導語：
近期，某出口企業因出口退（免）稅貨物備案單證的貨物品名與相應的出口貨物報關單不一致，造成巨大損失。據筆者瞭解，實務中，出口企業因不瞭解或未全面掌握出口退（免）稅貨物單證備案的相關規定，面臨稅務風險的情況並不少見。由此，筆者歸納、整理相關稅法規定，提醒出口企業，全面把握出口退（免）稅貨物單證備案規定，防範相關出口退（免）稅風險。
一、出口退（免）稅單證備案制度是什麼？
出口退（免）稅貨物單證備案制度，是國家稅務總局為了規範外貿出口經營秩序、加強出口貨物退（免）稅管理、防範騙取出口退稅違法犯罪活動，要求出口企業將其與出口貨物有關的合同（外貿企業為購貨合同、生產企業為收購非自產貨物出口的購貨合同）、出口貨物裝貨單和出口貨物運輸單據等三種單證，在申報出口退（免）稅後的15日內按規定要求留存，以備稅務機關核查的制度。
具體來說，出口退（免）稅貨物單證備案（以下簡稱單證備案）的主體為出口企業，包括生產企業和外貿企業，外貿綜合服務企業對代辦退稅的出口業務，應參照外貿企業自營出口業務有關備案單證的規定進行單證備案。單證備案適用範圍為出口退（免）稅貨物。
《國家稅務總局關於發佈〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉的公告》（國家稅務總局公告2012年第24號，以下簡稱24號公告）規定，需要備案的單證包括三大類：一是外貿企業購貨合同、生產企業收購非自產貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下籤訂的補充合同等。二是出口貨物裝貨單；三是出口貨物運輸單據，具體包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據、郵政收據等承運人出具的貨物單據，以及出口企業承付運費的國內運輸單證。
24號公告規定，出口企業應在申報出口退（免）稅後15日內，將所申報退（免）稅貨物的上列單證備案，按申報退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，註明備案單證存放於該企業的具體地點，以備主管稅務機關核查。例如，某企業於2019年3月15日辦理出口退（免）稅申報，那麼，應在2019年3月30日前，按規定備齊有關備案單證，並填寫相關資料，以備稅務機關核查。24號公告還明確要求，除另有規定外，備案單證由出口企業存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。
二、具體備案方式有哪些？
出口企業可以採用紙質備案和電子備案兩種形式進行備案。
具體來說，《國家稅務總局關於出口貨物退（免）稅實行有關單證備案管理制度的補充通知》（國稅函〔2006〕904號）規定，如果出口企業沒有簽訂書面購銷合同，而訂立的是電子合同、口頭合同等無紙化合同，凡符合我國《合同法》規定的，出口企業將電子合同打印 、口頭合同由出口企業經辦人書面記錄口頭合同內容並簽字聲明記錄內容與事實相符，加蓋企業公章後備案。
對於其他單證的備案，如國家有關行政部門採取了無紙化管理辦法，使出口企業無法取得紙質單證，或企業自制電子單證等情況，出口企業可採取將有關電子數據打印成紙質單證，加蓋企業公章並簽字聲明，確保打印單證與原電子數據一致的情況下進行備案。
除口頭合同外，出口企業還可以訂立電子購銷合同、按國家有關行政部門採取無紙化管理的單證以及自制電子單證。那麼，出口企業可提出書面申請並經主管稅務機關批准後，可以採用電子單證備案管理，即以電子數據的方式備案有關單證。出口企業應保證電子單證備案的真實性，定期將有關電子數據進行備份。在稅務機關按規定調取備案單證時，應按稅務機關要求如實提供電子數據，或將電子數據打印並加蓋企業公章，形成紙製單證。
三、哪些情況下可以不備案？
根據現行政策，也有不實行或暫不實行備案管理的情形。
按照24號公告等文件規定，不實行備案和暫不實行備案的情形四種：一是視同出口貨物、對外提供修理修配勞務、出口勞務、出口服務不實行備案單證管理；二是橫琴、平潭購買企業購進貨物（含水、蒸汽、電力、燃氣）退稅，不實行備案單證管理；三是經國務院批准開展市場採購貿易方式試點的市場集聚區，其市場採購貿易綜合管理系統的免稅管理系統，經國家稅務總局驗收後，出口貨物免稅不實行備案單證管理；四是對於外商投資企業採購國產設備退稅、中標機電產品退稅、出口加工區水電氣退稅等沒有貨物出口的特殊退稅政策業務，暫不實行備案單證管理制度。
除上述全國統一規定外，相關納稅人還應關注其所在地區省級稅務機關的具體要求。實務中，對跨境電子商務綜合試驗區零售出口免稅貨物是否實行備案單證管理，國家稅務總局沒有統一規定，而是授權各有關省級稅務機關決定。所以，筆者提醒納稅人，應關注所在地區的具體規定。據筆者瞭解，目前，
浙江省、天津市和廣西壯族自治區等地，不需要備案。四、其他需要注意的問題
筆者根據實踐經驗，提醒相關納稅人，注意出口運輸單據的管理，以及做好相關資料的留存備查工作。
出口貨物運輸單據方面，筆者建議關注出口貨物裝貨單和貨物承運單據收據的管理。
出口貨物運輸單據之一的出口貨物裝貨單，可不需要海關簽章。隨著通關無紙化的推廣，出口企業在貨物報關出口時，無法取得出口貨物裝貨單。根據24號公告規定，可以用具有相似內容或者作用的其他單證進行單證備案。
同時，加強對貨物承運單據收據的管理。出口貨物運輸單據之一的貨物承運收據單據，包括《內地海關與香港海關陸路進/出載貨清單》和《國際道路貨物運單》，特別是前者，它是我國內地與香港地區之間貨物運輸所使用的一種運輸單據，其真實性較難查證，容易被騙稅犯罪集團所利用，建議相關納稅人加強管理，以防範相關稅務風險。
另外，如果出口企業因出口貨物的成交方式特殊，沒有有關備案單證的，應事先準備書面說明及相應的證明材料，以備應對主管稅務機關的調查評估，便於順利通過核查。需要提醒的是，出口企業主管稅務機關為核實有關出口貨物退（免）稅審核疑點，要求向其提供備案單證的，出口企業應予以配合——即使是實行出口退（免）稅無紙化管理的出口企業也不能例外。否則，有可能違反《稅收徵收管理法》的相關規定，從而面臨稅務風險。
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