對於創業者們來說，疫情下的難題是生存。
他們不但要想辦法保證自身、家人以及員工的健康與安全，更要帶領企業在隨後的新一輪市場洗牌中有能力持續前行。
春節假期終有結束的一天，一旦開工，中小企業如何應對疫情籠罩下的特殊組織生態，如何合理規劃節奏，打造健康環境，儘快恢復生產?又如何做好遠程辦公協同，以實現開源節流、降本增效?針對這些問題，薪人薪事創始人&CEO常興龍，將為大家分享“疫情下的員工組織”。
一、合理規劃開工節奏
春節以來，我們收集到很多創業公司對於疫情下組織管理方面的問題，多數都集中在如何在節後恢復辦公這件事情上。
具體分析，此次疫情中，企業組織出現兩個新特點：第一是春節假期帶來的人員流動性，員工分佈在全國各地，有些可能還暫時無法到崗；第二是每個人的情況都不一樣，比如健康程度、網絡條件以及工作角色等等，這些都有可能帶來組織管理上的不確定性。
在這種情況下，怎樣合理規劃開工節奏？我們歸納了三個要點：一專、兩收、三管。
“一專”是建議由HR牽頭，成立疫情專項小組。人數不需要太多，但是要能夠及時處理員工的問題，要做到公開，讓各員工在出現問題的第一時間知道去找誰，並確保每一個員工都能夠了解到這一點。
“兩收”，一是對外收集情報，包括各地的疫情、當前的安全情況、其他各個公司的返崗情況等等，這些信息現在多是員工個人在收集，如果有一個專門的小組去收集，不但可以節省很多時間，而且還可以做到信息的一致化。二是對內情況的收集，因為返崗的情況和員工的狀態都是動態的，可以利用調查問卷或其他便捷化工具，由專項小組對內部情況進行重點關注，這項工作要做細緻。
“三管”是指HR團隊可以按照不同的業務，分角色完成三方面的管理。一是集中會議，年後集中開會的時候，必須考慮安全性問題，最好有明確的機制，比如必須戴口罩，不同級別會議用多大的會議室，召集多少人等等，這些機制要明確，向每個員工提供具體的信息。二是遠程管理，主要是遠程考勤。遠程考勤並不是為了給員工懲罰，而是幫助員工收心。任何一個假期結束以後，大家回到工作狀態都需要時間，尤其是遠程辦公的時候，這一時間會拖長，如果每天有遠程的考勤打卡，可以幫助大家儘快進入工作狀態。第三是管理協作方式，遠程與本地辦公協作方式有明顯不同，要把協同方式明確。在落實這些工作時，一方面要規避疫情的風險，另一方面要做到因地制宜和合規。
只要把這三點認真落實好，90%以上的企業可以快速進入到工作的狀態當中。
二、打造健康組織環境
接下來就是如何打造健康的開工環境？
許多90後員工沒有經歷過17年前的SARS，第一次經歷疫情，可能有恐慌的心理。這時候創業者和HR首先要多做正面宣傳。正面宣傳要注意三點：第一，直面問題，有問題不要繞，互相猜測有可能會引出更大的問題；其次，消除恐慌心理；第三，樹立榜樣標準。
其次要積極面對。當前情況下，需要面對不確定的政策，在全國各地的復工時可能不一樣，每個公司要根據自己不同地區的人員狀況，落實這些政策。在此過程中，要爭取價值點的統一，有很多中小企業管理者目前壓力非常大，如果員工思想不統一，有畏懼或者恐慌心理，並不利於情況的好轉，甚至有可能會使整個公司氛圍變得沒有鬥志，因此一定要強化公司價值點的統一。價值點統一後，再解決個性化問題，如果某些員工個性化的問題沒解決好，有可能會產生很大的負面作用。
第三是樹立信心，建議這個過程中多打小的勝仗，比如一個項目拆分成一些小的環節，一步步來，多打勝仗。這一過程中HR要創造機制，使員工間互動多一些。在取得一些成績或者新的信息的時候，可以及時分層進行同步。
第四是恢復生產。HR要和業務部門的領導重新確認目標，年前定的目標可能要進行重新調整，也不排除新的協作方式下調整組織構架。一定要做出流程的改變，當前環境不同了，原來的流程不做改變的話，很難恢復上升的節奏。
三、做好遠程辦公協同
疫情持續的話，很多公司開工後要實行遠程辦公，那麼，如何做好遠程辦公的協同?歸納起來有以下四個要點：
第一，細化任務顆粒度。在當前情況下，把大任務拆成小任務是非常重要的，需要HR和Leader達成共識。首先要由HR牽頭，拆解成具體的、明晰的限時任務。其次是以天為計，細化協同。線下辦公時，一個任務的協同在工位之間互相傳遞就可以了，遠程辦公則往往會出現拖延，有時還會出現關鍵人沒有完全到崗的情況，需要進行細化。第三，要有新的備份機制和考核機制，包括人員的備份與系統化的考核，最好有系統化、在線化的軟件，能夠幫助大家去進行梳理，否則一定會亂掉。
第二，及時處理工作評價。需要注意的是，在遠程辦公中，公司上下級很容易出現情緒割裂。因此，要明確當天要處理的任務，早規劃，晚覆盤。要鼓勵主動發佈協同風險，當上下游出現協同風險時，鼓勵員工主動講出來。由於許多工作大家並不能事先確定需要多少時間來完成，因此短期即時評價和長期積累機制的建立也要兼顧。
第三，減少團隊迭代風險。春節假期之後一般是招聘旺季，在遠程協同的情況下，員工換工作比例有可能會比往年要大。HR需要提前啟動一些動作，減少團隊迭代的風險：首先是對於年前Offer已經發放的同學，要重新回顧一下這個崗位，是否需要延期或儘快入職；第二是要提前開啟線上招聘通道，加強人才庫的積累，應對工作團隊的迭代風險；第三，要建立完整的電子勞動合同制度。
