【官方文件】
2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳發佈《關於訂立電子勞動合同有關問題的函》（人社廳函〔2020〕33號）
北京市人力資源和社會保障局：
你局《關於在疫情防控期間開展勞動合同管理電子化工作的請示》收悉。經研究，現答覆如下：
用人單位與勞動者協商一致，可以採用電子形式訂立書面勞動合同。採用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。符合勞動合同法規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。
【解析指引】
什麼是電子合同？什麼是電子勞動合同？
電子合同是雙方或多方當事人之間通過電子信息網絡以電子的形式達成的設立、變更、終止財產性民事權利義務關係的協議。通過上述定義可以看出電子合同是以電子的方式訂立的合同，其主要是指在網絡條件下當事人為了實現一定的目的，通過數據電文、電子郵件等形式簽訂的明確雙方權利義務關係的一種電子協議。
電子勞動合同簡曰之即是用人單位與勞動者以電子形式達成的設立、變更、終止勞動關係權利義務關係的協議。電子勞動合同的法律效力和作用價值與紙質勞動合同是完全相同的。
電子合同普及推廣的背景是什麼？
隨著互聯網技術的日益成熟和電子商務的高速發展，傳統的紙質簽約形式弊端突顯。簽約效率低下，經營成本顯高，安全隱患難控，使得期望數字化辦公、無紙化管理的企業法人開始謀求合同形式上和管理上的變革進化，見證了電子合同一躍成為企業線上商務交易、合作達成的首要選擇。
電子合同有哪些優勢？
1、效率高：紙質簽約中的合同簽署和文件送達方式都是導致交易效率低下、時間拖沓的主要因素。紙質合同需經歷文本定稿、雙方簽章以及送達留存等數個環節。如此執行除了會加大文件信息外洩、合同文本丟失的在途風險外，一旦涉及文本內容的調整修訂，繁冗程序的重複實施、勢必會影響交易的達成和目標的實現。
2、成本低：紙質簽約，除損耗辦公資源外，企業仍需耗費大量人力參與、操作、監督、執行合同簽署交換的全過程。伴隨著時間的延續，企業還需在合同管理以及儲備存檔上產生必要的人力開支和成本支出。
3、法律風險可控：紙質簽約，依然存在相對方主體身份難以核實、物理簽章肉眼難以識別、權限範圍期限難以明晰等足以導致合同效力存疑的法律風險。況且，合同如需變更修訂，則極易產生時間與內容上的糾紛爭議，導致合作僵局。比較來說，電子合同則可以依靠科技手段規避阻斷上述風險。除合同主體需實名登錄操作外，合同內容一旦簽署，便會形成內容固定、時間留痕且不可修改之文件形式，以確保合同內容的真實性和完整性。
4、簽署流程管控，溝通協同高效。傳統的合同簽署流程審批過程繁複，對於多點生產、異地協同工作的企業或部門來說，更加耗費溝通成本。電子合同通過企業設置合同審批與簽署流程。企業介於電腦端、移動端均可發起合同簽署申請，簽署方可通過微信、短信、釘釘等多終端可快速執行合同查看或簽署操作。
5、合同文本的有效管理和備存。依託第三方平臺或應用程序的功能模塊，企業能夠輕鬆實現合同文本的起草擬訂和個性訂製，有效對接調合同文本的檢索、查看及調用。為保障涉密合同的私密性，企業更可設置審閱權限和登錄密碼，適時顯現登錄主體信息，以防合同內容外洩。
與電子合同有關的法律條文包括哪些？
1、《合同法》第十一條：書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。
2、《電子簽名法》第二條：本法所稱電子簽名，是指數據電文中以電子形式所含、所附用於識別簽名人身份並表明簽名人認可其中內容的數據。本法所稱數據電文，是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的信息。
（以下條文均是來源於《電子簽名法》的規定）
第四條：能夠有形地表現所載內容，並可以隨時調取查用的數據電文，視為符合法律、法規要求的書面形式。
第五條：符合下列條件的數據電文，視為滿足法律、法規規定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現所載內容並可供隨時調取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時起，內容保持完整、未被更改。但是，在數據電文上增加背書以及數據交換、儲存和顯示過程中發生的形式變化不影響數據電文的完整性。
