在理想的環境中，我們幾乎能為所有流程或任務創建自動化的工作流程， 但是在現實世界中，工作流程可能會因意外的延遲、挫折和受瓶頸的制約。
在流程實踐中，我們通常會不可避免地出現以下一些問題：例如，審批人員可能生病在家或者正當值外出；關鍵文件丟失或不易查找。工作流程中遇到的設備與非人員類型故障。
適用任何企業的七種最佳工作流實踐方法
但是，這並不意味著這些事情無法避免，相反的，只要自動化工作流，許多事情都可以得到應有的保障。以下，我們列覺了七種最佳的工作流實踐方法，可以幫助企業避免工作流中不必要的麻煩。
1.制定書面或視覺化的工作流程計劃
正如本傑明·富蘭克林（Benjamin Franklin）曾經說過的那樣：“如果沒有做好準備，那麼你就準備失敗。”即使是看似最簡單的工作流程通常也比你想象得要複雜，尤其是在涉及多個步驟和批准的情況下。這就是需要為每個工作流程都準備可視化映射圖的原因。工作流映射是我們跟蹤工作流的方式，以便知道工作原理，以及在這些事情“中斷”時應採取哪些措施。
工作流程圖不必太複雜。重要的是，我們要以某種固定的形式去表達已定稿的工作流程圖，確保團隊每個成員瞭解流程中的每個步驟，從而知道會發生什麼。
2.計劃失敗、延遲和瓶頸的制約
成功實現工作流程的關鍵之一是為未來可能出問題的環節作出計劃。工作流映射是提前預測工作流中可能發生的延遲或挫折而作出準備。例如我們會常常看到，幾乎每個步驟都有出現失敗狀況後的計劃指示——如果某些事情被拒絕而不是被批准，則會清楚地指示流程的下一步走向。
從映射的角度來看，工作流程應包括諸如拒絕批准、編輯和過期的工作流程之類的步驟。除此之外，記錄下工作流無法正確執行時會發生什麼也很重要。
當製造受到延遲，影響客戶時會發生什麼？ 如果系統軟件崩潰並且丟失重要文件，又該怎麼辦？這些都是我們在考慮工作流程是必須自我發問的問題，我們可以在工作流圖中記錄“備份計劃”，或者在發生故障時創建新的工作流。最重要的是，您應該始終考慮到工作流可能出現的失敗，這樣才能確保在實際運作中的成功。
3.確定工作流程步驟的優先級
工作流程中的每個步驟都很重要，但並非同等重要。如果你自己觀察一下自己的工作流程圖，你就會發現某些步驟對工作流的“重要性”要強於其他步驟。 比如，第一步就是最重要的，因為它是整個工作流程的開始。
然後，往往是工作流出現選擇分支的時候，也是重要的，它決定了工作流的走向，它會把一些變動的工作事項的優先等級提高。
因此，瞭解每個工作流程步驟如何影響整個工作流程非常重要，因為當你的工作流程掉入“意外”的一些選項時，優先級會發生變化。
同樣的，瓶頸的限制也會改變工作流程，因此，當你發現延遲或挫折時，你將需要知道在哪裡存在壓力。例如，如果管理層認識到延遲並瞭解如何改變工作流程，他們可能會提醒該人更快地完成批准。當管理層知道延遲如何影響工作流程時，他們也可以適當地確定優先級。
4.確保每個人都有完成任務所需的一切資源
許多時候，當出現問題時我們很容易責怪分配給某些工作流程步驟的人員。但許多時候，我們忘記了工作是一場協作。許多工作無法推進不一定是該負責的人員沒有執行，很有可能是他缺乏可執行的資源。
在流程設計時，始終要思考負責工作流程步驟的人員是否具有完成工作所需的一切？他們是否有權使用正確的工具？他們能否收到通知？它們收到通知的途徑夠廣闊嗎？會不會有遺漏？等等。
當我們詢問有關工作流程瓶頸的問題時，我們會收到很多有用的答案。工作流實施成功的秘籍之一就是，多與參與該工作流程的同事多溝通，才能準確知道工作流環節中的薄弱點。
5.使用正確的自動化工具
當我們遇到瓶頸時，另一個要問的問題是：“我們是否擁有解決問題的正確工具？”
在某些情況下，工作流程會因規劃不當而崩潰，而在其他情況下，由於一開始就沒有自動化，因此則會出現延遲和挫折。如果我們不自動執行工作流程的重要部分，則容易出錯。不需要人工核准的步驟應自動執行。比如，對指定人員發送的通知和提醒應屬於此類。
如果你有不確定要自動化的流程，請規劃工作流程步驟，然後尋找最可行的工作流程自動化解決方案，確保你可以識別需要進行自動化的信號。
6.使用工作流審核重新評估你的流程
如果你仍然會定期遇到延遲和瓶頸，那麼是時候評估你的工作流程是否需要優化了。通常我們可以通過執行工作流程審核來做到這一點。工作流程審核應定期進行（至少每6個月一次），但是如果你發現以下任何情況，則應立即執行審核：
•每天或每週明顯的瓶頸或延遲
•審批之類的簡單任務會使你的團隊不知所措
•在過去的六個月中，團隊角色發生了重大變化
•在過去的六個月中，流程和工作流程發生了重大變化
•未按時或按計劃實現目標
7.查看企業的流程管理
有時我們會出現實際上與特定工作流程無關的問題，而是由企業內部內部更深層次的混亂導致的。
在這裡，不僅將工作流程規劃和映射納入企業的日常工作中，而且在整個企業中實施業務流程管理（BPM）解決方案也變得很重要。
BPM可以幫助企業保持清晰的方向。它可以幫助企業設置優先級並在更高級別上規劃避免故障。當整個企業得到良好的管理時，一個或兩個單獨工作流程的延遲就不再是問題了。如果你的企業尚未遵循企業的BPM最佳做法，請立即開始吧。企業越早清除不必要的流程並開發有效的流程，其工作流程就會越好。
結論
我們不能為所有事件做出完美無缺的計劃，但是，計劃工作流中最壞的情況，往往是實踐成功的關鍵。花一些時間來規劃我們的工作流，是為了幫助我們瞭解在未按計劃進行時會發生什麼以及該如何推進或作出何種改變，並且確保參與流程的角色都清楚自己是如何影響工作流程的。
正如古話所言：凡事豫則立，不豫則廢。工作流的實踐也適用這句古話。
