职场|如何正确的发邮件,以提高协作效率

职场|如何正确的发邮件,以提高协作效率

电子邮件,是国际通用的正式的沟通方式。(美国法院是认可电子邮件送达的,多么有效的方式)

虽然我们现在经常在微信上沟通,但是对于阶段性成果的汇报、跟客户或合作方相对正式的沟通,特别是在多人协作、需知会进度、存档工作文件的场景下,仍然应使用电子邮件。

怎么发电子邮件呢?

1.标题:简明扼要清楚邮件目的和主要内容,及需求。

时间地点人物需求,能说都说了,提高邮件及时回复率。

例如,“Qing,请审阅深圳分公司财务报表,12月9日前请完成,收到请回复”。

“我是A项目创始人xx,今天会上您答应介绍xx投资机构,麻烦您转发这封邮件,内附项目简介和BP。”

大家都忙,替别人考虑,直切主题。

想想,如果你打开邮箱,收到叫做“简历”、“报告”之类的文件,不知道跟自己有什么关系,怎么能及时回复。

2.正文怎么写?

“金字塔原理”——先总后分、结论先行。

写一个逻辑清晰、需求分明的短邮件,或许比按流水账时间写长邮件更费时间。

但它一定效果更好。

而且,如果一个人连写邮件都逻辑混乱而啰嗦,做事情也不会利落的。

不如从日常沟通和发邮件开始练习,利索点儿,同时也说清楚事儿。

3.发送给哪些人?

工作任务发邮件时,应主送负责的同事,抄送他的直接上级和相关人。(防止其上级或相关人不了解,影响进度)

同时也抄送给你的上级,让他知会情况。

4.发送邮件时的操作顺序建议。

先附上附件-写正文-写标题-选收件人/抄送人

如果有附件,先贴附件,防止自己忘记。

怎么回复电子邮件呢?

1.收到邮件或工作任务,立即回复。

即使还给不出结果和新进展,也要表示“收到,预计周四前完成,情况尽快更新”等。

当然,如果你所在的公司文化复杂,有些事情需要缓一缓,或者需要装不知道的,另当别论。(这种文化不适合能力提升)

2.一个工作任务,有新的进展时,要在原来邮件基础上回复(附带历史内容),这样大家能看到这个任务的历史。

大家事情都多,看一封邮件能迅速回忆起前因后果,是有利于提高效率的。

电子邮件还有什么用?

可以作为“证据

”。微信、短信等,都可以。符合“真实性、合法性、关联性”即可。

最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释(法释〔2015〕5号)中,明确了电子数据包括电子邮件等。

“第一百一十六条 视听资料包括录音资料和影像资料。

电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。

存储在电子介质中的录音资料和影像资料,适用电子数据的规定。”

(引用自

https://www.chinacourt.org/law/detail/2015/01/id/148091.shtml)

顺手摘抄一些来自网络的内容。

电子邮件如何在法庭上出示?

举证一方应提供邮件的来源,包括发件人、收件人及邮件提供人,上述人员与案件当事人的关系,邮件的生成、接收时间及邮件内容。庭审出示证据时,若双方均无异议,可直接出示邮件纸质件;否则,应在计算机上当庭演示,并下载打印成纸质件。

若对电子邮件已作公证的,可不当庭演示邮件,而直接将公证文书作为证据出示。

可供判断电子邮件真伪的因素有哪些?

尽管电子邮件以电子信息形式和收发,不如传统书证保真程度高,被篡改后不易识别,但电子邮件也有其自身优势,即其发件人和收件人为唯一,每个电子邮箱对应唯一的用户,其互联网的帐号、密码、用户名在相对时间内也是唯一的。

可供判断邮件真伪的因素有:

1、将电子邮件与其他证据进行比对,必要时要求相关人员进行对质;

2、审查邮箱的取得方式,系从网络服务商处购买的,还是免费注册的。一般而言,前者更加可靠;

3、审查邮件发、收时间。邮件如经国外的网络服务商发送或经国际邮件转发器递送,必须要经过一定的时间,否则不符合客观情况;

4、必要时,请网络服务商提供协助,从电子邮件的传输、存储环节中直接保全证据。或进行鉴定,从电子邮件生成、存储、传输环境的可靠性,是否篡改等请有关方面提出专家意见。


分享小清在帝都战斗20年的干货经验。

无论是工作、生活,找点有价值的信息并不容易;

于是我记录下自己读书、职场(央企-政府-民企-创投圈)、养娃等经验,希望能对朋友们有所帮助。


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