第四，建立線上合規完整流程。HR有一句話：養魚先養水，即工作環境決定了員工的成長和對組織的貢獻程度。顯然現在的工作環境發生了大的改變，從入職到離職的整個相關流程也要有很大的改變。
第一步，HR要做好員工從入職到離職所有環節的回顧，找到適用於現在的辦法和制度。
第二步，進行必要的法制文件電子化補充，除了勞動合同以外，其他的文件，如薪酬證明等，是否也可以電子化？對應的個稅、薪酬制度、扣款情況，要進行體系化地梳理。
第三步，也是最重要的一步，就是要建立線上遠程化、合規、完整的人力資源流程。
做到這四點，就可以做好遠程的辦公協同了。
四、開源節流，降本增效
遠程辦公與駐地辦公切換的時候，生產效率一定會受到影響。此前幾天，我收到了很多創業朋友的提問，有的甚至說“我今年不會倒了吧”，感到壓力非常大。大家估計疫情可能還要持續幾個月時間，在這幾個月中怎樣降低成本，開源節流？是大家都非常關注的問題。
在這裡，我有四個觀點與大家分享。
第一，強化優勝劣汰。由於生產環境和生產流程有了新的變化，對於組織管理來講，就要首先強化優勝劣汰的制度。這一制度不是要對員工進行苛刻地處理，而是組織和員工之間要做一個新的、協同的雙向設定，同時也是一個雙向選擇的過程，HR要做的事情是提前針對最壞的情況做好預案。
加強優勝劣汰有三個重點工作：第一，重新定義人才的投入產出比（ROI），遠程辦公情況下，銷售、運營、生產、產品等不同部門的重要度、投入產出比是否有新的變化？特別是財務部門，要做好這方面的協同處理。第二，明確公佈淘汰機制，加速組織跟員工之間的磨合。第三，打造新的共生組織，讓大家能夠重新去匹配和對位。
如果想開源節流，就要先把優勝劣汰機制做紮實，最好對應到職級、職位，並且用系統使其明確下來，讓每個員工能夠知道自己在這個企業中，上升通道出現了什麼變化。
有的人誤認為強化優勝劣汰以後，本身有一些恐慌和不安定的同學會加速離職。其實恰恰相反，明確了機制以後，組織和員工的結合會更加牢固。
第二，及時同步國家政策。當前的國家政策是延長假期，也不排除接下來會有相關的企業補貼或者其他方案。首先要合規處理，把國家政策落實下來。另外，對於新的利好政策，需要HR和相關業務負責人同時進行關注。
如今，在崗辦公和遠程辦公並存已經成為定局，創業者可以考慮在全國範圍內進行優化分佈，包括薪酬體系、招聘體系、培訓體系，以及生產體系等等，需要及時同步國家的政策，做出體系化的改變。
第三，優化人才結構。優化的核心不是裁員，而是在企業的發動機、驅動力發生改變的情況下，重新梳理不同角色的定位。比如目前在遠程協作的時候，需要多少Leader，他們的任務到底是什麼？員工跟Leader進行溝通的時候，需要做的工作是什麼？更高級別的VP需要做的工作是什麼？等等。
優化人才結構分為三步：先回顧角色的重要性，再縱向看長短期的回報比例在不同的角色之間是怎樣分佈的，接下來再橫向看每一層的協同任務邊界是不是要重新進行劃分。這樣就可以把人才結構進行體系化地梳理了。
第四，調整投入的明細。此前的投入中，本地化辦公的成本多一些，此時要有意識地進行調整了。比如固定的房租、水電費投入有可能會縮小，遠程辦公投入的費用要加大。你的投入在什麼地方，收穫就會在什麼地方，要根據自己的業務情況進行投入調整。
調整中，需要看短期回報和長期回報。調整後哪些員工產生績效的能力比較高，就應該及時補上這些同學的激勵。整體來講，關於時效性和細微度做得越多，調整效果就越好。
降低成本其實是相對的，不要以為降低成本就是裁員、縮減開支。如果成本不變，產出提高，也是相對降低了成本。開源則是在新的情況下，考慮能不能實行新的合作和協同機制。
五、HR的操作清單和工具
前面說了很多方案與方法，也許有些創業者會覺得短期內根本沒有辦法實現。其實，在具體做的時候，大家可以尋求一些專業HR工具的幫助。通過四個操作步驟，就可以把前面所說的這些東西整體建立起來。
第一，以人為本，隨時關注員工的健康。通過在線問卷、員工社區這些在線化工具，做到及時的溝通和調整。
第二，實時掌握工作進度。要對激勵、評價做到及時、有效地管理，可以通過對工作任務的分發、外勤的打卡情況、自身福利情況進行跟蹤，做到及時有效溝通。
第三，人事工作合規管理。在本地化向遠程化切換的過程中需要一些工具，比如做電子化合同的工具，做線上招聘的管理工具，讓線上的入轉調離做到及時合規，成為流程化的固定測評。
最後，要系統化地形成SOP（標準作業流程）。讓HR與各業務線的Leader，包括重點的HRBP，以及其他關鍵崗位之間做好聯動，要進行體系化地梳理，使得員工與組織之間形成共同的協同。
在這一過程中，需要關注三個關鍵的原則、指標和方法：公司的審批、考勤、協作規則，全息一體化的生命週期管理，以及數字化的分析對比機制。相信此“疫”過後，創業者們都可以把自己的HR工作做得更好。
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