任何一家成熟的企業需要管理的物料都有成千上萬種，像波音這種製造大型客機或製造更加精細複雜產品的公司，其涉及的零配件可以達到上千萬種甚至上億。如此之多的物料，如果沒有一個類似身份證的東西快速、準確的定位，那麼是絕對不可能有序、精確、高效的管理物料的。物料的編碼就是物料的唯一身份，而物料編碼的方法反映著一個企業管理水平的高低。
只要逛過大型超市、綜合體的朋友們，對宜家一定印象深刻。宜家銷售了包括座椅/沙發系列、辦公用品、臥室系列、廚房系列、照明系列、紡織品、炊具系列、房屋儲藏系列、兒童產品系列等約1萬多種產品。逛宜家除了對設計師能將很小的空間利用的如此完美之外，稍微有心之人一定對宜家管理商品的方式感到萬分佩服。這些商品每天都在進行著流轉，從採購、入庫、出庫、上架、顧客購買，每種商品的空間位置及數量都在發生著變化，而上萬種商品每天同時進行著這些變化，管理難度之高簡直不敢想象。作為一個顧客沒法瞭解到宜家的管理制度、流程、組織架構等信息，但從一些細節上還是可以管中窺豹，一睹宜家物資管理的藝術。任何宜家的商品都可以看到一個8位數的編碼，比如一個白色餐桌的編碼是503.408.13，一個黑褐色餐桌的編碼是903.408.11，一個黑色鞋櫃的編碼是802.564.50，一個黃褐色的框子編碼是903.530.21，可大致看出前3位代表的是顏色，中間3位代表的是分類，最後2位是這個分類下的流水碼。在宜家商場的很多地方都擺放著電腦，顧客可以通過輸入物料編碼查到該物品的庫存數量。而作為宜家的管理者，也可以通過顏色分類、物品分類很快分析出哪種顏色賣的好，哪種類別賣的好。
好的物料編碼有五大原則，第一是唯一性，這是編碼的根本原則。第二是通用性，代碼結構要簡單明瞭，位數少，將物料和產品種類化繁為簡，便於管理。第三是易記性，容易記憶便於使用。第四是擴展性，任何處於發展階段或研發型企業編碼之初不可能涵蓋所有的種類，因此編碼規則一定要便於以後追加或設置較小的類別，且追加後不會引起體系的混亂。第五是效率性，適宜計算機處理，適宜快速錄入、適宜辨認。以身份證為例，二代身份證共有18位數字，前1、2位數字表示所在省（直轄市、自治區）的代碼，第3、4位數字表示：所在地級市（自治州）的代碼；第5、6位數字表示：所在區（縣、自治縣、縣級市）的代碼；第7—14位數字表示：出生年、月、日；第15、16位數字表示：所在地的派出所的代碼；第17位數字表示性別：奇數表示男性，偶數表示女性；第18位數字是校檢碼，用來檢驗身份證的正確性。18位數字包含了一個人出身的省市縣、出身日期、被管轄的派出所，性別等信息，簡單明瞭，很容易錄入系統，方便統計一個省、一個市、一個縣或一個區的出生人數，在某一年的出生人數，一個派出所的管轄人數。只有瞭解人口的出生、流動情況，才有了管理一個地區基礎。
對於製藥企業，所涉及的物料也包含眾多，就大的分類來講就有成品、原輔料、化工試劑、包材、備品備件、低值易耗、實驗動物等。有的公司是通過K3系統進行物料管理。編碼規則是大類+流水號的方式。比如原輔料則編碼YFL******，化學試劑則編碼HXSJ*****，流水號的位數不定，根據物料增加而增加。這種編碼規則有非常大的弊病，首先是分類標準不明，同樣的物料因用途不同可分到不同的類別，比如乙醇如用於研發使用可歸於化學試劑類，如用於生產則歸到原輔料類，這就造成了同樣的物質同樣的規格卻有多個編碼。同時命名也無統一的規則，比如有的將500ml/瓶規格的乙醇命名為“乙醇500ml/瓶”，有的命名為“乙醇500ml”，還有的命名為“乙醇500ML“，還有的就命名為“乙醇”，在規格的列中增加500ml/瓶的說明，這就造成了即使按生產的用途歸於原輔料，都會有4個編碼。其次，編碼中除大類外就是流水號，未來沒法做更為細分的管理，除非破壞原有體系。第三，編碼中有英文有數字，且數字的位數還不一致，錄入系統不方便，給後期的統計造成很多的麻煩。
有的公司使用的是SAP系統，採用的是10位數的編碼規則。頭2位代表大類，比如10代表成品，20代表原料藥，30代表中間體，40代表原輔料，50代表化工原料，60代表包材，70代表其他物資。第3-5位代表中類，比如50300代表化工原料中的化學試劑，50400代表化工原料的生物試劑，後5位為流水號。物料命名的規則是名稱_規格，英文一律用小寫字母，且不空格。
此編碼規則具備了易識別，如看到503就知道是化學試劑，唯一性，易錄入系統，易拓展，假設後期因管理的需要增加了“麻醉和精神類”的分類，則在其他物資中增加709這個分類。若後期有更加精細的管理需求，還可在第4和第5位上增加子分類，且不會影響原有體系。應用此編碼規則一年之後，徹底改變了以前使用K3系統編碼的混亂，真正做到了一物一碼，使物料的分類統計十分的方便易行，為物料的管理打下了牢固的基礎。
科學的物料編碼只是邁出了物料管理的第一步，後面的工作任重而道遠，我們將再後面的篇章中進行一一拆解。
未完待續。。。。。。。
