你好呀，我是 ，一种罕见的益生菌。欢迎来到我的世界。
前言：我们处在一个流量为王的时代。在任何时间点，都会有无数信息向我们砸来。每一天，我们做的最多的事情，就是”导入“：保存在手机里、存档在电脑里、收藏进硬盘里、记录到大脑里......但是无论是电脑还是大脑，内存总是有限的，东西多了，有时候你自己都分不清哪个是哪个，甚至会发现，当时记录的一些东西，自己竟然看不懂！
如果把我们的大脑比作一个衣帽间的话，那我们所获取的知识和信息，就是里面的一件件衣物，它们被装进不同的衣橱里，衣橱内部还要进行分类......如果我们想要找一套春天的太阳天出门逛街的衣服，就可以进行明确的目标搜索。整理思维的养成，正是帮助我们收纳、护理好这些衣服的关键。
整理虽易，获益无穷！今天的文章，没有废话，希望给大家分享一些职场上用得着的整理干货小技巧。我将从文字、图片和思维三个角度，小小地讲述一下我在整理方面的心得，并介绍一些实用工具的使用方法。
01、职场无处不整理：让老板对你刮目相看的秘诀都在这里了！
①文字的整理
对文字的整理可以分为对课程/会议内容的整理、对书籍内容的整理以及微信群聊中各种重要信息的整理。
1、关于课程/会议内容的整理
即使工作了，我们也会参加各种额外的学习和培训。在这些培训课程中，有直播性质的，也有线上可以回听的。那么这个时候，我们需要及时的将所学的内容记录下来，方便自己随时回顾。
我自己听课的时候，记笔记的速度非常快，无论是以前课堂上的学习笔记，还是现在线上学习的听课笔记。我总是能够在直播课程结束后的一两分钟内就完成精华内容的整理。这当中的原因，除了打字速度比较快以外，我也会使用一些方法。例举如下：
（1）在做笔记之前，首先要列好框架
这个框架，其实就是老师在PPT上列的标题和分点，这些都可以照搬到笔记中。
具体做法是，在老师还没开始讲关键内容前，先快速列好各部分的标题，1234的标注序号；然后边听课，边在每个分点下做记录，只需要记录关键词和关键短语。因为很多时候，老师都在举例子，那这些例子只是为了说明前面的概念，帮助你理解的，它们是不需要记录的。我们就可以在这些举例的时间里，把刚才那些关键点梳理通顺。要点就是，简洁、明确、有效。
（2）充分使用文档中的分点排序功能
无论是用word文档还是石墨、腾讯文档等，都会有自动分点的按钮。
我们在记录的时候，按照老师讲课的逻辑走，很容易分清某一块内容分为几点。比起一整段一整段文字的堆叠，这样整理按条理整理出来的内容才会清晰、直观和干净。
（3）巧用色彩提亮和空格
当课程完成后，我们可以花一分钟时间快速浏览内容。一是检查有无错别字和笔误，二是将不同的部分进行分段、隔离。
在每两块内容中间，可以敲回车键加空格或者添加分割线，把同一级别的标题用同一种颜色标亮，这些都可以进一步地提升整篇稿件的层次感与清晰度。
（4）记录时的五感运用
直播课程和会议是没有暂停键的。在听课、听讲的时候，我们首先要做到非常专注，动用眼睛、耳朵、手全方位地行动。这个考验的其实是一个短时记忆力和速记的能力。
速记的要点在于，让我们的手跟上自己的脑子。可以用图案和符号来代替文字，或者用英文代替中文，这样写字的速度会变快。这也是以前练托福听力时，一个老师教给我的方法。
记录完成以后，如果有时间的话，可以再结合录音进行完善。同时也相当于是二次复习，在整理的同时也得到了很有效的学习。
在日常的所有文件整理中，我们都可以使用这些技巧。熟练之后，整理的速度就会越来越快。当然，打字的速度也是需要练习的，如果有必要，强烈建议大家练习盲打，即眼睛对着屏幕，手上打着字，手脑并用，非常高效。
2、对书籍内容的整理
书籍的整理思路就是思维导图+文字解说，整理的内容就是摘出书中的观点和案例。当然，不包括小说和类小说传记这些书。
整理书籍内容，很像是写作听书稿的稿件，它的作用就是在整理的过程中“把书读薄”，将一本大部头压缩成一篇6000字的解读稿。
