覺性練習生 | 客戶情緒管理實用手冊

本期學員:

學員:楊先生

年齡:38

職業:管理諮詢

學習覺性科學時間:三年

平均每天練習時間:1小時以上


我是從事管理諮詢工作,平時的主要挑戰一方面是來自於項目商務拓展的業績壓力,另一方面則是項目交付過程中突發事件的應急處理,尤其是客戶投訴的危機處理。當客戶投訴時,往往需要直面客戶針鋒相對的強烈攻擊性情緒。在客戶狂轟濫炸的情緒攻擊下,無論是因為自我保護的憤怒情緒與客戶進行對錯爭執,還是因為恐懼情緒無原則妥協退讓都可能造成局面的惡化、甚至失控。


如何在情緒的洶湧波濤中,可以保持足夠的客觀冷靜不被海浪吞噬捲入,而且還可以快速找準波濤底下的真實原因與利益訴求,並給出可兼顧雙方利益與情緒需求的解決方案,是危機處理的難點。


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以下是我在工作中運用“覺”圓滿解決項目過程中客戶投訴案例:


埋下隱患


我們團隊為某保險公司提供全成本管理諮詢服務。


項目前期,客戶方項目負責人黃總對項目介入的比較少,前半程對我們比較配合和認可,我們的項目經理Bill也只顧悶頭做事,與客戶各個層級的主動溝通和方案確認很少,所以項目開展的前半部分表面看起來“較順利”,我也就沒有過多參與,但實際上卻埋下了重大的隱患。


危機發生


項目中期階段成果彙報,客戶的公司總經理對我們的彙報內容提出了一些意見,認為報告成果沒有滿足他的主要管理訴求。客戶方項目負責人黃總會後立即要求召開項目組緊急會議。


會上氣氛變得異常緊張,項目負責人黃總一聲不吭,眼睛紅紅的,似乎強忍住怒火與眼淚。她越是一聲不吭,現場氣氛就越發籠罩著“白色恐怖”。醞釀了漫長的一段時間,她哽咽著說:“這是我們公司今年年度最大最重要的諮詢項目,而你們是我見過的最差的諮詢團隊,做的實在太差,完全不瞭解保險行業!你們必須把項目經理換掉,重新做好這個項目交付,否則項目中止!”說完眼淚開始在眼眶裡打轉。


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覺中生智


當時現場氛圍非常壓抑的,黃總憤怒與恐懼交織的情緒就像一把利劍,在現場不斷地對著我刺過來。我可以感覺到氣不自主地向上衝到胸口,甚至到頭部。心跳加速,呼吸變得急促,身體正在自動進入武裝應激反擊模式。同時恐懼也在心底隱隱滋生,如果項目中止50%的尾款如果收不回來怎麼辦?如果客戶進一步向我們公司大領導投訴我怎麼辦?


而這個過程中我一直努力提醒自己保持“覺”,觀察著自己身體和心理的變化。我胸口堵住的氣慢慢消退,心跳呼吸也平穩下來。我沒有被憤怒與恐懼的情緒吞噬,覺的狀態也慢慢穩定下來。一面觀察一面試圖去感受和理解她此刻的情緒與內心狀態,對當下正在發生的現狀就也有了更清晰的判斷:


首先,在專業上她並不很精通,她其實沒有專業能力自主準確判斷出這個項目的好壞與問題所在;


其次,她是陷入到很強烈的被高層領導否定的壓力與恐懼當中,失控地發洩情緒,而不是真的在攻擊“我”;


再次,實際上她並不想中止項目,從根本上她跟我們是利益共同體,她必須把項目繼續做好了,才可能給領導有個交代,打個翻身仗;


最後,她當著下屬和我們的面都快哭出來了,意味著她是一個有些感性和情緒化,心力比較弱的人,此刻不宜有任何矛盾激化。


帶著覺,我對情勢有了較為清晰的判斷,也更能理解她,於是並沒有馬上爭辯什麼,而是讓她把話都說完發洩完情緒,然後我做了一些會盡力把項目交付完善好的承諾,儘快結束了會議。避免因時間過長黃總忍不住在下屬面前哭出來的尷尬。


會後我立刻到她辦公室單獨進行溝通,安撫她情緒,因為只有當她的情緒恢復到相對平和了,才有理性探討有效解決方案的可能性,否則在強烈的情緒中,無論說什麼都是錯的。


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在穩定她情緒的過程中,我帶著“覺”一方面快速整理著關鍵信息,另一方面整理關鍵應對方案:


1、整體交付質量70分,交付進度2/3,沒必要也沒可能重新換人做交付;


2、原項目經理Bill的專業能力是強項,短板在溝通與彙報,他在後臺繼續做交付調整及完善。從其他部門借一個善於溝通的項目經理,短期在前臺做溝通匯報的演繹;


3、找一個熟悉保險行業的合夥人過來一起拜訪公司總經理,進一步準確把握總經理的需求,同時增強公司總經理,及項目負責人黃總對我們團隊的信心。


所以,等黃總情緒平復後,我就順著她的思路,與她共識瞭解決方案和承諾:


1、增加有豐富保險行業經歷的合夥人,進一步加強與總經理的溝通與互動;


2、增加一名專業能力、溝通能力強的項目經理,原項目經理Bill仍然保留,做好交接與備份。


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成功逆轉


通過一段時間對交付物的努力完善與的積極溝通,在項目結項的彙報會上,公司董事長,總經理對我們的項目交付成果高度認可,應該達到90分以上。公司總經理在彙報會上也肯定了項目負責人黃總,黃總顯的有些受寵若驚。公司領導滿意了,她自然也就滿意了,項目的錢自然也收回來了,分出去給我們內部其他團隊借“外援”項目經理的錢也控制在最小。會後黃總也表達對她之前情緒失控的愧疚,也希望以後會有更多的合作機會。


實際上,項目交付物還是原來的項目經理Bill在後臺,在原來基礎上調整完善,“新替換”的項目經理只是在前臺短暫表演了一下溝通匯報的角色而已,不過客戶的滿意度卻有天壤之別。


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事後覆盤


對本諮詢項目問題的處理我做了一個覆盤,發現善用“覺”是圓滿解決項目問題的關鍵:


因為有覺,才沒有在面對客戶情緒的強烈攻擊下,“我”自動進入應激防禦機制而對立爭執,導致局面惡化;


因為有覺,才沒有陷入恐懼和慌亂失去客觀的分析判斷能力,而對客戶的要求無條件妥協,導致付出過高代價,甚至局面失控。


因為有覺,才更能換位思考體會他人情緒,及其原因與利益訴求,並快速整合出兼顧雙方利益的有效解決方案;


如果沒有覺,稍不留神便將被他人、自己的憤怒、恐懼捲入到情緒的洶湧中,頃刻之間將被吞噬。


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