一、開端用語
(一)主動辦文
關於；據；根據；據報(據瞭解、據核實)；查；茲有(茲因、茲為、茲悉、茲定於)；為了；按照；遵照；由於；隨著；目前；最近；奉；近奉；接；前接；現接；現將；近來；近年來；經××(單位)批准(下面接敘××問題)。
(二)引用來文
1．上行文：×月×日×字×號關於××的指示(或命令、通知、通報)收悉(或敬悉)；國家××局×月×日給我局×字×號關於××的通報抄件悉。
2．下行文：×年×月×日×字×號(關於××問題的)請示悉；據××旅遊局×月×日關於××問題的報告(或請示)。
3．平行文：×月×日×字×號函(或通知)悉。
二、結尾用語
(一)上行文
特此報告(特再報告)；以上各點，請審查；以上情況，特報，請審核備案；現隨文報送××(文件名稱)，請予審核；特先報告，詳情容後續報；以上彙報，如有不妥，請予指示；以上意見，報供參考；請予審批；請予審理；請儘早核示；請即電示；以上請示，如無不妥，請批轉××辦理；上述意見，是否可行(或有當)，請核示(或批示)；妥否，請批示；請批覆；本案究如何處理，請速作指示；可否如此辦理，請予審批；以上部署，報請鑑核。
(二)下行文
特此通知，希即遵照辦理；特此批覆；以上意見，請即研究執行(或按照執行、參照執行、遵照執行、依照執行、認真執行、嚴格執行)；特此公告(通告、佈告)；周知；此布；本通報應向旅遊系統所有人員進行傳達，組織討論，並將討論情況及時報我們；同意你社意見，本件存案備查；以上通知(指示)希即認真研究執行，並將執行情況在×月底前向本局(社)作一報告；請將你們對這項工作的意見和具體部署情況儘快一併報局(社)；本通知下達後，以往有關文件與此件有牴觸的，均以本通知為準。
(三)平行文
特此函達；特先函商(特先聯繫)；特再函詢；請即函覆，並希見覆；你社是否同意，請即函告；我社實有困難，未能照辦，請鑑諒；此復；特此函覆；特此函覆，請查明辦理；請予研究函覆；你社意見如何，請即考慮見覆為盼；特將有關情況函告，供改進工作時參考；特此函請你賓館加以辦理；以上意見僅供參考；隨函附送(有關資料)一份，請查收。
三、其他用語
當經，前經，現經，均經，並經；本局，你社，貴公司，貴賓館；承蒙惠允(承蒙指示、承蒙協助)，不勝感激(不勝榮幸、不勝企盼)，惠允(惠贈、惠示、惠寄)，鼎力支持(大力協助)；請，擬請，提請；希，即希，務望(務懇、務請)，希予(希將、希能)，至希、尚希(尚祈、尚盼)，希望，勿誤，如蒙，即予；總之，綜上各節，綜上所述；鑑於上述情，據此，為此，專此；迅即，迅予，從速(火速)，在即，當即；責成，查明，知照，下達；會同，上報，報批，擬訂；商定，商討，商洽；比照，引敘來文，重申；擅自，得，不得，酌情處理；頒，頒佈，頒行，發佈；准予，為荷(盼要)；左列(右列、下列、上列)，如此，於後，上項，各項，各類，多起，數事，數紙。
公文常用語分類整理：
開端用語
公文中用在正文的全篇或段落開頭表示行文目的、依據、原因、背景等的詞語。如“據、根據、依據、查、奉、茲、按照、遵照、依照、為了、關於、由於、鑑於、隨、隨著”等。
期請用語
公文中表示作者某種期望和請求的詞語。多用於上行文、有時也用於平行文和下行文。常用的期請用語有“請、敬請、懇請、提請、報請、擬請、希、望、希望、切望、熱望、盼、切盼”等。
