商業洞察 丨 作者 / 劉潤
本文首發於得到APP「十萬個怎麼辦」欄目
我在「十萬個怎麼辦」收到了一位用戶的提問，
因為疫情，公司決定春節假期之後，先不上班，在家辦公。
但是，在家怎麼辦公呢？
想要跟同事高效地遠程協作，應該怎麼辦？
很多公司，尤其是美國公司，在家辦公是一個成熟的政策，這個政策叫Work from Home。
在一些特殊情況下，員工可以申請在家工作一天，甚至是一段時間。
跨國公司的辦公室之間本來就分佈得比較遠，所以團隊之間的跨地域遠程協作是非常重要的基本技能。
現在，全國人民都在抗擊新型肺炎，估計有不少公司都打算延遲開工，讓大家晚一點返工，晚一點再進辦公室。
晚一點上班並不意味著不開始工作，而是在家辦公。
在家，是幫助疫情平復，辦公，是幫助經濟復甦。
非常時期，這兩件事都特別重要。
可是，中國很多公司其實缺乏遠程工作的經驗，今天我就來與大家分享一下，在家辦公，怎麼高效完成遠程工作。
— 1 —
在家辦公最大的挑戰，是遠程之下，管理和溝通效率會大大下降。
下面，我們先給你拆解一下這個問題，先說管理和溝通效率為什麼下降，然後再講怎麼辦。
什麼叫管理效率下降？
管理效率下降，是因為你見不到一些員工了，你沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏，員工在做什麼，遇到什麼問題，也沒辦法及時向你請示，得到你的指導，協同上就會遭遇挑戰。
溝通上具體會遇到什麼問題？
大家在一起的時候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協助就喊一聲，大家可能還會快速地召集開會等等，這些事情在遠程辦公里都做不到。
尤其是每個人都在自己家裡，如果有員工他不工作，你其實也不知道，他是不是因為心情焦慮，刷著疫情新聞無心工作，你也無法知道。
這些都會導致溝通效率下降。
怎麼辦？
我分別是站在公司和員工的角度，給大家說幾個建議：
第一個建議，加強定期溝通。
遠程辦公時溝通顯得尤其重要，所以一定要加強定期的溝通。
怎麼樣加強定期溝通呢？
建議大家要開始實行兩個制度：
第一個制度是早會制度；
第二個制度是晚報告制度。
這兩個制度是遠程工作有效率地基本保障。
什麼意思？
在公司上班的時候，誰準時上班，誰準時下班，就算你不打卡，大家其實也能看得到。
可是在家辦公，你很難知道一個員工是不是準時上班的。
而準時上班這件事為什麼重要呢？
那是因為大家都在同一個時間段上班，才有彼此協同的基礎。
即便是遠程工作，只不過是工作地點換了，工作時間段其實沒有換。
這意思是說，你家裡，依然是早上9點到下午6點上班的狀態，這時間段不能換，因為大家需要協同。
怎麼才能保證大家都9點上班呢？
所以第一點，建立早會制度。
比方說，早上9點，每個部門都在微信群裡開個語音會議，溝通一下今天我們要做的事情是什麼，每個人分別要做什麼。
每個人都在會議裡簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這麼一件事、兩件事、三件事……
簡單地講一講就好，其實最重要的是大家互相提個醒，我們開工了。
早會制度非常重要。晚報告是什麼意思？
早會既然已經提出了，我們今天要做這件事，其實就給了管理一個非常重要的依據。
到了晚上，每個人需要通過釘釘或者企業微信，把自己的報告發出來，講一下我今天做的事，每件事我做到什麼程度了，今天的工作，我有一個怎樣的結果交付給大家。
所以早會晚報告，這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。
第二個建議，是把目標拆解為任務。
這句話意思是說，公司要懂得把本來是要在一天、一段時間裡要完成的目標，開始拆解為每一天要完成的任務。
因為很多事情，工作週期可能是一週、一個月，甚至更長時間。
為了避免在遠程辦公時失去目標，我們需要把目標拆解到一個個任務上，把objective拆解為task。
目標要達成，每天的task也就是任務先要執行到位。
舉個例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個功能。
作為項目管理者，就需要再把這個目標聚焦到這周幹什麼、今天干什麼。
比如，今天的任務，第一，我要給客戶打個電話，談項目計劃，疫情期間在家裡完成設計。
第二，我要跟我的團隊開會，這個會是要確定我們節後三個主要提案的方向是什麼，並且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。
你看，把目標拆解為以天為單位的任務，這其實也在訓練一個人的管理能力。
第三個建議，公司要為大家準備好線上協作工具。
我們今天的溝通工具已經非常好了，比如微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。
但是大家辦公的時候，往往要基於同一個文件、同一批文件協同，而即時溝通工具並不能傳輸大規模的文件。
所以給大家介紹幾個工具。
文檔類，大家可以用類似於石墨、Office365這樣的軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時做修改。
有時候寫一個項目計劃或者一篇報告，老闆、助理、項目經理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個人說這麼改，那個人說那麼改，一起把文書改好。
