表弟小Z在一個不太規範的小工廠做主管，行政事務、人事工作，一切沒人管的事情他都乾的有滋有味。
今天打電話給我，說他們公司三年前離職的一個女孩子，邀請公司出個離職證明。因為現在生了孩子要通過生育保險報銷，當時公司辦理了社保，但是社保卡拿到的時候，這個女孩子已經離職了，聯繫不上，後來那張社保卡也不知道到哪兒去了，現在出離職證明就是為了生育保險報銷。
表弟不知道怎麼辦？理由是：他沒有經手這個女孩子的入職和離職；社保情況他不瞭解；以前離職的人員沒有人開過離職證明，萬一離職證明有其他用途，會不會對公司有影響。
我告訴他：
離職證明是公司應該出具的，以前沒有那是不規範，不管別人要不要都應該提供，這是終止勞動關係的一個文字證明，不會有其他用途。
社保的情況，可以通過以前的工資發放記錄（他們公司的工資由財務部門計算）、社保管理機構等查詢獲得，不存在不瞭解。
入職和離職情況沒有經手沒關係，查找以前的記錄，有記錄就能夠說明當時的情況。如果萬一這些記錄都找不到或者沒有，那就看公司有沒有以前的老同事清楚這個人的情況，也是一種證明。
而他作為現在負責這個事情的人，應該從這件事之後著手：
完善公司的入職、離職等流程和記錄，既是為了自己方便，也是對公司管理的健全和完善，並且能夠讓公司人員感覺到重視，是企業制度和文化建設細微處入手的一個起點。
定期（每個月）做一次人員異動和社保情況的詳細統計，並存檔。
規範離職手續，每個離職的人員都提供一份離職證明文件。
這樣他的工作和公司至少能夠從這個方面開始規範，個人也獲得了較大的鍛鍊和提升。
對於那個已經離職三年的女同事來說，也許她只是抱著試試看的心理去求助，如果能夠把離職證明這件該做的事情規範的做好，就是表弟和他們公司的一個起點，對於那位女同事可能會是一份小小的溫暖。
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