很多时候，我们都自以为自己读过很多书，但真的要让你讲一讲自己读过的书，却哑口无言。那是因为读则读矣，你并没有真正吸收书籍的精华内容，这样一来，这本书就等于白读。所以书籍的整理非常重要。它相对于读后感，更不注重读者的感悟，而是把重点放在书籍的内容上，这对我们梳理书中知识点有非常大的作用。不仅利于自己反复学习，别人也可以对此进行参考。
那么怎么样相对高效地完成对一本书的整理呢？我这里简单列一些要点：
（1）高效的阅读是关键
实现高效的阅读有几个步骤：首先，看书名、扫目录、翻阅全书，定一个大概印象；其次，查阅一下这本书的相关背景资料，对作者、主题、别人的评价都有一个基本的概念；接着，开始阅读，阅读的时候要专注，锻炼自己快速挑出重点的能力，不要每个字都看、每个字都想，每一章节看完以后，都给自己一点时间进行回顾和总结；最后，阅读完全书，再对照目录进行回顾，给自己主动思考的机会。
（2）绘制思维导图
在我们每看完一章的时候，就要绘制一张思维导图，用尽量精简的几个观点来概括这一章节的内容。绘制思维导图，其实就是在训练减法思维，而减法思维的锻炼非常重要。如果我们看完完整的某一部分，却不能概括出来，说明我们还不能将这部分内容进行内化，阅读的目的也就没有达到。在完成全书的阅读之后，结合各章的思维导图，就可以绘制出全书的思维导图。
（3）沿着思维导图的思路进行详细解读
思维导图就是框架。和造房子一样，我们首先建立了框架，搭好了钢筋结构，接下来就该往里灌水泥了。重新翻开这本书，对照思维导图，精简出观点，对其进行解读，再提炼出相应的案例进行具体的分析。
不要有负担。不是所有人都天生具有概括能力的。所以我们需要不断地进行练习，书读多了，观点和思路见多了，也就逐渐地明白该怎么概括了。
3、对群聊信息的整理
我们加了太多微信群，不过一两分钟，微信消息就成百上千条的，看着就头疼。但群聊中往往重要的信息，都会由群主艾特全员，我们在查看信息的时候，如果当时没时间细看，一定要及时将文件放入收藏夹（长按文件，点击收藏）。
但是仅仅收藏也不行，收藏夹必须要进行分类。在点击收藏之后，手机底部会出现一个黑色的长条，右下角有”收藏“两个绿色的小字，点它，你会进入一个收藏夹的界面，我们可以自定义收藏夹里的所有分类。在我们下一次进入收藏夹进行查看时，点击右上方的放大镜按钮，就可以看到自己设置的所有分类，就好像衣橱里的不同隔间写上了春夏秋冬四个季节的标志，可以迅速地找到自己需要的衣物。
（2）自己给自己发消息
如果你只是希望临时保留某个信息或文件，那就可以在微信里发送给自己。我知道有一个朋友，她喜欢把自己的那个对话框当作计划表，每天早上就给自己发今天的计划，不需要下载其他定计划的软件。查看的时候也很方便，直接在里面找或者在聊天记录里搜索关键词就可以了。
（3）擅用群聊搜索功能
说到搜索关键词，就不得不提回群聊这个问题了。我在写作社群里知道了一个新概念，叫“爬楼密码”。听起来很神奇很有趣的样子，其实它就是一个群聊记录搜索的小技巧。
比如，今晚在群里会有一个十分钟的小分享，那么在分享开始之前，分享人会在群里发一句特定的话作为爬楼密码，比如“0317整理分享”，然后在分享结束的时候，再在群里发一次。这样做的好处就是，错过分享的人，可以通过在聊天记录里搜索相应的“爬楼密码”而直接到达分享开始的那一层，大大免去了爬楼的辛苦。
②语音的整理
语音整理主要针对一些直播课程和会议内容的记录。
解放双手，也解放紧绷的大脑，最好的帮手当然也是软件工具。这里介绍一种APP叫“讯飞语记”。下载完毕以后，找到它的不限时语音功能。
接着我们打开直播课程开始听课，或者进入会议，开始录音。随着老师或者老板的发声，讯飞语记的界面就开始定期、自动地录入文字，直到完成整个课程和会议内容的录制和翻译。我们点击暂停，然后保存就可以了。在这个过程中，我们可以专心于自己的听课或会议思考，而不用一直处在不停记忆和记录的抓狂中。等逐字稿录完之后，我们可以回去自己慢慢地进行整理，删除多余的内容，并再次回顾关键的信息。
③图片的整理
图片的整理和文字的整理较为类似，利用手机图库的分类功能，建立相册。同时，也需要将暂时不用但很重要的图片，定期导入百度网盘或移动硬盘中。养成定期清理手机和电脑内存的习惯。保存的时候，最好同一类照片标个名字，比如“时间+事件”，方便日后回顾和查找。