綜合用語
公文中用以連接具體情況敘述和總概性敘述的詞語。綜合用語具有承上啟下的作用。常用的綜合用語有“為此、據此、值此、至此、有鑑於此、綜上所述、總之”等。
稱謂用語
公文中表示對機關、單位、集體、個人不同人稱稱呼的詞語。一般性稱謂用語用於上對下、下對上、平行機關或不相隸屬的機關、單位之間，如“本（廳）、我（廳）、該（廳）、你（廳）”等。表示尊重的稱謂用語多用於下對上、不相隸屬的機關、單位之間，如“貴（廳）、××長”等。黨內一般稱“××同志”。
承啟用語
公文中用來承接上文並引起下文的詞語。常用於通知、決定、報告、計劃、規章制度等文種。一般結構特點：前面以一介詞結構承接上文，後面用一個基本固定的結構形式引起下文，如“根據……特作如下決定”“為了……提出如下意見”等。承啟用語的上文一般較為簡短，下文是文中內容的主體部分，並多用條款形式表達。
批轉用語
公文中表明對下級來文批示意見或向下批轉、轉發公文的詞語。常用的有“批示、審批、閱批、核閱、閱示、批轉、轉發、頒發、印發、發佈、公佈、下發、下達”等。
表態用語
公文中表示作者意見、態度的詞語。按表態用語的輕重程度可分為明確表達用語、模糊表態用語。明確表態用語有“應、應該、同意、不同意、批准、照此辦理、遵照執行、組織實施、貫徹落實”等。模糊表態用語有“原則同意、原則批准、似應、擬同意、參照執行、供參考、可借鑑、酌情處理”等。
徵詢用語
公文中表示徵請、詢問對有關問題的意見的詞語。主要用於上行文的結尾和平行文的結尾。常見的徵詢用語有“當否、可否、妥否、是否可行、是否妥當、是否同意、如有不當、如無不當、如有不妥、如果不行、如果可行、意見如何”等。
引敘用語
公文中表示引述來文的詞語。主要用於批覆、覆函、指示、決定等文種。常用的引敘用語有“收、接、悉、前收、前接、現收、現接、近收、近接、驚悉、欣悉、收悉、聞、近聞、驚聞、欣聞、喜聞”等。
結尾用語
公文中表示全文結束的詞語。不同的文種對結尾用語有不同的要求。如請示的結尾用語可用“以上請示當否，請批覆”“妥否，請批示”“上述意見如果可行，請批准”等；報告的結尾用語可用“以上報告如有不當，請指示”“以上報告如無不當，請批轉各地執行”等；通告的結尾用語可用“特此通告”“此告”等。
公文常用特定用語的解釋
1.茲因：開端用語，主要用於文章開頭，其解釋是現在因為。
2.承蒙：謙敬用語，用於表示謙敬，具體解釋為“多虧受到”。
3.屆期：就是到時候的意思。
4. 謝忱：表示“感謝的心意”。如：謹致謝忱；聊表謝忱等。
5.謹悉：引敘用語，多用於覆文引據，表示知道的意思。
6.以資：把...用來作為...。如：以資鼓勵。
7.鑑於：過渡用語，公文中承上啟下的用語，表示因為，考慮到。
8.頃接：也是用語覆文引據，如：傾接慰問電，至感溫馨；傾接校友會通報，感非言馨。字面解釋為：不久以前。
9.業經：經辦用語，表明進程，經過....（幫助）。
10.責成： 擬辦用語，用於審批擬辦，指定某人或某機構辦成某件事。
11.擬請：期請用語，用於表示期望請求。擬：計劃，請：請求。
12.如蒙：期請用語，用於表示期望請求。意思是：如果能夠得到....
