【新手入门】EXCEL函数正确录入技巧

想必大家在使用EXCEL过程中,都会遇到需要书写函数的情况,哪怕一个SUM的自动求和,都属于函数的范畴。但您在书写函数的时候,是否遇到如下的情况呢?你可以对照下面的内容来找找自己遇到问题的原因和解决方法。

1、函数输入后仍然显示函数公式本身,没有显示计算结果。这种情况主要是有如下2种原因。一种是您在一个被设置为文本格式的单元格里录入了公式,虽然公式本身没有任何问题,但由于该单元格为文本格式,EXCEL不会将这个公式作为公式来计算结果,只是把它当做一种文本来显示。另一种原因是您当前处于公式审核状态。该状态下,所有公式均显示公式本身,而不显示计算结果,以便于查找公式错误原因、追踪公式循环引用等情况。切换公式审核状态可以通过【工具】菜单的【选项】菜单项,打开选项对话框,选择【视图】选项卡,选中或取消其中的【公式】栏目前的勾。也可以通过【CTRL】+【~】键快速切换。除此以外,我还曾遇到一种情况,是属于初学者常犯的错误,现象也是只显示公式,不显示结果,就是初学者把公式里的等号(=)忘记了,所以请大家切记,当您想录入公式时,一定是等号(=)开头。

2、函数写完后提示语法错误。这种情况产生的原因很多,比如可能是由于函数名输入错误、函数参数书写错误或者参数位置错误等。在这里只谈一种情况,就是括号的匹配问题。典型的例子是IF函数的嵌套使用。大家在写一些需要嵌套很多层的IF函数时,往往在好不容易输入完函数,回车后被提示"语法错误"。EXCEL也没有提示错误的类型,更没有给出错误的位置,导致查找错误很麻烦。这里我介绍一种书写函数的习惯,可能对避免这种问题的发生有帮助。在书写函数时,请按照以下次序书写:首先写等号,然后是函数名,接着书写一对括号(注意不要在中文输入方式下输入符号),然后按下F2键,再按向前的箭头键将光标定位到括号里,然后在括号中按照参数的个数,输入参数个数减一个逗号(比如IF函数有3个参数,就录入2个逗号),来分隔开参数的位置,然后在按照相应的位置一个一个依次填写参数;如果遇到嵌套的情况,比如IF函数的第三个参数也是IF函数,那么也请按照这样的次序书写,写到最后,你会发现,根本不用去点有几个右括号就可以实现括号的完美匹配,并且参数个数、位置也不会错。

4、字符全角问题。一些刚开始学习书写函数的朋友可能经常遇到EXCEL提示"公式语法错误"或者"输入的公式中包含错误"的情况。这时函数,请先检查您所输入的公式中的括号、逗号、冒号、引号和感叹号等符号是否都在西文半角方式下输入,如果你发现你输入的某些符号特别"粗壮",那么可能就是由于这些符号在汉字中文输入法或西文全角的输入方式下输入而引起了错误。

函数的学习、公式的运用固然需要很长一段时间才能掌握,但如果你在学习之初就养成了一种良好的书写公式的习惯,并且掌握了一些基本的错误排除技巧,那么无疑对你学习EXCEL的函数和公式这一EXCEL的精髓,将提供很大的帮助。


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