問答:如何正確地打電話溝通工作?

問答:如何正確地打電話溝通工作?

田樸珺說

我在做項目時曾遇見過一個領導,他的脾氣非常不好,會隨時把你的電話“嘭”一聲掛掉,很傷人的自尊心。公司裡沒有人願意跟他通電話,更沒有人願意跟他面對面談事,可他又是主管我們項目的唯一領導,如果不找他就沒人能辦。當時所有人都跟老闆說:“咱們不要再做這個項目了。”但其實大家心裡清楚,如果終止合作,之前的努力也就白費了,這個損失無法估量。

所以我就想,既然已經這樣了,要不我去試試吧,大不了也被訓一頓唄,於是就跟老闆主動請纓來打這個電話。電話撥通後,我直接跟他說:“您別生氣也別發火,請先聽我把話講完。”往往在對方發火時,這句話是很管用的,能夠有效穩住對方的情緒,但他就是不吃我這套,還是一如既往地發“霹靂火”:嘭!

我也有自己的尊嚴,第一次被一個人這麼掛掉電話心裡當然是很不爽的,但換個角度想,這件事還得溝通啊,不能就這麼不了了之啊,於是就硬著頭皮接著打。我覺得他這樣做是為了表示自己的強大氣場,但越是這樣我也越不能輸,反正我是很有耐心的人,只要一直打,他早晚應該有鬆動的一刻。因為連續發脾氣他自己也累啊!

於是我就不斷給他打,他再摔我就再打,每隔兩三個小時就給他打:“您好,請您聽我說完行嗎?您不要再掛我電話了,全公司就只有我敢給您打電話了,再掛的話連我也不敢給您打了,請您給我個面子吧。”最後在不斷的堅持下,他的口風終於變成了:“行了行了,你要說什麼就直接說吧。”這不是我臉皮厚,而是溝通中的一種技巧:通過耐心和誠意獲取一些對話的機會。

現在大家基本都是“電子達人”,電話和電腦玩起來得心應手,現代技術也從根本上改變了辦公思維,但工作通信和日常通信完全是兩種語言,會撥號不代表會打電話。在面試時,很多人的簡歷都寫著“善於溝通”,但是真正進入職場後你會發現“會說”和“說得好”是兩個層面的事情,這就像人人都會跑步,但你真的跑得很快嗎?

所以不要小看一通普通的電話,如果打得好的話,它真的有可能“價值連城”。

那麼,如何正確地打電話,有一些小建議可以跟大家分享。

01

將電話線另一端的人視為和你在同一個房間,這可以讓你們的談話變得更加親近且有現場感。

02

打電話就像訪問一樣,需要先向對方介紹自己是誰。就算不在對面,也務必做到禮數週全,並在開始和結尾使用問候語和感謝詞。

03

接電話就像接待訪客一樣,要耐心地詢問對方打電話的意圖後,接著進行下一步,切忌對方還沒說完一句話就隨意打斷,或者在結束後不說再見直接掛機,這會讓對方覺得你不夠禮貌。

04

讓電話呼叫者等待就像要求訪客在門口等待一樣,請耐心地告訴對方需要等待的時間,並且以儘可能快的速度給對方答覆。如果在當時對方的需求沒法得到解決,那麼可以告訴對方可以等多久之後重新撥打電話獲得答案,甚至是留下對方的電話號碼等信息,然後幫忙處理後再主動聯繫。

05

留下一條消息後,要明確告知你的名字、所屬公司及所有的訴求,不要因為沒有和你想聯繫的人直接通話就

對禮儀有所馬虎,記得留下感謝的口信。

06

接收消息就像接待另一個人的訪客一樣,學會正視每一個給你留下信息的客戶或工作夥伴,認真對待對方的訴求,千萬不要因為只是留下的信息而怠慢,工作無小事,任何一個會留下信息給你的人絕對都不是沒事找事。

07

打電話需要注意時間點。過早或過晚(9 :00—21 :00以外)不要給不認識、不太熟的人或者工作合作伙伴打電話,這屬於私人時間,除非特別緊急的事務,否則對方原則上沒有義務接聽你的電話。

08

如果你們已經認識,擔心會打擾到他,可以反過來問:“現在我跟您說這件事是不是不方便?我隔兩個小時打給您可以嗎?”這樣對方只需要回答“是”或“不是”就可以了,同時你也表達清楚了你的需求。

09

打電話應做到井井有條,先說最重要、最緊急的事情,如果是工作電話,開門見山地說有幾件事。

10

當給領導打電話時,打之前就要想好說什麼,因為通常領導很忙,不會在電話裡消耗太多時間。老闆看重的只是結果,不需要了解太多的過程信息,因為過程的細節他自己可以想象,不會因為你沒說而抹殺你的努力和貢獻。


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