這時候通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個時候就達到了一個協同的目的。
傳輸類，我推薦可以用網盤。
比如說，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網盤，每天結束的時候，每個人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基於這個成果來做第二天的工作。
還有溝通協作類工具，就是大家完成一個項目管理任務的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，就是我在《5分鐘商學院》裡面介紹過。
比如前文第二個建議中，我們把目標拆解成任務。
這時，如果我們藉助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創建一個“任務”，設好3W（who do what by when）,也就是：任務內容，執行者，和截止時間。
這樣就可以大幅提高團隊協作效率。
還有以前要開會，開會怎麼開呢？
你當然依然可以用微信，但是要開視頻電話會議的話，今天也有很多的公司提供了基於互聯網視頻的一些電話工具，比如騰訊會議，大家可以在網上去搜索一下。
以上三個建議是從公司角度來看，下面，我再從個人角度分享一些建議。
— 2 —
我自己其實就是一個常年出差的人，遠程辦公對我來說是常態，我的員工相對我，他們也是遠程辦公。
在家辦公，工作效率很容易變差。
為什麼？
因為一開始你會覺得特別舒服，無拘無束。
但是稍微一段時間後，你就覺得特別難受，甚至工作效率會大大下降。也是因為無拘無束。
怎麼才能提高在家工作的效率？我給大家分享幾個經驗。
第一個，準時起床，穿戴整齊。
我經常在酒店房間辦公，偶爾也會在家辦公。我給自己一個非常重要的要求就是，一定要早起之後，穿戴整齊。
不要覺得穿著睡衣很舒服，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開始幹活了。
這個時候你會特別容易分神，因為你進入不了狀態。
你一定要當作正常上班一樣，準時起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。
這種儀式感會把你拉入到一個工作的狀態，很大程度上提高你的協作效率。
第二，一定不能在休息區域辦公。
反過來說，不要在辦公的地方休息，在家裡，要把做這兩件事的場所分開。
如果你家裡有書房，把書房當成你的辦公場所。
早上從臥室起床，穿戴整齊，帶著揹包正式地走進書房，把門關上，就相當於你到辦公室開始辦公了。
這個過程很重要，在這裡把一切工作資料都準備好，注意，不要在這睡覺。
第三，清晰地區分好工作和休息時間。
在家辦公，對公司而言，考驗的是把目標拆解為任務的能力，對員工而言，非常考驗區分工作和休息的能力。
這是什麼意思呢？
就是你很容易工作著工作著，突然之間想要躺一會兒，就在沙發上躺一小會兒嘛。
躺下來就想，那我打開電視看一會兒，休息一下……
一看就是很長時間。
無法保持專注，這是在家辦公帶來的巨大挑戰，但這也是很鍛鍊一個人的。
怎麼才能清晰地區分好工作和休息時間呢？
建議大家用番茄鍾工作法，就是工作以25分鐘為一個單位，這25分鐘裡，手機調成靜音，什麼東西都不碰，告訴自己在這個時間裡、在番茄鍾提醒你之前，別的什麼都不能幹，只能專心工作。
25分鐘之後休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所，去翻翻其他書，這都可以，5分鐘休息結束再進入下一個25分鐘。
中午的時候，你當然可以在家裡面做點東西吃，這是在家的好處。
但也需要給自己設定好，12點到1點之間才可以做這件事情，這是你的休息時間。
吃完之後戴上口罩，出門走一走，稍微呼吸一下新鮮空氣，舒展一下筋骨，這也挺重要的。
到了下午1點鐘再回來上班，6點鐘下班。
下班之後，你就可以離開書房，或者你的電腦如果在餐桌上，就把電腦從餐桌上拿走，進入下班狀態。
你告訴自己，我下班了，這個時候才把身上正式的衣服換成家居服。
清晰地區分好工作和休息時間，這樣遠程工作，才會讓你既有高效，又能勞逸平衡。
如果公司裡每個人都能做好這件事情，其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。
最後的話
以上，是我分別站在企業和員工角度給大家的6個建議。
希望能幫到在家辦公的你。
藉此機會，還有一件事想與大家分享，那就是感謝Teambition，他們在得到「十萬個怎麼辦」欄目看了這篇文章後，主動聯繫我們，說在這樣非常時期，他們正準備做一件幫助企業“遠程辦公”的事。
什麼事呢？
他們決定：
1、Teambition 企業版免費開放使用至 5 月 1 日；
2、參與抗擊疫情的企業，可升級至企業專業版。
3、為了方便很多企業快速上手，提高協同效率，他們還特意配套上線了「遠程協同指南」知識庫。
掃描下面圖片二維碼或者點擊閱讀原文，就可以訪問這套知識庫。
感謝。
最後的最後，在這非常時期，所謂遠程協作、所謂在家辦公，在家，是幫助疫情平復，辦公，是幫助經濟復甦。
祝福武漢，祝福中國，祝我們早日走出疫情，祝福所有企業，祝我們早日度過難關。
加油。
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