

寫一封郵件需要多久時間

就像上面說的那樣，在實際寫郵件的過程中，如果要寫的完善和真誠是需要花點時間的，如果你平時積累不多的話，那就更加得花時間。寫郵件的素材也是需要靠平時一點一點積累。你可以有意識的把自己在某個主題上寫的好的郵件或是段落歸類整理一下。這樣後續遇到這樣的主題時，就是直接複製過來。以下是我覺得幾個用得比較多的歸類，大家可以好好去想想。

跟客戶漲價的郵件

跟客戶推交期的郵件

處理質量投訴的郵件

催客戶付款的郵件

向客戶提供項目進度的郵件

就我個人而言，我一般寫封郵件需要20分鐘到1小時左右。我是建議在寫郵件之前，自己先把思路理清楚，然後自己用中文把郵件草稿寫出來。當然如果熟練的話可以把中文草稿默默的打在心裡。然後就是把中文翻譯成英文。切記不要一上來就直接用英文邊想邊寫。

郵件的排版

在寫郵件的時候一定要嚴格遵守英文郵件的格式，這裡就不詳細去寫英文郵件的格式要求了。有興趣的人自己在百度上搜，一搜都有的。切記不要整篇郵件就是一段。一定要按事情的內容來分段寫。每一段有每一段的中心思想。有需要的話，可以在郵件正文上插入少許的圖片（需要對圖片大小進行調整），如果郵件需要用到很多圖片的話，就直接用一個PPT附上去。For detailed information, please refer to the attached PowerPoint.

最後的話

歐美的客戶雖然嘴上不說但是心裡都是非常看中你英文商務郵件水平的。我在工作實踐中經常的感受到如果自己的郵件寫的很規範和完善的話，客戶會非常真誠告訴我。直接在郵件裡就寫Your English is very good.或是I appreciated it.等。後續對你的態度也會完全不一樣。當然如果你的英文郵件很爛的話，客戶也不會說。只是在回你郵件時也會很短。一般而言，你的郵件是怎麼樣的，客戶反饋給你的郵件也會是怎樣的。

一定要養成一個好習慣，就是在寫完英文郵件後，自己檢查兩篇。這個非常有必要。