④思维的整理
我觉得做整理带给我最大的好处就是，锻炼了我从信息海中提取关键信息的能力。整理的意义，不光在于文件、课程的整理，更重要的是整理自己的脑子。
我们处在一个光速信息时代，在任何时间点，都会有无数的信息向我们砸过来，但它们大部分其实都是没有用的，甚至有害的。如果我们不能很好的控制自己的话，就很容易被这些信息卷进去，从而影响我们正常的工作和生活。但同时，我们也不可能脱离这样的互联网社会。
最简单的思维整理，就是定期做计划和复盘，最重要的思维整理，就是管理好自己的情绪。
1、定期计划
我觉得写计划就好像写论文的目录一样，从大标题写到小标题，再从小标题写到分点标题。
大标题就是你对自己全部生活的分区：比如学习、工作、家庭等；小标题就是在每一个分区里，你要在第二天做到的事情。比如，学习上你要读完某本书的某一章，工作上有哪些任务需要完成，家庭方面什么时候要陪孩子上课等等；而分点标题，就是你在某一件事情上预估的时间、实施的地点和使用的方法，如果是比较重大的活动，还要思考一下需要注意的问题，甚至可能发生的突发情况和解决方案等。
做计划就像是提前在大脑里演习一遍明天的生活。这样等到我们真正开始做时，就根本不需要额外的思考，只需要按照计划，按部就班的走就可以了，节省了很多的时间和精力，也避免了因为事情太多而产生遗忘。
做计划的时间可以是前一天晚上，也可以当天清晨，挑一个不受打扰、思维清晰的时段，花五到十分钟的时间想一想或者写下来，作为新一天的启动仪式。
2、定期复盘
我们每一天都要对自己今天的表现做一个简单的反思。可以不需要对每一件事都做总结。但是要挑出一部分，想一想自己做得好的和做得不好的地方。
三好：就是三个进步的点，三个值得骄傲的点，哪怕只是一个细节。
三坏：就是三个待改进的点，三个冲动的点，三个后悔的点等等。
做总结的时间最好是在睡前，花费十分钟的时间，回顾一下今天，展望一下明天，作为这一天的结束典礼。
我认为，做计划是让我们看清楚自己该做的事，做总结是让我们想清楚自己想成为的人，这样我们才会不忘初心，不容易被外部世界诱惑。
3、情绪整理
我们都会因为工作、学习还有人际交往上的问题感到焦虑和迷茫。比如加入各种学习社群的我们，起初都是因为好奇或者渴望学习新的技能，但是进来以后可能渐渐会觉得，信息量太大适应不了，在陌生人面前展示自己感到害羞，或者觉得自己不够好等等。
面对这些负面情绪，我们要走三步将它们进行过滤：
第一步是接受和承认。让自己接受这些负面的想法，承认它们是自己的一部分，是正常的，而不是用它来对自己下定义，给自己贴标签；
第二步就是观察和沟通。我觉得人情绪低潮的时候往往不愿意和别人交流，因为他选择逃避真实的信息，只想把自己关在负面情绪里，找借口不去解决问题。但其实当我们和身边的人坦诚地沟通过，就会发现很多问题都是可以解决的，但是你不踏出这一步，就永远跨不过这个坎；
第三步就是行动与改变。《终身成长》这本书里有一句话我印象很深，大概意思是说，我可以一直坐在我的情绪里，但也可以站起来去做点什么。尤其是做运营这种，和别人产生链接的事情。
能够做好日常工作、学习内容的整理和自我情绪整理的人，一定会让你的家人朋友和老板同事刮目相看。因为删繁就简，是一项很难修炼的能力。
02、常用的便利整理小软件：把工具用好，你的一天不止24个小时
①录音神器：两小时的会议同步转化为三万字的文章
即时录音转化神器“讯飞语记”已经在前面介绍过了。它可以帮助我们实现课程、会议内容的录音和文字转化。除此之外，讯飞语记还有更棒的功能，那就是帮助我们进行平时的写作和演讲练习。
如果时间不多，或者不方便使用电脑，但又有灵感，想要写作怎么办呢？我们可以将自己的想法通过口述的方式输入到讯飞语记中，它会快速地将我们的语音转化为文字保存下来，等到有空的时候，再去进行梳理。
如果我们希望练习即兴演讲，或者需要在某些重要场合发表讲话，也可以对着讯飞语记进行练习，在完成表达之后，再回顾自己的发言，可以更加直观的看到自己的不足和缺陷，并进行修改，这可比听录音方便多了。
