提到諸葛亮，大家首先想到的都會是他的足智多謀，才華過人，“羽扇綸巾，談笑間，檣櫓灰飛煙滅“，但就是這樣一個在民間被譽為智慧神的傑出人物，命運的結尾卻充滿了悲劇色彩——在功業未成時就病死軍中，享年54歲，讓人不得不感嘆：“出師未捷身先死， 長使英雄淚滿襟”！
諸葛亮曾在《後出師表》中寫道，“鞠躬盡瘁，死而後已“，表示自己為了國家，當勤勤懇懇，竭盡心力，到死為止，其實，這正是造成他悲劇命運的重要原因：過於勞累。
當時劉備剛剛駕崩，諸葛亮一人獨撐大局，軍政財三方面都要操心，管理任務已經非常繁重了，他還堅持“事事以身親其義”，事必躬親到什麼程度呢？連二十杖軍棍以上的處罰都要親自出面定奪。
這樣高強度的繁忙工作，拖垮了他的身體，讓一代名相最終死於積勞成疾。
管理層的任務應該是定戰略，指方向，如果總是忙於瑣事，身心疲憊，就會無暇思考更重要的問題，自然無法達成最核心的目標。
“窮忙”不但是諸葛亮的問題，更是現代職場人的通病。日本紀錄片《窮忙族》就專門描述了這個絕望的群體：“整天拼命工作，卻看不到回報，貧窮是他們無法擺脫的宿命。”
今天，我想從三個角度和你聊聊職場中的“窮忙”：
- 職場陷入“窮忙”的根本原因是什麼？
- 掌握系統思維精髓，跳出“窮忙”陷阱
- 4個方法，讓職場進入良性循環
一、職場陷入“窮忙”，根本原因是什麼？
朋友玲是一名“斜槓青年”，畢業時立下flag，3年內要靠自己的努力在成都買房，如今5年過去了，房子的夢想還是遙遙無期。不能說她不努力，她一天比誰都忙，除了本職的會計工作，她還在業餘考取了教師資格證，報了寫作班，想要多面開花，副業賺錢。
很多次大家的聚會，她缺席的原因都是“太忙了”。但是，當初和她一起進公司的同事，已經拿下了會計行業的金字招牌註冊會計師證，並憑這個升了兩級，工資翻番，她還在原地沒動，注會也沒考過，因為時間都花在開闢副業上了，而副業並沒有給她帶來多少收益。
玲的“窮忙”困境是什麼呢？她想要用副業去補充收入，結果卻讓副業影響了主業的發展，因小失大，得不償失。
經典電影《教父》裡有一句臺詞：花半秒就能看透事物本質的人和花一輩子都看不清事物本質的人，註定是截然不同的命運。
如何平衡主業和副業？如何兼顧全局？
我們可以把要達成的目標當作一個大的項目來進行統籌管理，這個項目由許多相互作用的子項目組成，比如人際關係、健康、工作、學習等。在項目管理中，有一個重要的底層邏輯，系統思維。告別窮忙，我們也需要有統觀全局，統籌規劃的系統思維。
彼得·聖吉在《第五項修煉》中這樣說道：“系統思維是一種思維方式，是用來描述和理解形成系統行為的力量和相互關係的語言。”這是一種具有整體地、連續地、動態地思考問題的思維模式，是“見樹又見林”的能力，是在複雜動態系統中的一種以簡馭繁的智慧。
如果玲不把自己圍繞“掙錢買房”而進行的主業和副業當作孤立、分割的問題來處理，而是當作有機關聯的系統來處理，她就會明白，主業才是她應該要主抓的核心點，抓好主業，讓職業生涯走上快車道，才是她的第一要務。
二、掌握系統思維精髓，跳出“窮忙”陷阱
1、可以理清事情重點，高效產出
經濟學中有一個帕累託定律：在任何一組東西中，最重要的只佔其中一小部分，約20%，其餘80%儘管是多數，卻是次要的，因此又稱二八定律，也就是說，把80%的資源花在能出關鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動其餘80%的發展。
每一項任務都有自己的關鍵問題，他們是決定事情成敗的關鍵行為。系統思維可以進行多維度的分析，幫助我們抓住問題的關鍵點，從一堆繁瑣的事物中抽出最重要的事。這就相當於為自己找到了一個合適的支點，只需要指頭輕輕一撥，就可以撬起原先使盡全身力氣也無法移動的沉重工作。
