物料編碼是行業將實際物料進行整理、標準化的第一步。藉助編碼標準化及提升物料準確性，進行相應的管理優化，不僅可以成功實施信息系統，還能實現準確的運營管理，以及快速的產品開發的更高目標。
物料編碼標準化的工作主要可分為四個階段：1. 組織工作小組。工作小組並不是一個鬆散的團體，而應當有相應完備的組織結構、工作任務和工作計劃。
工作小組通常應由標準化部門（一般情況下屬於研發或設計部門）牽頭，並抽調相關部門（如信息化、銷售、採購、工藝、財務、倉庫及售後等）人員組成，同時分部人員也應參與其中，以便對涉及物料運營等各方面充分地進行了解。此外，當企業存在較多物料問題時，工作小組有必要保持一定的編制，保障系統上線直到運行良好。
2. 物料整理、分類。在這一階段，確定物料的分類原則和層級關係、識別物料的性質。
每一種類別的層級不超過三層。大類一般可根據工程材料特性不同而進行劃分；中類可根據物料的用途劃分；小類中則可進一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三 級以內有利於容納物料，具有更大的靈活性以適應企業未來產品的發展。
3. 編碼準備。在此關鍵階段，將對物料名稱、規格進行標準化，進一步確定物料的細分與組合，最後確定編碼規則和BOM規則。
物料名稱、規格的不統一是一個看似簡單但實際很難處理的問題，有些物料，尤其是定製的塑件，名稱叫法不統一造成入庫困難。確定編碼之前，工作小組需要規範統一物料名稱，糾正混亂的稱呼。同時規範物料規格的描述方法，不能僅從設計角度，而要從運營角度考慮，使物料的規格描述能方便所有相關部門的使用和識別。在工作方法上，最常採用的是在初期制定物料名稱對照表，必要時可輔之以圖片說明，進行充分的培訓；另一方面則要對外部供貨商進行溝通，對名稱和規格描述達成共識，要求送貨規範。經過前期的培訓及後期系統的運行，規範的名稱將在企業各部門內流動使用，最終達成統一。
4. 應用基礎物料檔案與物料清單。在最後階段系統即將上線前，工作小組分工導入數據。物料檔案不僅記錄有物料的編碼、名稱、規格、單位，還要設置有關屬性，使得物料在不同的運營環境下起到不同的作用，滿足不同部門的需要。物料的錄入工作量大，且需要細緻的處理，適當地採用一些通用模塊可以大大減輕工作量，提高BOM的準確性
物料編碼的幾個原則
物料編碼的用途：
l 識別唯一性，信息溝通與交流的標準語言；
l 提高物料計劃、控制及倉儲收、發、存等管理效率；
l 快速查詢、檢索、錄入、排序、易讀，易記和易識別等輔助需求；
結合企業信息系統支持的水平，將過去手工編碼與現代化信息系統共享結合並做到揚長避短，幫助用戶快速查詢、檢索、錄入，易讀，易記和易識別是我們物料編碼的基準。
一、考慮物品分類需求。
根據企業物料資料級別，分別針對成品與原材料制定相應的編碼規則，如大、中、小三級分類（具體使用幾級，每級幾位容量據企業物料特徵分析），再輔之以流水號，一般常規企業都夠用了！
Eg，以大、中、小三級分類為例，其中大類在1位數（10以內），中、小類根據情況可又是一位或二位（100以內），流水號5位，即支持企業最多十萬個分類，每個小類十萬的物料編碼容量，一般常規企業綽綽有餘了！在應用中，一般企業員工一週內即可對企業分類熟記於心，當員工在錄入或查詢時通過輸入前面幾位分類代碼，再加上一個通配符即可快速定位目標物料；編碼原則如此設計，可以最大限度的滿足用戶查詢、快速錄入的需要。提高工作效率50%以上。
信息系統還有一個特點，就是能做到信息一次錄入，平臺與協作團隊共享，對於企業原來在手工編碼中積累起來的編碼規範，可以加以利用，如規範物品規格、目錄冊項或者描述規定，並記入信息系統，既滿足了編碼與規則修撰的頻次與工作量，也提高工作效率。
二、應考慮可擴展性的需要。
編碼原則的制定應能考慮公司5-10年內物料的變化趨勢。並且要對不同的情況留有一定的餘地。例如貼片物料的封裝，現在主要用的是0805，0603，可能以後會逐漸使用0402和0201的，那麼在編碼原則中應當為這些物料留出餘地。
三、多少有別，巧用“其他”分類。
在考慮到物料的分類過程中，有時候一個小類只有一個物料，甚至一個大類都只有一個物料，針對這種情況，若給其一個大類或小類編碼的話，給人一種佔著茅坑不拉屎的感覺。我們在編碼時，沒有必要為這種罕見的物料進行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合併在一起，用其他類來表示。