对了，还有一个软件叫“语音导出”。只有安卓手机有，苹果手机暂时不行。这个软件的作用主要是将微信群里的语音条合成为一个音频文件。具体的操作下载软件之后，里面会有视频教学，我就不多说啦。
②共享文档：自动保存、多人协作，天南海北随时办公
常见的共享文档有石墨文档和腾讯文档。个人觉得二者各有千秋，不做对比，看哪个顺眼就用哪个。在国外读书的时候，我也曾使用过谷歌的共享PPT，功能类似。
共享文档的好处非常明显，它可以实现多人同时在线操作，互不干扰，多线并行大大提高了工作的效率。当然，和传统离线文档（WPS/Microsoft Office系列等）相比还有很多其他的优点，比如时刻在线同步，无需保存；可以在其中很方便地添加链接；可以进行更快捷的分享；手机、电脑端联通，两端都很方便进行修改等等。
③便携计划：极简清晰，再也不怕健忘
这里推荐的几个方法分别是：印象笔记、滴答清单、幕布、手机备忘录和微信收藏夹。
其中印象笔记、滴答清单和幕布是三个软件。
滴答清单适用于制定一天的计划，它的界面非常的简约，操作很简单，把你的待办事项写进去，完成了之后打勾划去。它还会定时给手机推送打卡提醒，告诉你什么事项还没有完成；印象笔记和幕布是两个功能非常强大的笔记软件，电脑和手机端都很好用。我常用印象笔记做复盘以及写作素材的整理，而幕布的特别之处在于它可以将你的表单一键生成思维导图。
那么手机备忘录和微信收藏夹，是可以在不下载额外软件的前提下，方便我们制定计划的两个圣地。
我的手机备忘录就仿佛我的随身笔记本一样。随时迸发的小灵感、转瞬即逝的重要信息、突然想起的待办事项、临时发言前的大纲列表、购物买菜前的代买清单等等，都会被我记录到里面，简直不要太好用！我在编辑一条比较重要的信息时，也会在备忘录里先修改好，再复制到微信里，防止未编辑好就手滑发出去了。
当然，微信收藏夹也是我的一个宝藏之地，什么陈谷子烂芝麻的资料、笔记、图片、音频，我都可以在这里找到答案，它就好像我的哆啦A梦，需要什么的时候，随时都可以从里面掏出几样宝贝来。
④时间管理：随身携带的教导主任，养成惊人自控力
对于自控力和行动力不强的人来说，时间管理软件至关重要。我这里推荐两个，一个是“Forest”，一个是“ATimeLogger”，没错他俩都起了个英文名，但是不要怕，听我给您娓娓道来。
Forest是一款专注软件。在专注时间段内，你会种下一颗小树，但在小树苗长大前，你无法打开任何一个除了Forest以外的手机软件，否则你的小树就会枯死。在你完成了一个时间段的树苗种植后，会得到一定数额的金币奖励，用这些金币，你就可以购买更多更有趣、更漂亮的树苗，来增添你的森林中，树木的种类和色彩。为了种成一片茂盛而又美丽的森林，你不得不专注于自己的工作，无法再玩手机。
Forest还有一个很棒的创意，就是专注种树时间内，你可以选择背景音乐，比如“林中细雨”或者“沙滩海浪”，全都是大自然的声音，让人听了心旷神怡，感觉心灵瞬间得到了洗涤！
而ATimeLogger是一款时间控制软件。你可以将你一整天做的所有事件都在里面进行记录，经过一段时间的积累，它会为你出一份事件利用分析报告，用饼图的形式告诉你，你花在哪些部分的时间偏多，而花在哪些部分的时间偏少，从而帮助自己去及时调整自己的工作和生活节奏。
时间管理神器就好像移动的班主任和教导主任，没有人监督自己，那就自己监督自己。不得不说，利用软件来进行自控力的养成，确实很有效果，因为它不仅从物理上对你实施了控制，更加从精神上使你产生了控制力，精美的软件界面让人产生一种自然的仪式感，这种仪式感，让我们觉得自己的学习和生活，变得更加的美好和精致，这个时候，自我要求自然就会提升。
后记：其实我觉得，整理是一种意识，关键在于你想不想去做。如果你希望自己的工作更高效、更有条理，就把上面的小技巧全部掌握起来。毕竟，好的工具+好的态度=好的习惯。等你在工作和生活中感受到高效能的神奇力量后，就会明白整理这件事，是多么的简单而又伟大了。
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