2、可以協調各項關係，平衡發展
我們的生活由健康、家庭、成長、人際關係、事業、財富等方面組成，在時間和資源相對緊張的情況下，需要有重點的用力。但如果只在“看得見”的地方用力，忽視了“看不見”的，就會出現失衡現象：如果拼命工作，卻不注意身體鍛鍊，精力沒法持續保障，工作效率提不起來；如果只努力賺錢，卻不注重理財，很難積累財富；如果只忙於社交應酬，卻不注意建立高質量的人際網絡，可以借力的圈子總是很有限。
系統思維可以讓我們站在整體的角度思考問題，注意各板塊的平衡發展，就避免了顧此失彼的狀態。單一思維的人是一種“是非對錯模式”，系統性思維是一種“權衡模式”。整體大於部分之和，只有各個部分之間實現協調平衡，才能達到1+1>2的效果。
三、怎樣應用系統思維避免窮忙？
1、整體出發，明確定位
在項目啟動階段，有一個重要的工作就是要問一問：為什麼要做這個項目，自己的角色是什麼？從項目整體出發，明確自身定位，才能確認需要做什麼，及可以怎麼做。
在個人成長過程中，我們會面臨許多選擇，定位其實就是做選擇的能力。蜜蜂和蚊子每天都很忙碌，但一個討人喜歡，而一個卻討人厭，有時候忙什麼比怎麼忙更重要。許多人之所以會窮忙，是因為忽視了選擇的重要性。我們需要對個人發展路徑進行定位，找到合適自己的賽道。
這裡我們可以基於項目的系統思維，藉助秋葉大叔的“定位矩陣分析圖”工具，從能力水平和風險偏好兩個維度，找到合適個人成長的定位。
- 如果個人能力較強，又能接受較高的風險，可以更換更具挑戰性的賽道；
- 如果個人能力較強，但不願接受太多風險，可以基於當前賽道做進一步深耕；
- 如果個人能力較弱，但能接受較高的風險，可以對某些跑道做嘗試；
- 如果個人能力較弱，也不願接受太多風險，最好就是選擇一個低門檻切口起步。
我們部門的小銘是一名工作5年的建築設計師，重點大學畢業。近幾年公司效益好，承接了大量工程項目，他每天都要加班加點地趕圖紙，但總也忙不完。他說經常有一種被掏空的感覺，持續這樣肯定不是辦法，他想調整一下當前狀態。
基於“定位矩陣分析圖”他做了一次分析，他覺得自己工作這些年參與的項目不少，已經可以獨立完成小規模項目的建築設計工作。公司目前發展還不錯，如果跳槽去別的公司可能又要重新適應，不太想冒這個風險。倒是可以把當前建築設計領域做細分，集中精力在民居建築設計領域，成為專家。打那後，我每次看到他會特別有意識地專注民居領域，狀態也都特別好。
2、多維分析，認清本質
只有抓住一個事物的本質，才能更有利於決策和執行工作的開展。單一思維能看到一些現象及其背後的原因，但由於缺乏系統性，難免掛一漏萬。項目管理中通常會使用“5W2H分析法”這個工具，通過七個問題對事物進行多維度的、結構化的分析。這個工具簡單、方便，易於理解、使用，富有啟發意義，廣泛用於各類項目管理活動。
5W2H分析法，又稱「七何分析法」，包括：What（做什麼）、Why（為什麼做）、Who（由誰做）、When（何時做）、Where（在哪裡做）、How（如何做）、How much（成本是多少）。
在我們的工作生活中也常有一些系統性事物，讓我們被表象迷惑，看不清真相。
我的一個朋友前不久一直糾結要不要跳槽，在做決定前要考慮的問題太多了，一直也沒有頭緒。我建議他了解一下“5W2H分析法”，可以在做決策前做各個維度的分析，充分認識自己需求和環境情況。他決定試一試：
- What-是什麼。自己當前的工作是什麼？我比較擅長什麼？不太適合什麼？想跳槽的方向是什麼？我對下一份工作的期待是什麼？跳槽可能的影響是什麼？
- Why-為什麼。為什麼要跳槽？為什麼要去接下來那家公司？
- Who-誰。跳槽經驗可以找誰諮詢？要跳去那家公司可以找誰幫忙？
- When-何時。打算何時跳？
- Where-何地。跳槽準備從哪裡入手？