一方面，可以減輕用戶記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點困難；另一方面，由於其物料比較少，而且不經常用，把他們歸為一類，不會影響用戶的查詢效果。
利用其他分類，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業若在物料編碼時，給每個種類的物料都編一個其他的分類，則，把一些常用的零件按其正常情況分類，把罕見的材料、不經常用到的材料和很難分類的材料，都合併到其他類中，可以減少用戶很多的工作量，並且使用效果不會受到影響，事半功倍，何樂而不為呢？
四．變動屬性不應納入編號
有些數據之某項屬性如果在未來有可能發生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一但發生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如物品的規格參數，責任部門，其它如客戶所屬之責任區，業務員的所屬區域...等等皆是如此。正確的方法，應將這些屬性另設獨立的字段表達。
五、不要寄希望通過編碼信息反映物料的具體信息或全部信息。
我們說的物料基本信息，一般包括兩部分內容，一是物料的種類信息，如包裝材料還是零件；另外一種是物料的具體信息，如其規格、尺寸、顏色、供貨商等等。我們在物料編碼中，要把種類信息納入其中，而對於物料的具體信息不應該納入其中。
有些用戶，喜歡把物料的供貨商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個哪個供貨商。這看起來是蠻方便的，但是，實際上，會產生其他很多的錯誤。
如當該零件有多個供貨商時，則會需要編寫多個編碼，供貨商越多，編碼越多；其次，當該零件多個供貨商沒有區別，每個客戶都可以使用時，則編寫BOM會遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個供貨商為默認的供貨商，其他的作為替代件來解決，但是，這也與企業實際管理有點差異，替代件的話，永遠會只在被替代件無法滿足需求的情況下，才會考慮。而有是企業需要進行供貨商之間的平衡，若如此編碼，ERP系統就無法滿足企業的需要。
可見，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業很可能會搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶指定需要某個供貨商的零件進行生產，才會考慮把這個供貨商的信息放入到編碼中去（有時候，有些客戶會出於種種原因，如企業某個供貨商是其子公司等原因，要求企業指定有某個供貨商的零件），遇到這種情況，企業為了管理上的準確問題，可以把這些材料分離出來編一個新的料號，而不是將供貨商信息編到物料編碼規則中。所以不要嘗試把供貨商信息納入到物料的編碼規則中去。
物料的其他信息，如顏色、規格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規則為好。
六、能用數定的不用字母，能用字母的不用漢字；。
打中文速度快，還是打英文速度快？當然是英文速度快。
打中文準確率高，還是打英文準確率高？當然是打英文準確率高。
中英文混輸快，還是光輸入英文或者中文速度快，並且準確呢？當然是後者快而準確。
較之數字小鍵盤，數字在速度和準確率方面又更勝一疇
既然如此，我們為什麼要在編碼中，加入幾個中文漢字呢？
有些企業由於用戶的文化水平普遍不高，平時不怎麼接觸英文，所以，在物料編碼時，他們希望通過利用中文來進行表示。這在實際工作中，非常的不方便。
查詢時我們要求的就是快而準確，若我們在輸入編碼時，非常的費時，而且容易出錯，那我們要物料編碼還有什麼意義呢 ？
七、在編碼信息中，避免使用特殊符號。
編碼中儘可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區分編碼的段，而沒有任何含義），因為這些符號不便於計算機輸入，而且會使編碼太長；如果使用字母和數字混和編碼時，應避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆；
