導讀：索賠證據的收集是索賠處理中最為關鍵的一環，施工方的證據收集和管理制度關係到索賠的成敗。沒有翔實可靠的證據支持，索賠是不可能成功的。在一個建設工程管理系統中，必須有一套完整的證據管理制度和責任人，一旦索賠事件發生，短期內應按照證據條件要求收集到足夠的證據。否則，工程項目信息流通不暢，文檔散亂，需要時不能及時整理出來，可能超過規定的索賠期限，為對方反索賠甚至提出索賠提供可能。因此索賠證據的收集管理十分重要，需要承包人建立健全一套完整有效的文件管理制度。
一、證據檔案一般分為三類：行政檔案，支付檔案和技術檔案。
1、行政檔案，包括髮包方、施工方與監理工程師之間的往來函件、會議紀要、書面協議、申請批覆、監理月報等。
2、支付檔案，包括各種支付憑證，費用計算清單、價格調整，材料使用明細等。
3、技術檔案，包括檢驗記錄，質量記錄、鑑定記錄等。對各類證據檔案的收集和管理要建立一個專人管理，責任分工的組織體系，加強對資料管理員的培訓和指導。
二、索賠證據的主要形式
1、招標文件。它是工程項目合同文件的基礎，包括通用條件、專用條件、施工技術規程、工程圖紙、工程量表、工程範圍說明、現場水文地質資料等文本，都是工程成本的基礎資料。
2、投標報價文件。在投標報價文件中，施工方對各主要工種的施工單價進行了分析計算，對各主要工程量的施工效率和進度進行了分析，對施工所需的設備和材料列出了數量和價值，對施工過程中各階段所需的資金數額提出了要求等等。所有這些文件，在中標及簽訂施工協議書以後，都成為正式合同文件的組成部分，也成為施工索賠的基本依據。
3、施工協議書及其附屬文件。在簽訂施工協議書以前合同雙方對於中標價格、施工計劃合同條件等問題的討論紀要文件中，如果對招標文件中的某個合同條款作了修改或解釋，則這個紀要就是將來索賠計價的依據。
4、來往信件。如工程師(或甲方)的工程變更指令、口頭變更確認函、加速施工指令、施工單價變更通知、對施工方問題的書面回答等，這些信函(包括電傳、傳真資料)都具有與合同文件同等的效力，是結算和索賠的依據資料。
5、會議記錄。如標前會議紀要、施工協調會議紀要、施工進度變更會議紀要、施工技術討論會議紀要、索賠會議紀要等等。對於重要的會議紀要，要建立審閱制度，即由作紀要的一方寫好紀要稿後，送交對方傳閱核籤，如有不同意見，可在紀要稿上修改，也可規定一個核籤期限，如紀要稿送出後7日內不返回核籤意見，即認為同意。這對會議紀要稿的合法性是很必要的。
6、施工進度計劃和實際施工進度記錄。包括總進度計劃，開工後工程師批准的詳細的進度計劃、每月進度修改計劃、實際施工進度記錄、月進度報表等。這不僅是工程的施工順序、各工序的持續時間，還包括勞動力、管理人員、施工機械設備、現場設施的安排計劃和實際情況，材料的採購定貨、運輸、使用計劃和實際情況等。
7、施工現場記錄。主要包括施工日誌、施工檢查記錄、工時記錄、質量檢查記錄、技術鑑定記錄、工地的交接記錄、設備或材料使用記錄、工程照片、錄相等等。對於重要記錄，如質量檢查、驗收記錄，還應有發包方方代表的簽名。
8、工程財務記錄。如工程進度款每月支付申請表，工人勞動計時卡和工資單，設備、材料和零配件採購單、付款收據，工程開支月報等等。
9、現場氣象記錄。許多的工期拖延索賠與氣象條件有關。施工現場應注意記錄和收集氣象資料，如每月降水量、風力、氣溫、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水狀況等等。(2003年因連續降水，導致工期延誤工期索賠案件，必要時可向當地氣象局調取氣象資料)
10、市場信息資料。對於大中型土建工程，一般工期長達數年，對物價變動等報道資料，應系統地收集整理，這對於工程款的調價計算是必不可少的，對索賠亦同等重要。如工程所在國官方出版的物價報道、外匯兌換率行情、工人工資調整等。
11、政策法令文件。如貨幣匯兌限制指令、調整工資的決定、稅收變更指令等。
12、重大新聞報道記錄。如罷工、動亂、地震以及其他重大災害等