- How-怎樣。應該怎樣做好跳槽準備？時間計劃表是怎樣？
- How much-多少。跳槽可能需要耗費多少時間和資金？
後來他跟我說，這個工具確實很好，回答完這些問題，思路一下子清晰了很多。
3、確認目標，分解目標
在對自己需求有了多維度的分析後，你可以將近期的核心關切確定為目標，進行重點突破。但在執行階段開始時，我們可能還是會感覺困難叢叢，無從下手，這個時候，可以對系統化目標進行任務分解。其好處在於：
- 可以較準確的預估整個項目完成所需要的時間；
- 可以更好的支配人力物力，有效地控制成本；
- 可以看到任務主次，留意需要密集關注的工作；
- 可以在項目執行進行中，評估進展程度，預判可能的問題。
工作分解具體方法就是：將項目分解成任務，任務再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止（即：項目→任務→工作→日常活動）。在我們的日常工作生活中，這一思路同樣適用，只是分解的層次不如一個項目那麼多，各項活動的執行者主要是自己本人。
最近小梁為請女朋友和她的家人去自己家吃飯，可謂費盡了心思。對於這麼重要的任務，他不想有任何閃失。為此，他把晚餐所有相關任務做細緻分解。首先他分解成邀請、籌劃、準備、煮食和進餐共5類任務。然後，又對每項任務做進一步分解，比如煮食，他又分解為預備菜譜、食材、食材處理、加工和擺盤等工作。不過，他覺得這樣還不夠清晰，防止出錯，他又將食材處理分解為肉類、蔬菜、熟食處理等活動。充分了解了每項工作的所需時間、財力和物力投入後，他感覺自己對這次的晚餐更加期待了。
4、平衡發展，動態調整
項目的推進過程是各項組成元素不斷協調、平衡的過程。項目管理的不同階段，有不同的側重點，在各個階段都要做好相關內容的平衡。若只關注這些側重點，置其他環節於不顧，最終還是影響項目整體推進。
為了讓管理者有更整體的掌控，項目管理中會使用“九宮格”這項工具。方法就是把當下關注的全部模塊，按照重要、緊迫性綜合順序填入表格中。主要、次要關係及整體分佈情況一目瞭然。這個工具轉換為“人生九宮格”，同樣適用於我們的自我管理。
我們一生要做的事情有很多，不同階段的需求不同，九宮格里的內容和次序也在發生變化，要結合當前的實際做動態更新。而且不同階段有不同的側重，但格子裡的每個領域都被兼顧到，人生才能保持平衡。
- 上中學時，格子裡就只有一件事：學習；
- 上大學後，格子裡變成了：學習，愛情；
- 成立家庭後，格子裡內容明顯增多：事業、理財、成長、家庭、人際、健康等；
- 退休後，格子內容又變少：健康、休閒。
上週我問朋友餅哥，怎麼打球總見不著他了。他說最近工作忙死了，去年結了婚，感覺時間被填的滿滿的。以前他覺得還年輕，時間還長，那時候總覺得玩不夠，整天打球、打遊戲。休閒娛樂排在了最前面，工作和學習都往後排。現在他感受到生活壓力了，重要性排序也變了。他覺得當下最重要又緊迫的事就是幹事業、努力掙錢。身體健康、人際關係這些雖然也重要，但沒那麼急，能往後的就都往後排了。
不過他還是補充了一下，長期的加班加點過度透支身體，人際關係打理缺乏重視，似乎都在影響著自己的今後發展。他發現除了關注重要又緊急的事，重要卻不緊急的事也不能忽視。我們不能只顧跑的快，還得學會怎樣跑的遠才行。
四、結語
職場上，當你身陷“窮忙”怪圈時，可以藉助項目系統思維，分析自己的定位、找到適合的目標、結構化地拆解目標，並在達成目標的過程中做好各板塊的平衡。不用戰術上的勤奮，掩蓋戰略上的懶惰，才能讓努力更有效。
要掌握項目系統思維不是一個簡單的過程，需要反覆練習形成習慣，正如有句諺語說的：“凡是值得做的事就值得做好”。所以，養成良好的系統思維習慣，再困難也是值得的。
閱讀更多 陽先生Alex 的文章