八、長短應適中。
物料編碼不應該太長，若太長的話，一方面是不容易記憶，要用戶記住一長串沒有互相沒有聯繫的字符，是一件痛苦的事情，我們千萬不要把痛苦強加在用戶身上，不然，到最後，他會加倍的還給他們。另一方面，進行輸入查詢也比較麻煩。
一般情況下，我們建議，編碼長度最好不要超過12位，若像身份證這樣18位的話，輸起來夠讓人頭疼的。 那如何能夠使得長度不超過12位呢？用戶可以從如下幾個方面考慮：
1、在物料編碼中，編碼時，不要想把全部信息都納入其中。在上篇文章中，筆者也強調過，在編碼時，只要考慮物料的大中小類即可，如此的話，12位已經足夠使用；若把物料的顏色、尺寸、供貨商等信息都包括進去的話，20位都不夠。
2、在物料編碼時，每一為都要仔細考慮，這時候不要怕被別人說小雞肚腸。在滿足擴展性要求的基礎上，位數越少越好，能夠7位解決的，就不要用8位。別看只差一位數字，要知道物料編碼在ERP各個功能中都要用到。根據有人統計，一個採購員用戶在修改採購單、庫存查詢、對帳等操作時，平均每天需要用到的物料編碼都是數以百計的，有的更達到千次的使用率，若這麼累積下來，看看一天要多輸多少字符，若每個編碼都節省一個字符的話，一個月下來，可以節省多少時間。
3、可以為不同種類的物料設置不同的編碼長度。企業在設置物料編碼規則時，可以為不同的物料設置不同的長度，沒有必要為了統一而把一些無用的編碼加入其中。如企業某種物料的編碼至少要11碼，而有的物料只需要9碼，則為了追求統一，把這種物料的編碼加入兩位沒用的編碼，而達到11碼時，是沒有必要的。
4、同類產品編碼務求統一。對於同一種產品的編碼，長度最好一致，這主要是出現在流水碼的問題上。如把01簡寫成1等，這些做法不是很合適。因為若長度一致的話，可以一目瞭然的發現一些簡單的錯誤，如漏寫一碼等明顯錯誤。
九、應有防錯功能。
各位對於身份證號碼應該都比較熟悉，如身份證號碼339005197805051818，18位為效驗位（標識符），通過複雜公式算出，普遍採用計算機自動生成。所以，在編碼時，最好也能夠具有自動防錯功能。
1、能夠根據類別等信息，自動判斷物料編碼的生成是否符合規則。這一般都是根據系統的功能加以區分。如把一材料分為零件、鋼製品、螺絲大中小三類，分別為L、G、L代表，則人工輸入編碼後，系統就會說明用戶判斷該材料的大中小類別分別是什麼，提醒用戶輸入是否準確。
2、另外一種方法，就是根據身份證一樣，只要用戶按照前面的信息輸入相關的內容，ERP系統就會根據某種算法，生成一個校驗碼，並依附在原由的編碼後面，以保證物料編碼的準確性。
ERP系統為什麼要提供這個功能來保證物料編碼的準確性呢？為什麼其他的內容沒有這個功能呢？其實很簡單，因為他們都深刻了解物料編碼準確性，對於ERP系統來說，是多麼的重要。
十、應容易記憶。
物料編碼是用來做什麼的？是用來幫助用戶快速的查找物料的，若用戶不知道該編碼代表什麼產品、代表哪類產品，那物料編碼也就失去了其意義。
所以，物料編碼在編寫時，要考慮其如何才能快速被用戶瞭解並被他們接受。
利用英文字母或者拼音字母結合阿拉伯數字使用，即方便記憶、理解，輸入又比較方便。
十一、對於原先的編碼，若發現問題時，要堅決拋棄。
在企業上ERP系統前，或多或少都有了自己的編碼體制。但是，這些編碼體制很多都是不符合信息化系統的要求的，或者說，不符合編碼的原則。如對於同一種物料，不同的供貨商就按不同的編碼來管理；物料全部按流水號進行編寫，沒有分類，連最基本的原材料跟成品都沒有區分，難以記憶；而因為沒有通過信息化軟件進行管理，導致的問題就是無法保證現有的物料編碼都是準確的，如一物二碼、二物一碼的情況都存在，為此，企業要特別注意，即使企業已經擁有編碼體系，對物料編碼也要進行一一梳理，一一核對其準確性。這麼做，雖然比較花時間，但是，確是比較值得的。
更糟糕的是，在ERP實施時，他們不聽顧問的建議，對物料進行重新編碼；而認為重新編碼要花費太多的時間跟精力，沒有人願意做這件事情，寧可讓這些錯誤存在，也不願意花力氣去重新整理。
當這套編碼原封不動的用到ERP系統中後，結果就可以遇見了。最後沒辦法，只好全部返工，重新修改了編碼原則，並按新的編碼原則對物料進行編碼。
十二、兼容性：建立本公司的物料編碼與主要客戶、重要供貨商的編碼的對照關係，可以自由查詢、對照； 為EDI及供應鏈協同建立橋樑。