13.此復：用於覆文結尾，表示特此作為回覆。
常見公文批示用語
一、審批公文用語的一般規則。
（一）圈閱即表示同意（簽發文件除外）。
（二）如果文件上出現審批人姓名，審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字；如果文件只出現審批人所在單位名稱或職務統稱（如：辦公廳、人教司、署領導、司領導等），審批人應當在單位或職務上劃圈並在近旁簽字。
（三）批示應該註明年月日。
（四）批語對象是上級的，一般稱職務；是平級、下級的，一般稱同志。
（五）批語對象為多人的，區別以下情況表述：
1．如果是任選的組合，應按慣例排序，可用“並”字按一定標準分類。例：按職務分類如“××、××、××副審計長並××、××、××同志（司長）”；按性質分類如“××、××、××司（以上為署內單位）並××、××、××特派辦（以上為派駐單位）”。
2．如果是工作流程組合，可按照流程順序排列。例：“××局長並×副審計長”；“×主任並×副審計長、審計長”。
3．如果是多個對象承辦事項，須明確主辦人。例：“××負責（或牽頭），××、××會同（或配合）辦理”。
此外，審批公文應使用符合檔案規範的書寫工具。
二、幾種常見情況的批示用語。
（一）署領導、辦公廳主任簽發文件
1．直接簽發：簽發人批示“發”“同意”“速發”等，簽字並註明年月日。（如不同意發文，可批示“不發”“緩發”“修改後重報”等，簽字並註明年月日。）
2．請他人審閱後再發：簽發人批示“請××閱後發”，簽字並註明年月日。
3．改請他人簽發：在發文單“簽發”欄之外批示“請××簽發”。
4．請補充、修改後發：簽發人批示需要補充或修改的意見後，先行簽字並註明年月日。（只適用於做簡單補充修改的情況。如果需要做較多重大修改，則應批示退回辦文單位重辦。）
（二）請署領導簽發文件
1．直接簽發：“請××簽發。”
2．請他人審閱後再報簽發人簽發：“請××（單位或個人）審閱並報××簽發。”
3．先會籤（複核）後簽發：“請××（單位）會籤（複核）並報××簽發。”（適用於各會簽單位事先已經基本協調一致的情況。）
（三）請辦公廳簽發文件
1．直接簽發：“請辦公廳簽發。”（如確知主任在署內，也可直接批示“請××主任簽發”“請××同志簽發”。）
2．請他人審閱後再簽發：“請××（單位或個人）審閱並請辦公廳簽發。”
3．先會籤後簽發：“請××（單位）會籤並請辦公廳簽發。” （適用於會簽單位事先已經基本協調一致的情況。辦公廳簽發文件即已包含自己的會籤職能在內，無須在此處另外出現“請辦公廳會籤”字樣。）
（四）批示閱讀文件
認為需要送他人閱讀的文件，通常批示“請××閱”“請××、××閱”“請××閱研”。如必要，可以註明送閱的理由或提出自己的意見、建議、要求。（此類閱件通常不須回覆意見。）
（五）批示辦理文件
1．對需要由上級作出批示的辦件，可批示擬辦意見 “擬……，請××閱示”“建議……，請××批示”；上級批覆“同意”或其他意見。
2．對一般辦件，通常批示“請××閱處”“請××辦理”。
3．對需要研究的辦件，通常批示“請××研辦”“請××提出意見”，也可以在批示中提出自己的意見。
4．對需要司外會商、會籤的辦件，通常批示“請商××辦理”“請××提出意見，並送××會籤”“請××辦理，可先請××提出意見”；派出審計局送審的審計業務文書，可批示“請行政事業司審核，並送法制司複核”。
5．對需要他人共同作出批示的辦件，在自己作出批示後，可寫“請××核批”。
6．對有時限要求的辦件，通常批示“請××於×年×月×日前研復”“請××於×年×月×日前辦結”。
（六）批示送審文件
1．送審徵求意見的文件，對上級通常批示“請××閱示”“請××審示”；對平級或下級通常批示“請××審閱”“請××閱改”。
2．送審內容已經基本確定的文件，對上級通常批示“請××審定”，對平級或下級通常批示“請××審核”“請××複核”。
（七）批示會籤文件
1．單方會籤的，通常批示“請××會籤”“請××審籤”。
2．多方會籤的，一般批示“請××、××、××會籤”。
（八）請示的結束語
1．請示由自己辦理的事項，結束語通常為“請批覆”“請指示”“妥否，請批示”。
2．請示需要他人辦理的事項，結束語可為“以上如可行，建議批轉××辦理”。
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