第六條：符合下列條件的數據電文，視為滿足法律、法規規定的文件保存要求：（一）能夠有效地表現所載內容並可供隨時調取查用；（二）數據電文的格式與其生成、發送或者接收時的格式相同，或者格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容；（三）能夠識別數據電文的發件人、收件人以及發送、接收的時間。
第十三條：電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名製作數據用於電子簽名時，屬於電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名製作數據僅由電子簽名人控制；（三）簽署後對電子簽名的任何改動能夠被發現；（四）簽署後對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。當事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。
電子郵件是電子合同嗎？
不屬於。這裡需要首先闡述一個差別：我國《合同法》第十一條已明確（條文見上文），電子數據交換和電子郵件均屬於數據電文種類，但二者僅系並列關係，而數據電文又屬於法律規定的書面形式。是書面形式，不是電子合同！因而，可以得出結論，HR通過使用電子郵件與員工協商溝通、交換意見和作出決定，致使雙方對勞動合同內容達成一致的，屬於“以書面形式訂立勞動合同”而非“訂立了電子勞動合同”。無疑，以電子郵件形式訂立勞動合同也是受到法律保護，具有法律效力的，但此方式與人社部官方文件中提及的電子勞動合同是兩種存在本質區別的合同訂立形式。
既然電子郵件訂立合同符合法定形式的要求，為何還需倡導電子勞動合同的簽訂？原因在於採用電子郵件方式的最大隱患在於無法實名驗證郵箱使用主體以及無法識別郵件內容的發送主體身份。而此缺陷將會直接導致以電子郵件形式訂立的勞動合同失去法律效力。
電子勞動合同應當如何簽署？
是HR通過微信將勞動合同內容以文檔或文字形式發送員工，員工回覆“同意”就可視為本份電子勞動合同成立了？從人社部的要求來看，並不能如此簡單隨意。
根據人社部官方文件的要求以及《電子簽名法》的規定，HR首先需要通過互聯網尋找可以開展電子合同綜合業務的第三方合作機構。接下來勞資雙方均應認真閱讀該機構公示的操作指南和服務流程，對電子合同業務的辦理做到深入瞭解。第三步：勞資雙方應根據平臺指引進行實名認證。企業方需提供營業執照、上傳法定代表人身份證正反面圖片。而後通過後臺識別校驗、審核處理、錄製視頻，上傳視頻完成身份驗證。員工方也應依此流程，完成身份校驗和實名認證。第四步：員工通過手機端手寫簽名樣式並上傳，企業應將章模圖片拍照上傳，平臺會自動生成簽名和章模的圖片。第五步：由企業方將起草定稿的勞動合同文件通過電子文檔形式上傳至平臺服務器，後由企業方發起請求，框定簽署位置後，等待員工回覆。第六步：由員工實名登錄平臺後，根據標識提示，使用電子簽名，完成合同簽署。第七步：合同簽署後，平臺自動會生成數據文本並進行備案留存，禁止任何一方無痕修改。另外，平臺對電子合同的服務內容還包括電子合同的提醒、分類、歸檔、查詢和檢索等，能夠使得合同的存儲、查看和下載更加安全、便捷和高效。
那麼問題來了，不借助第三方平臺就不能完成電子合同的簽訂嗎？
很難實現。HR也看到了，人社部在官方文件中對於電子勞動合同的簽訂要求是十分嚴格的，這與《電子簽名法》中對於電子合同形成和生效的條件要求是一致的。我們可以將其概括為：內容清晰、可供調取、身份實名、格式唯一、時間固定、修改受限、有專屬電子簽名且該簽名必須具備可識別性和可留痕性。
電子合同可規避哪些用工風險？
令HR感受最直接的必定是可以免除因勞動合同未及時簽訂、簽訂瑕疵和效力瑕疵致使企業需要支付雙倍工資的用工法律責任。可換一角度思考，資方並非勞動合同電子化的唯一受益主體。依託電子勞動合同的成熟技術和科技手段，員工可不再擔憂合同文本拒不交付以及合同內容被偷樑換柱等風險。電子勞動合同一旦簽署，內容遂固定唯一，任何一方不可無痕添加或篡改合同內容。電子勞動合同的使用，可以愈發平衡勞資雙方的權利利益，全面實現對勞動合同的規範管理和有效執行，切實發揮勞動合同在勞動關係中的核心基礎作用。
疫情給我們帶來的，也可能是模式和方法上的顛覆和變革。
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